Outlook 2010 und Exchange Server

17. Juni 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Outlook-Nutzer, die in einer Exchange-Infrastruktur arbeiten, dürfen sich über eine Reihe von Verbesserungen freuen. Die allermeisten Neuerungen kommen allerdings nur dann zum Tragen, wenn Sie Exchange Server 2010 einsetzen.

Die auffälligste Neuerung: Outlook 2010 kann mit mehreren Exchange-Konten (ab Exchange Server 2003) gleichzeitig verbunden sein. Es ist also nicht mehr nötig, pro Konto ein eigenes Profil anzulegen. Dabei ist es unerheblich, ob die Exchange-Konten sich in derselben oder einer anderen Domäne bzw. auf demselben oder einem anderen Server befinden. In früheren Outlook-Versionen wurden E-Mails, die aus zusätzlich eingebundenen Postfächern verschickt wurden, im „Gesendete Objekte“-Ordner des Hauptpostfachs gespeichert. In Outlook 2010 mit Exchange ist das anders: Hier landen gesendete Nachrichten aus zusätzlich eingebundenen Postfächern nicht mehr im Ordner „Gesendete Objekte“ des Hauptpostfachs. Für jedes eingebundene Postfach gibt es nun einen eigenen Ordner „Gesendete Objekte“.

Einfachere Verwaltung mit Exchange 2010

Über die rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role-Based Access Control ‒ RBAC) lässt sich steuern, auf welche Ressourcen und Funktionen die Benutzer Zugriff erhalten. Dazu richtet der Admin Rollenzuweisungsrichtlinien für die verschiedenen Benutzergruppen ein und weist den Gruppen darüber die erforderlichen Berechtigungen zu. Aufgaben wie das Erstellen und Verwalten von Verteilergruppen oder das Nachverfolgen der Nachrichtenübermittlung können auch von Nutzern ohne Admin-Rechte ausgeführt werden. Mithilfe von Regeln lassen sich Richtlinien in Abhängigkeit vom Inhalt bzw. den Empfängern automatisch auf ausgehende E-Mails anwenden.

Verbesserungen rund um E-Mails

Mit der Funktion E-Mail-Infos lässt sich ein vom Admin konfigurierbares System einrichten, das den Nutzern hilft, typische E-Mail-Fehler zu vermeiden. Dazu erhalten die Nutzer beim Verfassen einer E-Mail zusätzliche Informationen in einer Infoleiste, zum Beispiel, dass die eingegebene Empfängeradresse nicht gültig ist, dass der Empfänger (innerhalb der gleichen Firma) derzeit nicht im Büro ist, ob die E-Mail an einen großen Verteiler geht etc. Diese im Englischen MailTips genannte Funktion kann das Abschicken der E-Mail allerdings nicht unterbinden.

Exchange Server 2010 bringt eine Archivfunktion mit, über die die Nutzer Archivdateien online anlegen und darauf von einem zweiten Computer aus (mit Outlook 2010) oder über eine Outlook-Web-Anwendung zugreifen können. Über entsprechende Client-Anwendungen ist es möglich, E-Mails zwischen dem primären Postfach und dem Archiv hin- und herzuverschieben bzw. von einem in das andere zu kopieren. Das Benutzerarchiv wirkt sich nicht auf die Größe des primären Postfachs des Benutzers aus. 

Verbesserungen am Kalender

Firmen können nun eine Verbundvertrauensstellung mit einem externen Partner oder anderen Standorten einrichten und darüber zum Beispiel Informationen zur Verfügbarkeit (Frei/Gebucht) sowie Termine freigeben.

Microsoft zufolge soll Outlook 2010 in Kombination mit Exchange Server 2010 besser in der Lage sein, Konflikte im Online-Modus aufzulösen, also wenn es auf dem Server und dem Client unterschiedliche Versionen eines Elements gibt.

Über die neue Gruppenzeitplanansicht im Outlook-Kalender lassen sich mehrere Kalender vertikal statt nebeneinander anzeigen; ebenso lassen sich häufig verwendete Kalendergruppen zusammen an einem Ort speichern.

Unified Messaging

Exchange Server 2010 erlaubt die Definition von Regeln für das Routing und für die Anrufbeantwortung. Die Regeln lassen sich für einzelne Anrufer oder für Gruppen in Abhängigkeit von der Teilnehmer-ID und den Kontaktinformationen erstellen.

Voicemail-Nachrichten können in Text konvertiert und so – als Vorschau – als E-Mail oder Textnachricht übermittelt werden. Außerdem lassen sich Sprachnachrichten verschlüsselt an das Postfach eines Nutzers senden. Wer verhindern will, dass geschützte Sprachnachrichten weitergeleitet werden, markiert sie als „Privat“.

Telefone und Smartphones mit Windows Mobile 6.5 (und der kommenden Version 7.0) können über das Synchronisierungsprotokoll Exchange ActiveSync auf Textnachrichten zugreifen. Exchange ActiveSync ist laut Microsoft für die Zusammenarbeit mit Netzwerken mit hoher Latenz und geringer Bandbreite optimiert.

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