Outlook-Adressen bequem an Word übergeben

02. Februar 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Adressdaten aus Outlook an Word zu übergeben, um damit Briefe oder gar Serienbriefe zu schreiben, ist unnötig kompliziert, außerdem gibt es da viele Funktionen auch nicht. Abhilfe schafft das Add-In OLXWord: Damit übertragen Sie die für einen Brief notwendigen Daten aus einem Kontakt heraus in ein Word-Dokument, erstellen Word-Datenquellen für Serienbriefe und lassen auf Wunsch aufzeichnen, wann Sie welchen Brief an wen geschrieben haben.

Das deutschsprachige OLXWord wird bei der Installation komplett in Outlook integriert. Dazu finden Sie in der Standardsymbolleiste einen Button W, mit dem Sie den rechts abgebildeten Dialog zum vorher gewählten Kontakt öffnen. Alternativ steht im Kontextmenü zu den Kontakten sowie im Extras-Menü auch der Befehl OLXWord – Erstellen von Word-Korrespondenz zur Auswahl. Zum Konfigurieren von OLXWord dient der Optionen-Button in den OLX-Word-Dialogen. 

OLXWord erzeugt Briefe und Serienbriefe

Die Software bringt eine Reihe von vordefinierten Word-Vorlagen für Einzel- und Serienbriefe bereits mit, die die notwendigen Steuerbefehle und Feldnamen bereits enthalten. Die Vorlagen lassen sich in Word noch anpassen, falls erforderlich.

Für jeden einzelnen Brief lässt sich die Briefanrede auswählen, ebenso bestimmen Sie, ob die im Kontakt eingetragene geschäftliche, die private oder eine andere Anschrift verwendet werden soll.

Die vom Programm nach den DIN-Regeln erzeugten Briefanreden, zum Beispiel die für Geschäftsbriefe, lassen sich allerdings nicht anpassen. Es gibt zwar die Möglichkeit, eine zusätzliche Anrede zu definieren, aber OLXWord fährt danach mit einem großgeschriebenen „Sehr geehrter Herr ...“ (bzw. „Sehr geehrte Frau ...“) fort – selbst wenn davor wie vom Programm vorgegeben „Guten Tag“ mit nachfolgendem Komma steht (siehe das Bild). Somit ist bei jedem Brief, den man mit OLXWord erzeugt und für den man die geschäftliche Anrede nutzt, eine Anpassung von Hand erforderlich. Der Programmautor ist über den kleinen, aber lästigen Fehler informiert – wenn Sie diese Rezension lesen, sollte der Fehler bereits behoben sein (in früheren Programmversionen war er übrigens nicht vorhanden).

Ablagesystem

OLXWord erzeugt auf Wunsch für jeden Brief, den Sie darüber erstellen, einen Journaleintrag im jeweiligen Kontakt. So wissen Sie auch später genau, wann Sie welchen Brief verfasst haben. Außerdem können Sie im unteren Teil des OLXWord-Dialogs auch eine Erinnerung/Nachverfolgung oder eine Wiedervorlage als Aufgabe definieren.

Preise und Systemvoraussetzungen

OLXWord unterstützt Microsoft Office ab Version 2000. Die Software läuft unter Windows XP, Vista und Windows 7. Sie erhalten sie unter www.gangl.de (unter Outlook©-Add-Ons nach „Word“ suchen). Eine Einzelplatzlizenz kostet 77 Euro plus Mehrwertsteuer, eine Lizenz für drei PCs 203 Euro. Es steht eine auf 30 Tage begrenzte Testversion zur Verfügung, die allerdings ein Wasserzeichen auf die damit erzeugten Word-Dokumente setzt.

Für den Einsatz im Firmennetzwerk interessant: Zur Verteilung des Tools im Netzwerk lässt sich während der Installation eine MSI-Datei erzeugen.

Fazit

OLXWord ist eine komfortable Erweiterung für Outlook und rüstet all die Funktionen nach, die man zum Datenaustausch mit Microsoft Word und für die Ablage der Korrespondenz braucht.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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