Outlook als Organisationshilfe: Dokumente mit Kontakten verknüpfen

11. Februar 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Klar, Office-Dokumente speichern Sie auf der Festplatte. Sie können sie aber mit Outlook schneller wieder auffindbar machen. Dazu verknüpfen Sie häufig benötigte Dokumente mit dem dazugehörigen Kontakt — so lassen sich die Dateien aus dem Kontakt-Dialog heraus per Doppelklick öffnen.

Wenn Sie ohnehin viel Zeit in Outlook verbringen, können Sie das Programm auch gleich als Zugangsweg zu häufig benötigten Dokumenten nutzen. Wenn es sich nur um einige wenige Dokumente handelt (und Sie nicht Outlook 2010 verwenden, wo das nicht möglich ist), können Sie dafür ein Dokumente-Menü in Outlook einfügen. In der Praxis werden es aber mehr Doku- mente sein, als ein entsprechendes Menü sinnvoll aufnehmen kann. Außerdem möch- ten Sie bestimmt für verschiedene Kontakte unterschiedliche Dokumente anlegen. Da bietet es sich an, die Hyperlink-Funktion von Outlook zu nutzen, mit deren Hilfe Sie Office-Dokumente mit einem Kontakt verknüpfen und so aus Outlook heraus schnell öffnen können.

Hyperlinks auf die gewünschten Dokumente fügen Sie direkt in das Notizfeld im jeweiligen Kontakt ein. Während es in Outlook ab Version 2007 dafür einen eigenen Button gibt, müssen Sie in früheren Versionen den Hyperlink von Hand eintragen:

  1. Öffnen Sie den Kontakt und klicken Sie in das Notizfeld (rechts unten).
  2.  Geben Sie den Hyperlink in folgender Form (ohne Leerzeichen) ein:
    < file:///zugriffspfad\dateiname >
    Also beispielsweise
    < file:///c:\dokumente und einstellungen\franz\silverlake\zeitplan.xls >  

In Outlook 2007 und 2010 gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie den Kontakt.
  2. Wechseln Sie auf das Register Einfügen.
  3. Klicken Sie hier auf den Button Hyperlinks.
  4. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für weitere Dokumente.

Outlook trägt die Links ins Notizfeld in der Reihenfolge ein, in der Sie sie einfügen. Um die Links optisch zu gliedern, können Sie die Formatierungsfunktionen im Notizfeld nutzen.

Auf diese Weise ist es möglich Zwischenüberschriften einzufügen und zu gestalten. Die Links verschieben Sie per STRG+X und STRG+V an die gewünschte Position. 

Zum Öffnen eines verlinkten Dokuments öffnen Sie den jeweiligen Kontakt und klicken auf das Icon.

In Outlook bis Version 2007 erscheint eine Sicherheitsabfrage. Am einfachsten schalten Sie hier die Option Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen ab und klicken auf Öffnen. Dann wird diese Meldung nicht mehr angezeigt.

In Outlook 2010 erscheint stattdessen ein Sicherheitshinweis, den Sie mit Ja beantworten müssen. Dieser Hinweis lässt sich leider nicht dauerhaft ausblenden.

Wenn an einem Projekt mehrere Personen beteiligt sind, können Sie für das Projekt auch einen eigenen „Kontakt“ anlegen (zum Beispiel Projekt XYZ) und in diesen „Kontakt“ die Hyperlinks einfügen. So müssen Sie nicht überlegen, ob Sie die Links jetzt bei Kollege Meier, Müller oder Lüdenscheid eingefügt haben.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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