Outlook mit Ihren Apple-Geräten iPhone oder iPad synchronisieren

26. Juni 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

„Basteleien“ wie bei Android sind nicht nötig, wenn Sie die Daten aus Ihrem Outlook mit dem iPhone oder iPad mitnehmen wollen – sofern Sie die Synchronisieroptionen wie im folgenden Beitrag beschrieben korrekt eingestellt haben.

Auch wenn Outlook und die Apple-Geräte mit dem Betriebssystem iOS aus völlig unterschiedlichen Ökosystemen stammen: Der Austausch von Kalenderdaten und Adressen funktioniert problemlos. Auch Notizen lassen sich ohne Schwierigkeiten zwischen den beiden Systemen austauschen. Und die E-Mail-Einstellungen aus Outlook übernimmt das iOS-Gerät ebenfalls. Die E-Mails holen Sie dann vom Mail-Server auf das Mobilgerät (nicht aus Outlook). 

Nicht synchronisieren lassen sich die Aufgaben aus Outlook, da das iOS-Gerät über keinen eigenständigen Aufgabenplaner verfügt. Also gibt es auch keine Möglichkeit, die Outlook-Aufgaben mithilfe des Apple-Synchronisierprogramms zu übertragen, sofern Ihr Outlook nicht an einen Exchange-Server angebunden ist. Dann finden Sie die Outlook-Aufgaben auf dem iPhone/iPad unter Erinnerungen. Es gibt allerdings eine ganze Reihe von Aufgabenplaner-Apps für die Apple-Geräte – allerdings ist auch da die Synchronisierung mit Outlook mehr oder weniger eingeschränkt.

 Um Ihr Apple-Gerät überhaupt mit einem Windows-PC und dem Outlook darauf synchronisieren zu können, benötigen Sie die kostenlose iTunes-Software von Apple, und zwar mindestens in der Version 10. Zum Datenabgleich brauchen Sie außerdem Outlook 2003 oder eine neuere Version. Mit Outlook 2000 oder 2002/XP ist das Synchronisieren leider nicht möglich. 

Der Datenabgleich funktioniert über das mit dem iPhone/ iPad mitgelieferte USB-Kabel oder über Wireless LAN. Außerdem bietet Apple die Möglichkeit, über ein kostenloses iCloud-Konto die Daten mit dem Windows-PC abzugleichen.

So legen Sie fest, was per iTunes synchronisiert werden soll

Zunächst einmal legen Sie fest, was und wie Sie synchronisieren möchten:

  1. Verbinden Sie dazu Ihr iPhone mit dem PC und starten Sie iTunes.
  2. Wählen Sie in iTunes 10 unter Geräte Ihr iPhone aus; in iTunes 11 klicken Sie rechts oben (unter dem Suchfeld) auf iPhone bzw. iPad (und zwar links neben dem Auswurf-Icon und nicht darauf).
  3. Schalten Sie auf dem Register Übersicht die Option Automatisch synchronisieren, wenn dieses iPhone/iPad verbunden ist ein.
  4. Falls der Datenabgleich nicht per Kabel, sondern über das Funknetz erfolgen soll, schalten Sie Mit diesem iPhone/iPad über WLAN synchronisieren ein.
  5. Öffnen Sie dann das Register Info.
  6. Hier schalten Sie wie in den folgenden Abschnitten beschrieben die Synchronisierung für die verschiedenen Outlook-Module ein und konfigurieren sie.

Kontakte synchronisieren

Übertragen können Sie auf das iPhone entweder alle Kontakte oder alle Kontakte aus ausgewählten Ordnern, die Sie im Adressbuch von Outlook angelegt haben:

  1. Schalten Sie auf dem Register Info die Option Kontakte synchronisieren mit aus und wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Outlook aus.
  2. Geben Sie an, ob Alle Kontakte oder nur Ausgewählte Gruppen synchronisiert werden sollen. Wenn Sie in Ihrem Outlook Ordner innerhalb des Adressbuchs angelegt haben oder wenn Sie auf dem iPhone Kontaktgruppen definiert haben, zeigt iTunes diese unter Ausgewählte Gruppen an. Setzen Sie einen Haken vor alle Gruppen (bzw. Ordner), die Sie synchronisieren möchten.
  3. Falls Sie im Telefonbuch auf Ihrem iPhone Kontakte angelegt haben und diese in Ihr Outlook übernehmen wollen, schalten Sie in iTunes die Option Kontakte, die auf diesem iPhone/iPad außerhalb von Gruppen erstellt wurden, hinzufügen zu ein und wählen als Ziel den gewünschten Ordner aus. Falls die neu angelegten Kontakte in unterschiedlichen Ordnern in Outlook landen sollen, müssen Sie sie nach der Datenübertragung in Outlook von Hand in die gewünschten Ordner ziehen.

 

Kalender synchronisieren

Aus dem Outlook-Kalender können Sie alle Termine oder – um Platz zu sparen – alle künftigen Termine sowie die Termine aus einem festgelegten Zeitraum auf das iPhone übertragen. Falls Sie in Outlook mehrere Kalender eingerichtet haben, haben Sie die Wahl, welche der Kalender synchronisiert werden sollen:

  1. Schalten Sie auf dem Register Info die Option Kalender synchronisieren mit aus und wählen Sie aus der Liste daneben Outlook aus.
  2. Geben Sie an, ob Alle Kalender oder nur Ausgewählte Kalender synchronisiert werden sollen. Im zweiten Fall setzen Sie einen Haken vor allen Kalendern, die Sie auf dem iPhone mitnehmen wollen.
  3. Falls Sie aus Platzgründen nur die in der Zukunft liegenden Termine sowie beispielsweise die Termine aus den letzten 30 Tagen mitnehmen wollen, aktivieren Sie die Option Keine Ereignisse synchronisieren, die älter sind als und geben Sie dann die von Ihnen gewünschte Zeitspanne an.

Notizen synchronisieren

Falls Sie die Notizen aus Outlook mit dem Notizen-Programm auf Ihrem iPhone synchronisieren wollen, schalten Sie in iTunes (unterhalb von Mail-Accounts synchronisieren) die Option Notizen synchronisieren mit Outlook ein.

Daten aus Outlook auf Ihr iOS-Gerät bringen

Geben Sie unter Informationen auf diesem iPhone ersetzen an, welche Daten im Anschluss auf Ihr iOS-Gerät kopiert werden sollen. Klicken Sie dann auf Anwenden, um zu synchronisieren.

E-Mail-Einstellungen übertragen

Zwar kann iTunes keine E-Mails aus Outlook auf das Apple-Gerät übertragen, Sie können aber die Kontoeinstellungen (ohne die Kennwörter) übernehmen. Im Anschluss sind dann allerdings noch einige Anpassungen im E-Mail-Programm auf dem iPhone/iPad notwendig.

Wenn Sie die Kontoeinstellungen auf das iPhone kopieren wollen, gehen Sie so vor:

  1. Schalten Sie auf dem Register Info in iTunes Mail-Accounts synchronisieren von ein und wählen Sie Outlook aus.
  2. Falls Sie mehrere Konten in Outlook eingerichtet haben, wählen Sie alle aus, die auch auf dem iPhone angelegt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf Anwenden.
  4. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie iTunes beenden und die Verbindung zum Apple-Gerät trennen.

 

E-Mail-Kontoeinstellungen auf dem iPhone konfigurieren 

Nun müssen Sie noch auf dem iPhone das Kennwort für jedes zu synchronisierende Konto eingeben und einige Einstellungen anpassen: 

  1. Öffnen Sie dazu auf dem iPhone/iPad das Programm Einstellungen.
  2. Tippen Sie hier auf Mail, Kontakte, Kalender.
  3. Tippen Sie auf das Konto, das Sie aus Outlook übernommen haben.
  4. Tippen Sie in das Feld Kennwort und geben Sie das für das E-Mail-Konto definierte Kennwort ein.
  5. Blättern Sie im Dialog mit den Einstellungen dieses E-Mail-Kontos ganz nach unten und tippen Sie hier auf Erweitert.
  6. Tippen Sie unter Gelöschte E-Mails auf Entfernen: Niemals. Geben Sie an, ob gelöschte E-Mails nach einem Tag, nach einer Woche, nach einem Monat oder Niemals entfernt werden sollen. Niemals bedeutet: nicht automatisch, sondern nur beim Leeren des Papierkorbs. 
  7. Falls Ihr Mail-Server das SSL-Protokoll unterstützt, schalten Sie die Option SSL verwenden ein, damit E- Mails verschlüsselt übertragen werden.
  8. Tippen Sie auf Vom Server löschen und geben Sie an, ob die heruntergeladenen E-Mails weiterhin auf dem Server bleiben sollen (sodass Sie sie auch mit dem PC noch empfangen können), ob sie nach sieben Tagen oder beim Verschieben aus dem Posteingang vom Server gelöscht werden sollen. 
  9. Kehren Sie mit einem Tippen auf den Kontonamen in den Dialog Account und von dort mit einem Tippen auf Mail etc. in den Dialog Mail, Kontakte, Kalender zurück.
  10. Falls Sie noch weitere E-Mail-Konten auf dem iPhone abfragen wollen und diese bereits auf dem iPhone angelegt sind (durch die Synchronisiereinstellungen in iTunes), wiederholen Sie dafür die Schritte 3 bis 9. Falls Sie noch zusätzliche Konten abrufen wollen, tragen Sie diese per Account hinzufügen in die Liste auf dem iPhone ein und konfigurieren Sie sie.

Wie oft soll das iPhone E-Mails abrufen?

Nun bestimmen Sie, wie und wie oft E-Mails abgerufen werden. Dabei sind einige Dinge zu bedenken: 

Muss unbedingt jede neue E-Mail sofort auf Ihr iPhone geschickt werden oder reicht es, wenn Sie alle 15, 30 oder 60 Minuten E-Mails holen?

Haben Sie meist Zugriff auf ein WLAN bzw. haben Sie eine Flatrate, sodass der Daten-Traffic kein Kostenfaktor ist? Oder fallen für die Übertragungen Gebühren an?

Je nachdem gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Tippen Sie dazu auf dem Apple-Gerät in der App Einstellungen im Dialog Mail, Kontakte, Kalender auf Datenabgleich
  2. Wenn neue E-Mails vom Server automatisch weitergeleitet werden sollen, schalten Sie Push ein. Wenn die E-Mails nur in festen Abständen oder nur auf Ihre Aufforderung hin abgerufen werden sollen, schalten Sie Push ab und wählen den Rhythmus oder Manuell aus. 
  3. Mit Mail etc. kehren Sie in den Dialog Mail, Kontakte, Kalender zurück.

E-Mail-Kopien für Outlook und Signaturen 

Wenn Sie wollen, dass Kopien der E-Mails, die Sie auf dem Apple-Gerät schreiben, auch in Ihrem Outlook landen, sodass Sie sie archivieren können, fahren Sie so fort: 

  1. Blättern Sie auf dem iPhone/iPad im Dialog Mail, Kontakte, Kalender nach unten zum Abschnitt Mail
  2. Schalten Sie Blindkopie an mich ein.
  3. Geben Sie im Feld Signatur eine Signatur an, die an Ihre E-Mails angehängt werden soll – sonst erscheint da die Meldung Von meinem iPhone gesendet
  4. Wählen Sie im Feld darunter aus, welches der E-Mail-Konten das Standardkonto werden soll. 
  5. Nun können Sie die Einstellungen-App schließen.
     

Aufgaben mit dem iOS-Gerät abgleichen 

Wenn Sie die Aufgaben aus Outlook auch auf dem iPhone oder iPad mitnehmen wollen, brauchen Sie auf dem Apple-Gerät eine Aufgabenplaner-App plus einen Cloud-Dienst, über den die Daten übertragen werden. 

Bis Ende 2012 gab es zwei Aufgaben-Apps, die das Synchronisieren auch lokal über das Wireless LAN (nicht jedoch über USB) erlaubten: AppigoToDo und 2Do. Beide Tools funktionieren weiterhin auf dem iOS-Gerät, die Synchronisierung ist aber inzwischen nur noch über den Apple-Dienst iCloud möglich, nicht mehr per WLAN. 

Eine iOS-App, die weiterhin per WLAN mit Outlook synchronisiert, ist das auch in Deutsch erhältliche Pocket Informant Pro. Dabei handelt es sich um ein Programm für das iPhone/iPad, das mit dem Kalender und dem Aufgabenplaner aus Outlook vergleichbar ist, allerdings 14 Euro im App-Store kostet. 

Wenn Sie einfach nur einen Aufgabenplaner auf dem Apple-Gerät haben wollen, nehmen Sie die 2,69 Euro teure Toodledo To Do List und synchronisieren über den kostenlosen Webdienst Toodledo.com.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"