Pomodoro-Methode: Umgang mit Unterbrechungen

30. Dezember 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So gehen Sie bei der Pomodoro-Methode mit Unterbrechungen um.

Francesco Cirillos Anweisung „Set the Pomodoro to 25 minutes. Work until the Pomodoro rings.“ klingt so klar und einfach. In der Praxis wird es natürlich immer wieder zu Unterbrechungen kommen.

Äußere Störungen

Wenn Sie mit anderen Menschen zusammenarbeiten, kann es passieren, dass das Telefon mitten in eine Pomodoro-Runde hinein klingelt, dass plötzlich ein Kollege in der Tür steht und etwas wissen will, etc. Erfahrungsgemäß können selbst „absolut wichtige“ Dinge bis zum Ablauf einer Pomodoro-Runde bzw. sogar eines 4-Pomodoro-Blocks warten. Wenn Sie also unbedingt ans Telefon gehen müssen oder wenn Ihr Kollege mitten in Ihre Arbeit platzt, sagen Sie, dass Sie gerade mit etwas beschäftigt sind, das Sie nicht unterbrechen können. Bieten Sie an, in x Minuten (sobald die Runde abgelaufen ist), zurückzurufen bzw. zu dem Kollegen ins Büro zu kommen. Falls das sinnvoll ist, lassen Sie sich KURZ schildern, worum es geht, so dass Sie eventuell notwendige Informationen besorgen können, bevor Sie zurückrufen bzw. zum Kollegen gehen.

Notieren Sie sich die Unterbrechung („Anruf Müller“, „Peter braucht Info zum Angebot für Meyer“, ...) auf Ihrer To-Do-Liste – solche Angaben kommen in die unterste Zeile der Liste (bzw. die erste freie Zeile von unten).

Dann arbeiten Sie weiter, bis Ihr Wecker bzw. Timer klingelt.

Wenn Sie sich das zur Regel machen und sich auch an Ihr Versprechen halten und zurückrufen bzw. zu Ihrem Kollegen gehen, dann akzeptieren das Ihre Kollegen, Kunden, Lieferanten, etc. schnell daran. Und Sie werden als konzentriert und zuverlässig wahrgenommen.

Um einen Überblick darüber zu bekommen, wie oft am Tag Sie unterbrochen werden, machen Sie für jede Unterbrechung von Außen einen waagrechten Strich („-“) auf Ihre To-Do-Liste und zählen Sie sie am Ende des Tages zusammen.

Innere Unterbrechungen

Und natürlich wird es, während Sie gerade an einer Aufgabe arbeiten, immer wieder Unterbrechungen geben, deren Ursache Sie selbst sind – insbesondere am Anfang, wenn Sie die Methode ausprobieren. Vielleicht fällt Ihnen mitten in der Arbeit ein, dass Sie unbedingt sofort X anrufen müssen, oder Sie verspüren den Drang, mal schnell E-Mails zu holen oder im Web etwas nachzuschlagen. Oder Sie müssen unbedingt sofort einen Kaffee holen.

Wenn Sie dem nachgeben, reißen Sie sich selbst aus dem Fluß. Erfahrungsgemäß dauert es nach der Unterbrechung einige Zeit, bis man wieder „rein kommt“. Die Produktivität sinkt.

Deshalb empfiehlt Cirillo:

  • Wenn es um etwas geht, was Sie unbedingt erledigen müssen (etwa einen Telefonanruf), notieren Sie sich diese Aufgabe auf der To-Do-Liste unter „Ungeplant“ (oder „Unplanned & Urgent“ auf dem Vordruck „To Do Today“). Arbeiten Sie dann an der Aufgabe weiter, mit der Sie gerade beschäftigt sind.

  • Wenn die Aufgabe nicht dringend ist, notieren Sie sie auf der Aktivitätenliste und markieren sie mit einem „U“ (für „ungeplant“). Falls sinnvoll, schreiben Sie ein Fälligkeitsdatum dazu – dann setzen Sie die Aufgabe spätestens an dem jeweiligen Tag auf Ihre To-Do-Liste.

  • Arbeiten Sie an der begonnenen Aufgabe weiter, bis der Wecker klingelt. Einen Kaffee holen, zur Toilette gehen, etc. können Sie in der nächsten Pause.

Machen Sie für jede innere Unterbrechung (sofort) einen senkrechten Strich auf Ihrer To-Do-Liste. Und zählen Sie am Abend auch diese Unterbrechungen zusammen.

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