Prioritäten setzen

24. November 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Haben Sie auch zu viele unterschiedliche Aufgaben und Projekte zu bewältigen? Fällt es Ihnen manchmal schwer zu entscheiden, welche Aufgabe Sie zuerst anpacken? Orientieren Sie sich an Ihren Zielen und an der Wichtigkeit, die diese für Sie haben.

Prioritäten geben Orientierung 

Viele Menschen stehen vor der Situation, dass sie sehr viele, wenn nicht zu viele Aufgaben haben. Da ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln – mit dem Ergebnis, dass oft die wirklich wichtigen Aufgaben liegen bleiben oder nicht zu Ende gebracht werden. Das vermeiden Sie, wenn Sie sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren und diese konsequent erledigen. Dann erst wenden Sie sich der nächsten Aufgabe zu.

Dazu ist es sinnvoll, zuerst die jeweils wichtigste Aufgabe anzupacken, danach die zweitwichtigste und so weiter. Viele Menschen neigen jedoch dazu, erst einmal eine leichte Aufgabe anzupacken, um schnell etwas geschafft zu haben und schnell Erfolgserlebnisse zu erhalten. Nur leider sind die leicht zu erledigenden Aufgaben und die Aufgaben, die wir gern angehen, nicht immer auch die Aufgaben, die uns unseren großen Zielen näher bringen. So kommt es dann dazu, dass man den ganzen Tage fleißig gearbeitet hat – und letztlich nichts wirklich Wichtiges erledigt hat.

Deshalb: Wenn Sie Ihre langfristigen Ziele erreichen wollen, dann erledigen Sie zuerst die Aufgaben, die zu diesen Zielen führen.

Pareto-Prinzip: Sich auf das Wichtige konzentrieren 

Auf den italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto (1848 bis 1923) geht das Pareto-Prinzip zurück. Dieses auch als 80-20-Regel bekannte Prinzip besagt, auf das Zeitmanagement bezogen, dass man mit nur 20 Prozent des Arbeitsaufwands bereits 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann.

Diese Verteilung gilt auch in vielen anderen Bereichen: So erwirtschaften die meisten Firmen 80 Prozent ihres Umsatzes mit 20 Prozent der Kunden; 20 Prozent der Produktpalette sorgen für 80 Prozent des Gewinns etc.

Mit wenig Aufwand eine große Wirkung erzielen – das funktioniert aber nur dann, wenn man seine Zeit auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert. Nicht wenige Menschen verbringen den Löwenanteil ihrer Zeit damit, sich um vergleichsweise nebensächliche Dinge zu kümmern. Sie verbringen 80 Prozent ihrer Zeit mit Tätigkeiten, die nur 20 Prozent zum Gesamtergebnis beitragen.

Es kommt also darauf an, zunächst einmal herauszufinden, welche Dinge Sie wirklich voranbringen und welche Aktivitäten den größten Einfluss auf das gewünschte Ergebnis haben.

Geben Sie diesen Aktivitäten die höchste Priorität und kümmern Sie sich zuerst darum. Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge. Sie können ohnehin nicht alle Arbeiten bewältigen, die im Laufe eines Arbeitslebens anfallen.

Pareto versus Perfektionismus

Mir das Pareto-Prinzip vor Augen zu halten, hilft mir persönlich, wenn ich mich wieder einmal bei Perfektionismus ertappe: 80 Prozent des Ergebnisses erzielt man mit 20 Prozent des Arbeitsaufwands. Für die restlichen 20 Prozent, die zu 100-prozentiger Perfektion fehlen, sind aber stolze 80 Prozent der Arbeitszeit erforderlich. Das ist vier Mal so lange wie für die 80 Prozent, die in den meisten Bereichen ja ein „reicht vollkommen aus“ bedeuten.

Selbstverständlich gibt es Bereiche, in denen es auf 120-prozentige Perfektion ankommt – in der Qualitätskontrolle oder beim Controlling. Es gibt aber auch sehr viel mehr Bereiche, in denen 80 Prozent mehr als ausreichen.

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