Projektmanagement mit Inloox

04. August 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Inloox ist eine direkt in Outlook integrierte Projektplanungssoftware, die Kontaktdaten und Termine aus Outlook nutzt und zur Kommunikation das E-Mail-Modul verwendet.

Projektplanung in Outlook

Inloox ist eine direkt in Outlook integrierte Projektplanungssoftware, die Kontaktdaten und Termine aus Outlook nutzt und zur Kommunikation das E-Mail-Modul verwendet.

Inloox Personal Edition ist eine Projektmanagementsoftware, die direkt in Outlook integriert ist und die Planung aus Outlook heraus erlaubt. Dabei lassen sich die Daten aus Outlook (Kontakte, Termine, Aufgaben) ebenso nutzen wie das E-Mail-Modul und die Vorlagenfunktion von Outlook.

Inloox integriert sich direkt in den Aufgabenplaner von Outlook und steht außerdem über den Button Projekte in der Navigationsleiste sowie in einem Fenster im Terminkalender zur Verfügung. Das Outlook-Add-In lässt sich zur Projektplanung, zur Vorgangs- und Zeiterfassung, zur Projektbudgetierung, für Auswertungen und zur Archivierung nutzen. Darüberhinaus verfügt die Software über eine Dokumentenverwaltung. Neben der hier vorgestellten Einzelplatzversion gibt es auch Workgroup/Enterprise-Editionen für den Netzwerkeinsatz, die Exchange erfordern und die Daten in SQL-Datenbanken ablegen können; zur Dokumentenablage im Netzwerk lassen sich Dateiserver oder Sharepoint-Server nutzen. Die Software arbeitet mit Outlook 2000 bis 2010 zusammen, eine Einzelplatzlizenz kostet 482,74 Euro (inkl. MWSt.).

Die Integration der Projektverwaltung in Outlook soll die Einarbeitung erleichtern. Außerdem lassen sich die in Outlook bereits vorhandenen Daten wie Kontakte nutzen. Aufgaben aus dem Projektplan lassen sich auf Knopfdruck in den Aufgabenplaner oder den Terminkalender von Outlook übernehmen. Die Kommunikation mit dem Projektteam kann direkt über das E-Mail-Modul von Outlook erfolgen; Inloox bringt dazu eine Reihe von Vorlagen gleich mit und greift selbstverständlich auf die Kontaktdaten im Adressbuch zu. Umgekehrt lassen sich auch Informationen aus dem Posteingang oder aus dem Outlook-Kalender in ein Projekt übernehmen.

Im Projekt-Dashboard haben Sie wichtige Kennzahlen und Termine rund um das Projekt übersichtlich an einer zentralen Stelle. Im Archiv stehen abgeschlossene Projekte als Referenz oder zum Herauskopieren von Elementen zur Verfügung.

Praktisch für die Planungsphase ist das Mindmap-Modul: Hier sammeln Sie erst einmal Ideen, strukturieren sie und wandeln sie dann in Projektschritte um. Diese übernehmen Sie anschließend über den Button Zur Planung kopieren in das Projekt und eben dann in Dialogen die Details zu den einzelnen Vorgänge ein (Start- und Enddatum, Verantwortlicher, Meilenstein Ja/Nein, etc.). Im Vergleich zu echten Mindmapping-Programmen ist das Modul in der vorliegenden Fassung eher rudimentär: Es fehlen Tastenkürzel für wichtige Aktionen wie das Navigieren und das Verschieben von Zweigen. Sinnvoll für eine spätere Version ist der Import von Mindmaps aus dem weitverbreiteten Mindmanager.

Inloox importiert auf Wunsch auch Projektpläne aus Microsoft Project oder exportiert Projektpläne ins MPX-Format (Microsoft Project eXchange). Import und Export sind in der uns vorliegenden Version aber nur möglich, wenn man die Anzeige auf den visuellen Stil von Outlook 2003 umschaltet, nicht im Outlook-2007-Modus (umschaltbar über Extras ð Optionen ð Benutzereinstellungen in Inloox).

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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