Rechtliche Anforderungen an Signaturen

03. Januar 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Diesen Angaben müssen in jeder geschäftlichen E-Mail stehen – am besten setzen Sie sie in die Signatur für Ihre E-Mail-Konten.

Seit dem 1. Januar 2007 ist in Deutschland gesetzlich geregelt, welche Angaben im kaufmännischen Schriftverkehr enthalten sein müssen, also auch in E-Mails.:

  • der komplette Firmenname, inkl. Geschäftsform

  • der Ort der Niederlassung mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Schreibweise

  • das zuständige Amtsgericht

  • die Handelsregisternummer

  • die Umsatzsteuer-Ident-Nummer

  • der Name des Geschäftsführers, Inhabers bzw. des Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden

  • streng genommen auch die Steuernummer (viele Unternehmen geben diese aber nur auf Anfrage heraus, um Missbrauch zu vermeiden)

Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, Web-Adresse, Angabe der Abteilung, etc. sind freiwillig.

Die Pflichtangaben müssen lt. Gesetz auf dem Bildschirm und auf Ausdrucken „gut lesbar“ sein.

Geregelt sind diese Anforderungen im

  • Handelsgesetzbuch, HGB, §37a

  • GmbH-Gesetz (GmbHG), §35a

  • Aktiengesetz (AktG), §80

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