Schlüsseln Sie auf, was Sie tun

07. Mai 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Machen Sie eine schriftliche Aufstellung, die zeigt, wie stark Sie ausgelastet sind, wenn Sie ein zusätzliches Projekt ablehnen wollen.

Stellen Sie für Ihren Vorgesetzten eine detaillierte Liste auf, die zeigt, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen – und aus der hervorgeht, wie viel Kapazitäten Sie noch für ein zusätzliches Projekt haben (oder dass Sie eben keine Zeit dafür haben).

Geben Sie Ihrem Vorgesetzten die Liste schriftlich oder zeigen Sie sie ihm am Bildschirm. Nur zu erzählen, was Sie machen, hilft nicht viel. Belegen Sie schwarz auf weiß, dass Sie die zusätzliche Aufgabe nicht übernehmen können (obwohl Sie das natürlich gerne würden).

Als Hilfsmittel hat sich da eine einfache Excel-Tabelle bewährt: Damit lassen Sie die Arbeits- und Projektzeiten schnell aufaddieren. Außerdem können Sie damit zusammen mit Ihrem Vorgesetzten Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen. Schlüsseln Sie in der Tabelle auf

  • was Sie tun

  • wie lange das erfahrungsgemäß dauert

  • wann Sie damit fertig sein müssen

Um sich auf Diskussionen vorzubereiten, ob Aufgabe X wirklich so viel Zeit beansprucht, wie von Ihnen veranschlagt, sollten Sie sich angewöhnen, Buch darüber zu führen, woran Sie arbeiten und wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen.

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