Schnell fündig werden mit Lookeen 8

23. Juni 2014
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Selbst bei mehreren Gigabyte großen Persönlichen Ordnern zeigt das Such-Tool Lookeen Suchergebnisse praktisch sofort an. Die Outlook-Suchfunktion lässt sich da spürbar mehr Zeit. Davon abgesehen bietet Lookeen einige Funktionen, die das Finden von E-Mails, Anhängen, Terminen, kontakten etc. erheblich vereinfachen.

 

So arbeiten Sie mit Lookeen

Die Oberfläche von Lookeen ist sehr aufgeräumt: Auf dem Register Lookeen in Outlook 2010 bzw. in der Lookeen-Symbolleiste in früheren Outlook-Versionen gibt es nur das Eingabefeld für Suchanfragen sowie eine Reihe von Icons, mit denen Sie die wichtigsten Programmfunktionen aufrufen. Sobald Sie einen Suchbegriff eingegeben und EINGABE gedrückt haben, öffnet Lookeen ein Fenster mit den Ergebnissen. Links sind die Fundstellen zu sehen, und zwar über Register unterteilt nach Alle, E-Mails, Anhänge etc. Rechts daneben ist eine Vorschau zu sehen. Praktischerweise erscheint die Vorschau jeweils für das Element, auf das der Mauszeiger zeigt. Sie müssen das jeweilige Element also nicht erst anklicken.

Im Fenster haben Sie die Möglichkeit, die Suche noch weiter einzugrenzen, indem Sie einen weiteren Suchbegriff eingeben. Oder Sie geben Kriterien in die erweiterten Suchfelder (Datum, Anhang, Von, Name) ein. Oder Sie klicken auf den Button 1, 7 bzw. 31, um nur die Fundstellen von diesem einen Tag bzw. der letzten sieben oder 31 Tage zeigen zu lassen.

Ein Tipp: Wenn Sie Outlook 2010 einsetzen und mehrere Persönliche Ordner angelegt haben, sollten Sie über Ansicht → Erweiterte Suchfelder anpassen das Feld Ordner einblenden lassen. Dann können Sie die Suche über dieses Feld auf einen einzelnen Persönlichen Ordner eingrenzen (siehe Abbildung).

Anders als Outlook durchforstet Lookeen auf Wunsch auch Archivdateien, ohne dass Sie diese in Outlook geöffnet haben müssen. Auch das Durchsuchen von PST-Dateien auf dem Server ist möglich. Zusätzlich lässt sich Lookeen auch als Suchmaschine für die lokale Festplatte und Netzlaufwerke nutzen (dazu gibt es ein Icon in der Windows-Taskleiste).

Damit die Suche so schnell funktioniert, legt Lookeen einen Index über Ihre Daten an und aktualisiert ihn laufend. Über die Programmeinstellungen bestimmen Sie, welche PST-Dateien und Archive und welche Festplatten indiziert werden sollen.

Neben der bereits beschriebenen Suche nach Begriffen zeigt Lookeen nach einem Klick auf das entsprechende Icon in der Toolbar auch alle Elemente an, die am aktuellen Tag bzw. innerhalb der letzten sieben Tage erstellt wurden. Ebenso lassen sich alle Nachrichten anzeigen, die den gleichen Betreff haben wie die vorher im Posteingang ausgewählte E-Mail bzw. die vom gleichen Absender stammen.

Editionen und Kosten

Lookeen ist in drei Varianten erhältlich:

  • Die Standard-Edition kostet 59,80 Euro pro Arbeitsplatz.
  • Die Business-Edition unterstützt zusätzlich Gruppenrichtlinien und kostet 89,80 Euro (Mengenrabatt ab 10 Lizenzen).
  • Die Enterprise-Edition bindet externe Indexquellen ein, was die Serverbelastung und den Netzwerk-Traffic reduziert; eine Lizenz kostet 119 Euro.
  • Die Software unterstützt Windows XP bis einschließlich Windows 8 und arbeitet in Outlook 2003 bis 2013.
  • Eine Testversion der Software erhalten Sie unter www.lookeen.de.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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