Senden Sie Ihre E-Mails nicht sofort los

12. September 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wer hat das nicht schon erlebt: Kaum ist eine E-Mail abgesendet, melden sich Zweifel, ob man das wirklich so schreiben musste. Wer dazu neigt, impulsiv auf E-Mails zu antworten und sich damit schon öfter ins Fettnäpfchen gesetzt hat, kann ganz leicht vermeiden, sich in Zukunft noch einmal in eine solche Situation zu begeben.

Die Lösung klingt erst einmal ganz einfach: Gewöhnen Sie es sich an, E-Mails nicht sofort nach dem Schreiben loszuschicken, sondern erst mal ruhen zu lassen und vor dem Absenden noch einmal durchzulesen.

Das ist allerdings leichter gesagt als getan. Gerade wenn man so schön in Schwung ist und dem Empfänger endlich mal so richtig die Meinung geschrieben hat – dann ist der Klick auf SENDEN oder die Tastenkombination STRG+EINGABE der passende Schlusspunkt. Und das Nachgrübeln setzt in der Regel erst nach dem Absenden ein.

Deshalb empfiehlt es sich, in Outlook die Option abzuschalten, die dafür sorgt, dass E-Mails bei bestehender Internetverbindung nach dem Klick auf SENDEN sofort abgeschickt werden. Outlook legt dann die E-Mails, die Sie abgeschickt haben, erst einmal in den Ordner POSTAUSGANG. Dort warten sie, bis Sie den Befehl ALLES SENDEN/ EMPFANGEN bzw. ALLES SENDEN geben. Allerdings müssen Sie dazu noch den automatischen Versand und Empfang von E-Mails durch Outlook abschalten.

Sofortigen Versand abschalten

Dazu gehen Sie so vor:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf und öffnen das Register E-MAIL-SETUP. In Outlook 2010 rufen Sie den Befehl DATEI >> OPTIONEN auf und öffnen das Register ERWEITERT.
  2. Schalten Sie hier die Option BEI BESTEHENDER VERBINDUNG SOFORT SENDEN ab (in Outlook 2010 müssen Sie ein wenig nach unten blättern, um den Abschnitt SENDEN/EMPFANGEN zu finden). Lassen Sie den Dialog noch geöffnet.

Damit Outlook die E-Mails aus dem Posteingang wirklich erst dann abschickt, wenn Sie die Anweisung geben, empfiehlt es sich, den automatischen Empfang und Versand abzuschalten:

  1. Klicken Sie dazu im Dialog aus dem vorhergehenden Abschnitt auf den Button SENDEN/EMPFANGEN.
  2. Schalten Sie unter EINSTELLUNGEN FÜR GRUPPE „ALLE KONTEN“ DIE OPTION DIESE GRUPPE BEI DER ÜBERMITTLUNG MIT EINBEZIEHEN (F9) ein.
  3. Um sicherzugehen, dass die E-Mails nicht ohne Ihren ausdrücklichen Befehl abgeschickt werden, schalten Sie darunter die Option AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG ALLE X MINUTEN ab.
  4. Wenn Sie vor dem Beenden von Outlook daran denken, die noch im Ordner POSTAUSGANG enthaltenen E-Mails zu versenden, lassen Sie die Option AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG BEIM BEENDEN DES PROGRAMMS abgeschaltet. Wenn Sie allerdings vermeiden wollen, dass Sie beim Beenden von Outlook das Abschicken der E-Mails vergessen, schalten Sie diese Option ein.
  5. Falls Sie für einzelne Konten eigene Senden-Empfangen-Gruppen definiert haben, wiederholen Sie dafür die Schritte 2 bis 4.
  6. Schließen Sie die Dialoge.

E-Mails endgültig absenden

Wenn der Empfänger nicht schon dringend auf Ihre Antwort wartet, lassen Sie die geschriebenen E-Mails ruhig eine halbe Stunde oder auch länger im Postausgang liegen.

Gehen Sie dann die E-Mails noch einmal durch, korrigieren Sie Tippfehler oder auch Formulierungen und senden Sie dann sämtliche E-Mails aus dem Posteingang ab.

Zum Versenden Ihrer E-Mails stehen Ihnen in Outlook bis Version 2007 mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Drücken Sie die Taste F9 oder STRG+M.
  • Klicken Sie auf den Button SENDEN/EMPFANGEN in der Symbolleiste im E-Mail-Modul.
  • Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> SENDEN/EMPFANGEN auf und wählen Sie entweder ALLE SENDEN/EMPFANGEN oder das Konto, für das die E-Mails übertragen werden sollen.
  • Falls Sie nur den Ordner POSTAUSGANG leeren, aber keine E-Mails abholen wollen, rufen Sie den Befehl EXTRAS >> SENDEN/EMPFANGEN >> ALLE SENDEN auf.

In Outlook 2010 haben Sie ebenfalls mehrere Möglichkeiten:

  • Drücken Sie die Taste F9 oder STRG+M.
  • Öffnen Sie das Register SENDEN/EMPFANGEN im E-Mail-Modul und klicken Sie auf den Button ALLE ORDNER SENDEN/EMPFANGEN.
  • Klicken Sie in einem beliebigen Outlook-Modul auf den Mini-Button ALLE ORDNER SENDEN/EMPFANGEN in der Schnellzugriffsleiste (links oben im Fenster – siehe die Markierung in der Bildschirmabbildung unten).
  • Falls Sie nur die E-Mails für eins Ihrer Konten senden und empfangen wollen, klicken Sie auf dem Register SENDEN/EMPFANGEN auf SENDEN-EMPFANGEN-GRUPPEN und dann auf den jeweiligen Kontonamen.
  • Falls Sie nur E-Mails senden, aber nicht abrufen wollen, klicken Sie auf dem Register SENDEN/EMPFANGEN auf ALLE SENDEN.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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