So bringt Sie ein Klick auf ein Datum in einer Nachricht direkt zum Kalender

29. Oktober 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Besitzer eines iPhones kennen die praktische Funktion: Datumsangaben werden in E-Mails automatisch als Link angezeigt. Tippt man darauf, öffnet sich der Kalender mit dem betreffenden Datum und Sie können Ihre Termine abgleichen. Eine vergleichbare Funktion können Sie auch in Outlook ab Version 2007 einrichten – ebenso in Word, sodass Sie aus einem Word-Dokument auch in den Kalender kommen.

Ab Version 2007 bringen Word und der Maileditor im entsprechenden Outlook (der eine abgespeckte Fassung von Word ist) die Funktion SmartTags bzw. ab Version 2010 Aktionen mit. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, erkennt Outlook (bzw. Word) Datumsangaben, Uhrzeiten, Telefonnummern und Maßeinheiten in einem Text und stellt dafür kontextabhängige Befehle zur Verfügung. Bei Datumsangaben können Sie entweder den Kalender mit dem jeweiligen Datum öffnen oder einen Termin oder eine Besprechungsanfrage anlegen. 

Während die Aktivierung von SmartTags und Aktionen in den verschiedenen Outlook-Versionen weitgehend gleich ist (die Befehle befinden sich allerdings an unterschiedlichen Stellen), gibt es bei der Nutzung dieser Funktionen Unterschiede.

Aktionen in Outlook 2010/2013 aktivieren

Damit Sie Aktionen nutzen können, müssen Sie diese praktische Funktion in Outlook aktivieren:

  1. Rufen Sie in Outlook Datei ⇒ Optionen auf.
  2. Öffnen Sie das Register E-Mail und klicken Sie rechts oben auf Editoroptionen
  3. Klicken Sie auf dem Register Dokumentprüfung auf Autokorrektur Optionen.
  4. Öffnen Sie das Register Aktionen.
  5. Schalten Sie Zusätzliche Aktionen im Kontextmenü aktivieren ein.
  6. Aktivieren Sie die gewünschten Textmuster – also in jedem Fall Datum (XML).
  7. Schließen Sie die Dialoge. 

Auch wenn es einen Button Eigenschaften gibt: Weiter konfigurieren lassen sich die Aktionen nicht. Über Eigenschaften rufen Sie eine Microsoft-Webseite mit Erklärungen zu Smart-Tags auf, die sich aber nur auf Outlook 2007 beziehen – selbst wenn Sie den Befehl in neueren Programmversionen aufrufen.

Weitere Aktionen lassen sich über den Button im Dialog auch nicht abrufen. Derzeit stehen nur die in Outlook angezeigten zur Verfügung.

SmartTags in Outlook 2007 aktivieren

In Outlook 2007 gehen Sie so vor:

  1. Rufen Sie den Befehl Extras ⇒ Optionen auf.
  2. Öffnen Sie das Register E-Mail-Format und klicken Sie auf den Button Editor-Optionen.
  3. Klicken Sie auf dem Register Dokumentprüfung auf Autokorrektur-Optionen.
  4. Öffnen Sie das Register SmartTags.
  5. Schalten Sie Text mit SmartTags versehen ein.
  6. Aktivieren Sie die gewünschten Textmuster – also im Beispiel Datum (SmartTaglisten).
  7. Aktivieren Sie außerdem die Option SmartTag-Aktionsschaltflächen anzeigen.
  8. Schließen Sie die Dialoge.

In Outlook 2007: Termin vereinbaren bzw. Kalender öffnen

Die SmartTags erscheinen in einer E-Mail in Outlook 2007 (oder auch in Word-Dokumenten) als punktierte lilafarbene Unterstreichungen. Um einen SmartTag zu nutzen, gehen Sie so vor:

  1. Setzen Sie den Mauszeiger auf eine solche Unterstreichung. Outlook zeigt nun darüber ein i im Kreis an.

  2. Klicken Sie das i an, um eine Liste der verfügbaren Befehle zu öffnen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus.

In Outlook ab 2010: Termin vereinbaren bzw. Kalender öffnen

In den neueren Versionen gibt es die SmartTags nicht mehr. Datumsangaben oder weitere Muster, die Sie vorher definiert haben, werden im Nachrichtentext nicht mehr unterstrichen hervorgehoben. Auch der Button i fehlt.

Um eine Aktion zu einer Datumsangabe aufzurufen, gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie einen Bestandteil der Datumsangabe mit der rechten Maustaste an, zum Beispiel den Monatsnamen. Wenn Sie ganz sichergehen wollen, markieren Sie die Datumsangabe und klicken sie dann mit der rechten Maustaste an.
  2. Klicken Sie am Ende des Kontextmenüs auf Zusätzliche Aktionen und wählen Sie dann die jeweils gewünschte Aktion aus.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"