So halten Sie den Persönlichen Ordner klein

14. Mai 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So sorgen Sie dafür, dass der Persönliche Ordner möglichst wenig Speicherkapazität belegt.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihren Persönlichen Ordner und die Archivdatei(en) klein zu halten:

  • Lagern Sie Dateianhänge auf die Festplatte aus, zum Beispiel in Ordner für Ihre Kunden, Projekte, etc. Verschieben Sie die Anhänge von Hand aus den E-Mails auf die Festplatte oder nutzen Sie dazu ein Tool wie Autosave Pro.

  • Entfernen Sie aus den E-Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ die Dateianhänge – diese Dateien haben Sie ohnehin auf Ihrer Festplatte.

  • Wenn möglich versenden Sie keine Dateianhänge, sondern Links auf Dateien – sofern der Empfänger Zugriff auf diese Dateien hat. Da Outlook LNK-Dateien blockiert, versenden Sie Links im Format „<\\server\share\ordner\datei.doc>“ oder fügen die Links über „Einfügen, Hyperlink“ ein.

  • Senden Sie Dateianhänge nur in komprimierter Form, zum Beispiel im ZIP-Format. So bleibt Ihr Ordner „Gesendete Objekte“ klein.

  • Räumen Sie den Posteingang regelmäßig auf und löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mails (bzw. Dateianhänge) bzw. lassen Sie sie ins Archiv verschieben.

  • Lassen Sie nach einer Löschaktion den Persönlichen Ordner komprimieren: Dazu rufen Sie den Befehl „Datei, Datendateiverwaltung“ auf. Wählen Sie die PST-Datei aus, die komprimiert werden soll, und klicken Sie auf „Einstellungen“. Dann klicken Sie auf „Jetzt komprimieren“.

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