So hören Sie auf, sich selbst viel Zeit zu stehlen

07. Juli 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Sicherlich kennen Sie das: Wenn Sie konzentriert an einem Projekt arbeiten und unterbrochen werden, dauert es meist mehrere Minuten, bis Sie den Faden wieder aufnehmen können. Und das gilt für alle Unterbrechungen wie persönliche Anfragen, Anrufe und natürlich auch für E-Mails.

Müssen Sie wirklich ständig E-Mails beantworten?

Die wenigsten Menschen haben einen Job, bei dem sie sofort auf die eingehenden E-Mails reagieren müssen. Das ist vielleicht beim technischen Support oder beim Verkauf notwendig, aber bei den allermeisten Arbeiten im Büro nicht.

Das gilt auch, wenn Sie einen cholerischen Chef haben, der gern in Ihr Büro stürmt und brüllt: „Wieso antworten Sie mir nicht? Ich habe Ihnen vor fünf Minuten eine E-Mail geschickt!“ Auch er wird verstehen, dass Sie die Ihnen übertragenen Aufgaben schneller schaffen, wenn Sie konzentriert an daran arbeiten können und nicht alle drei Minuten E-Mails abrufen müssen – spätestens dann, wenn er sich beruhigt hat. Wer alle paar Minuten E-Mails checkt, kommt nicht dazu, das zu tun, wofür er eigentlich bezahlt wird.

Damit Sie nicht kontinuierlich mit eingehenden E-Mails bombardiert werden, können Sie in Outlook einstellen, wie häufig die E-Mails abgerufen werden sollen.

Feste Zeiten für E-Mails

Gewöhnen Sie sich an, Ihre E-Mails nach Möglichkeit im Block zu lesen und zu schreiben. Legen Sie dazu feste E-Mail-Zeiten fest, beispielsweise:

  • am Morgen nach der ersten Stunde, die Sie für die wichtigste Aufgabe des Tages geblockt haben,
  • kurz vor der Mittagspause, wenn die Konzentration ohnehin nachlässt,
  • am Nachmittag, wenn erfahrungsgemäß noch mal ein Leistungstief kommt,
  • eine Stunde vor Feierabend.

Und in der Zeit dazwischen widerstehen Sie der Versuchung, mal schnell im Posteingang nachzuschauen, ob Ihnen jemand geschrieben hat.

E-Mails sofort bearbeiten

Beschäftigen Sie sich mit jeder E-Mail nach Möglichkeit nur einmal. Sobald Sie die E-Mail gelesen haben, entscheiden Sie sich, ob Sie die E-Mail

  • sofort bearbeiten oder erst später,
  • sofort löschen oder
  • sofort archivieren.

Falls die Bearbeitung der E-Mail nicht mehr als drei bis fünf Minuten beansprucht, tun Sie es sofort (das ist die sogenannte „Direkt-Methode“). Bearbeiten heißt: E-Mail beantworten, einen Anruf tätigen oder etwas anderes tun, was mit der E-Mail zusammenhängt. Das kann auch bedeuten: die E-Mail sofort nach dem Lesen löschen, einen Termin/ eine Aufgabe notieren und dann die E-Mail löschen oder die E-Mail in einen Ordner verschieben, wenn Sie sie archivieren wollen.

Falls die Bearbeitung mehr Zeit erfordert, lassen Sie sie entweder im Posteingang oder verschieben Sie sie in einen Ordner, in dem Sie sie finden, sobald Sie sie bearbeiten wollen. Das kann ein projektbezogener Ordner sein oder auch ein Ordner „Bearbeiten“ oder „To do“ (oder wie Sie diesen Ordner auch benennen).

Alternativ können Sie auch auf Antworten klicken und die noch leere Antwort mit STRG+S im Entwurfsordner speichern. Auf diese Weise können Sie später, wenn Sie sich Zeit für die Bearbeitung nehmen, die angefangene E-Mail aus dem Ordner „Entwürfe“ wieder öffnen, fertigstellen und absenden.

Andere Alternativen: Sie notieren sich eine Aufgabe oder Sie wandeln die E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um oder nutzen die Nachverfolgungsfunktion, um die E-Mail auf Wiedervorlage zu legen.

Keine E-Mails gleich am Morgen

Gehören Sie auch zu den Menschen, die sich am Morgen im Büro erst mal einen Kaffee holen und dann gemütlich E-Mails und vielleicht noch ein paar News-Seiten lesen und in Social Networks stöbern? Und die sich am Abend wundern, wo der Tag geblieben ist und warum sie nicht das geschafft haben, was sie sich vorgenommen hatten?

Dann probieren Sie doch einmal Folgendes aus, und zwar mindestens für eine Woche (sonst merken Sie den Unterschied nicht, den diese Verhaltensänderung auf Dauer ausmacht): Holen Sie sich am Morgen einen Kaffee, oder was auch immer Sie trinken, und setzen Sie sich sofort an die wichtigste Aufgabe, die für diesen Tag ansteht, zum Beispiel ein Konzept, eine Präsentation, ein Angebot...

Starten Sie Ihr E-Mail-Programm NICHT. Falls Sie unbedingt jetzt schon Ihren Terminkalender oder den Aufgabenplaner benötigen, dann öffnen Sie ihn – aber gehen Sie nicht ins E-Mail-Modul und rufen Sie in keinem Fall E-Mails ab. Falls Ihr Outlook automatisch E-Mails holt, schalten Sie diese Funktion ab.

Arbeiten Sie – soweit möglich – eine halbe oder eine ganze Stunde konzentriert an der Aufgabe. Und wenn die erledigt ist, nehmen Sie sich die zweitwichtigste Aufgabe für den Tag vor.

Frühestens nach einer Stunde Arbeit rufen Sie E-Mails ab.

Notieren Sie sich während dieser einen Woche Probezeit jeden Abend, wie zufrieden Sie mit dem Arbeitstag sind und mit dem, was Sie geleistet haben.

Am Ende der Woche überlegen Sie, ob Sie das Prinzip „Keine E-Mails am Morgen“ nicht noch für eine weitere Woche oder gleich für länger beibehalten wollen.

Ist eine E-Mail überhaupt das beste Medium für dieses Thema?

Sicher kennen Sie das auch: Sie bekommen eine E-Mail, antworten darauf, dann kommt gleich eine Antwort auf Ihre Antwort und Sie schreiben noch einmal – und so entsteht eine Art Pingpongspiel per E-Mail.

Oft ist es sinnvoller, kurz zum Telefon zu greifen und die noch offenen Punkte am Telefon zu besprechen, statt das Frage-und-Antwort-Spiel per E-Mail zu beginnen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur offene Punkte klären, sondern auch Unsicherheiten und Missverständnisse ausräumen. Außerdem müssen Sie dann nicht warten, bis Ihr Gegenüber Ihre Fragen beantwortet.

Tragen Sie Meinungsverschiedenheiten und Streit nicht per E-Mail aus. Sprechen Sie lieber persönlich mit dem Betreffenden oder rufen Sie ihn an. Per E-Mail klingen manche Formulierungen schärfer, als sie gemeint sind. Manche Zeitgenossen lassen sich auch beim Schreiben zu Formulierungen oder Aussagen hinreißen, die sie einem anderen nie ins Gesicht sagen würden. Dann eskaliert ein Streit sehr schnell.

Lassen Sie sich also nicht von anderen in einen Streit per E-Mail verwickeln, klären Sie die Dinge lieber im direkten Gespräch.

Auch bei komplexen Sachverhalten kann es sinnvoll sein, sie per Telefon zu klären, oder auch dann, wenn Sie mit dem Gegenüber zusammen zum Beispiel Ideen entwickeln oder weiterspinnen wollen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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