So schützen Sie sich vor der Spam-Flut

21. Juni 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Internetexperten zufolge sind bis zu 90 Prozent aller verschickten E-Mails unerwünschte Werbe-Mails. Viele Leser klagen, dass ihre Postfächer mit Spam überquellen. Lesen Sie in dieser Ausgabe, wie Sie die Spam-Flut in Ihrem Outlook eindämmen und in Zukunft verhindern, ins Visier der Spammer zu geraten.

Outlook verfügt seit vielen Jahren über einen integrierten Spam-Filter. Der sortiert E-Mails mit für Spam typischen Inhalten aus und verschiebt sie in den Junk-E-Mail-Ordner. Allerdings ist dieser Schutz in der Voreinstellung noch recht löchrig, sodass Sie ihn unbedingt anpassen sollten.

Den Spam-Filter konfigurieren

Damit Outlook Spam-Mails aussortiert und in den Ordner JUNK-E-MAIL verschiebt, richten Sie den Spam-Filter wie folgt ein:

  1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf.
  2. Klicken Sie auf dem Register EINSTELLUNGEN auf den Button JUNK-E-MAIL.
  3. Wählen Sie als Schutzstufe entweder NIEDRIG oder HOCH aus. Wir haben gute Erfahrungen mit der hohen Schutzstufe gemacht. In Kombination mit einer gut gepflegten „Sichere Absender“-Liste sorgt diese Einstellung dafür, dass der meiste Müll gleich im Spam-Ordner landet. Allerdings ist es dann notwendig, regelmäßig den Ordner JUNK-E-MAIL durchzusehen, damit Ihnen nicht eine versehentlich als Spam eingestufte wichtige E-Mail durch die Lappen geht.
  4. Besitzer von Outlook 2007 haben zudem die Möglichkeit, Hyperlinks in Phishing-Mails zu deaktivieren und sich bei verdächtigen Domänennamen warnen zu lassen. Diese Optionen sollten Sie in jedem Fall einschalten.
  5. Sinnvoll ist es auch, eigene E-Mails mit einem elektronischen Siegel versehen zu lassen, damit diese Nachrichten beim Empfänger als Nicht-Spam eingestuft werden (sofern der Empfänger Outlook 2007 nutzt).

Zusätzlich sollten Sie die Liste SICHERE EMPFÄNGER ausfüllen, damit E-Mails von diesen Absendern nicht versehentlich als Spam eingestuft werden. Noch zwei Hinweise:

  • Die Option NUR SICHERE ABSENDER UND EMPFÄNGER ist nur dann sinnvoll, wenn Sie ausschließlich von einigen ausgewählten Absendern E-Mails erhalten wollen. Für geschäftliche Zwecke ist das ungeeignet – es sei denn, Sie wollen keine neuen Kunden.
  • Die Option ALS JUNK-E-MAIL IDENTIFIZIERTE NACHRICHTEN ... ENDGÜLTIG LÖSCHEN sollten Sie höchstens in Kombination mit der Sicherheitsstufe NIEDRIG einsetzen. Aber auch dann riskieren Sie, dass E-Mails versehentlich als Spam eingestuft und sofort gelöscht werden.

Adressen in die Liste der erwünschten Absender einfügen

Spam kommt in den allermeisten Fällen von Adressen, die Sie nicht kennen. Um zu verhindern, dass Outlook E-Mails von Personen, mit denen Sie öfter Nachrichten austauschen, versehentlich als Spam auffasst, können Sie diese Adressen in die Whitelist aufnehmen. Adressen, die in der WHITELIST - oder im Outlook-Jargon die „Liste der sicheren Absender“ - stehen, landen grundsätzlich nicht im Junk-E-Mail-Ordner. Die Whitelist pflegen Sie über das Register SICHERE ABSENDER im Dialog JUNK-E-MAIL-OPTIONEN und über den Befehl JUNK-E-MAIL aus dem Kontextmenü zu einer E-Mail. Sie ha- ben dabei die Möglichkeit, einzelne Adressen (wie name@firma.de) oder gleich ganze Domänen (wie @firma.de) in die Whitelist zu übernehmen.

Zusätzlich empfiehlt es sich, auf dem Register SICHERE ABSENDER die Option MEINE KONTAKTE SIND AUCH VERTRAUENSWÜRDIGE ABSENDER zu aktivieren. In Outlook 2007 können Sie zusätzlich alle Adressen, an die Sie E-Mails schicken, in die Whitelist übernehmen.

Die Pflege der Whitelist kann zeitaufwendig werden. Deshalb bietet Outlook die Möglichkeit, Adresslisten zu importieren sowie eine einmal angelegte Whitelist zu exportieren. Auf diese Weise können Sie Listen mit Kollegen austauschen oder im Unternehmen dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter über die gleiche Whitelist verfügen. Eine Adressliste, die sich über den Button IMPORTIEREN auf dem Register SICHERE ABSENDER einfügen lässt, muss als reine Textdatei vorliegen, jede Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen. Hier sind auch Domänenadressen wie „@firma.de“ erlaubt.

Umgekehrt sorgt die BLACKLIST, in Outlook die „Liste blockierter Absender“, dafür, dass E-Mails, die von einem dieser Absender stammen, sofort im Junk-E-Mail-Ordner landen. Diese Liste erweitern Sie ebenfalls über den Befehl JUNK-E-MAIL aus dem Kontextmenü zu einer E-Mail oder über das Register BLOCKIERTE ABSENDER in den JUNK-E-MAIL-OPTIONEN.

In den meisten Fällen können Sie sich die Mühe sparen, eine Spammer-Adresse in die Blacklist einzutragen: Spammer wechseln die Adressen, über die sie versenden, ständig; manchmal verwenden sie auch Adressen von tatsächlichen Nutzern. Nur wenn Sie zum Beispiel von einer Firma immer wieder Werbe-Mails erhalten, lohnt es sich, die Adresse in die Blacklist aufzunehmen. Auch die Blacklist lässt sich über Adresslisten erweitern, die Sie importieren.

Wir werden immer mal wieder gefragt, wie man einem Absender mitteilen kann, dass man seine E-Mails blockiert. Über die Liste der blockierten Absender in Outlook geht das nicht. Das ist auch sinnvoll so: Wenn man auf eine Spam-Mail reagiert, weiß der Absender, dass die Adresse existiert – und schickt erst recht Spam an diese Adresse. Solche validierten Adressen sind für Dienstleister, die Spammer mit Adressen beliefern, mehr wert als unbestätigte.

Wenn Sie einer bestimmten Person mitteilen wollen, dass Sie von ihr keine E-Mails mehr lesen, dann schreiben Sie ihr eine Antwort. Oder Sie richten eine Regel ein, die automatisiert eine Antwort an den Absender verschickt.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"