Trotz Outlook 2003/2007: PST-Datei fasst nur 2 Gigabyte

03. Juli 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Outlook 2003/2007 konvertiert den Persönlichen Ordner nicht automatisch ins Unicode-Format – die Umwandlung müssen Sie selbst erledigen.

Outlook 2003/2007 konvertiert PST-Datei nicht ins Unicode-Format

Outlook 2003/2007 konvertiert den Persönlichen Ordner nicht automatisch ins Unicode-Format – das müssen Sie selbst erledigen.

Frage: Ich bin vor einiger Zeit auf Outlook 2007 umgestiegen, unter anderem weil die Datendatei in meinem alten Outlook 2002 auf 2 Gigabyte begrenzt war. Nach der Installation von Outlook 2007 habe ich einfach die alten Daten weiterverwendet. Nun erscheint plötzlich die Meldung, dass ich die Maximalgröße meiner Outlook-Datendatei erreicht habe. Ich habe das auf der Festplatte überprüft: Die Datei Outlook.pst belegt knapp 1,9 GByte – wie kann das sein?

Antwort: Wenn Sie eine PST-Datei, die Sie in Outlook bis einschließlich Version 2002 gespeichert haben, in Outlook 2003 oder 2007 weiterverwenden, konvertiert Outlook sie nicht automatisch in das Unicode-Format. Das heißt, sie bleibt weiterhin im ANSI-Format gespeichert, so dass sie maximal 2 GByte umfassen darf.

Eine einfache Methode, eine ANSI-Datendatei ins Unicode-Format umzuwandeln, bietet Outlook nicht. Sie können sich aber mit der folgenden Vorgehensweise behelfen:

1. Rufen Sie in Outlook den Befehl „Datei, Neu, Outlook-Datendatei“ auf.

2. Wählen Sie als Speichertyp „Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook“ aus und klicken Sie auf „OK“, damit Sie eine Datei im Unicode-Format erhalten.

3. Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf „OK“.

4. Geben Sie an, dass diese neue PST-Datei als Standardordner verwendet werden soll: Dazu rufen Sie den Befehl „Extras, Konteneinstellungen“ auf und öffnen das Register „Datendateien“.

5. Hier sind nun zwei Persönliche Ordner zu sehen. Wählen Sie den neuen aus (zu erkennen am Dateinamen, den Sie in Schritt 3 eingegeben haben) und klicken Sie auf „Als Standard festlegen“.

6. Schließen Sie den Dialog.

7. Nun gehen Sie durch die verschiedenen Outlook-Module und kopieren die Daten aus dem alten Persönlichen Ordner jeweils in den neuen. Am einfachsten geht das, wenn Sie zum Beispiel im Kalender „Alle Termine“ und im Adressbuch „Nach Kategorie“ auswählen – in der tabellarischen Ansicht, die dann erscheint, können Sie alle Termine bzw. Kontakte mit STRG+A auswählen und mit der Maus in den neuen Persönlichen Ordner ziehen.

8. Schließen Sie den alten Persönlichen Ordner, indem Sie ihn in der Ordneransicht mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl „"Persönliche Ordner" schließen“ aufrufen.

Nun können Sie die volle Speicherkapazität, also etwa 20 Gigabyte für die PST-Datei ausschöpfen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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