Vermeiden Sie E-Mails an Cc

31. Mai 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Nutzen Sie das Cc-Feld nicht, um Vorgesetzte „bloß zu informieren“ - die meisten Cc-Mails in Firmen sind überflüssig.

E-Mails per „Cc“ („Carbon Copy“) gehören zu den großen Zeitfressern. Die allermeisten E-Mails, die man in Kopie erhält, dienen nur zur Absicherung des Absenders bzw. sind ein Versuch des Absenders, Verantwortung abzuwälzen. Dem Empfänger rauben solche E-Mails unnötig Zeit.

Eine sinnvolle Ausnahme: Wenn die Empfänger ausdrücklich informiert und auf dem aktuellen Stand gehalten werden wollen.

Deshalb: Verzichten Sie selbst darauf, E-Mails in Kopie zu versenden. Und vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen, dass auch diese auf Kopien verzichten. In manchen Firmen gibt es sogar feste Vereinbarungen, dass Cc-Mails verboten sind und der Versender beispielsweise 5 Euro in die Kaffeekasse zahlen muss.

Falls Sie trotzdem von Ihren Mitarbeitern weiterhin Cc-Mails bekommen, sagen Sie ihnen deutlich, dass Sie in Zukunft keine solchen E-Mails mehr lesen werden. Und im Extremfall richten Sie mit dem Regel-Assistenten Ihres Outlook eine Regel ein, die E-Mails, bei denen man Sie auf „Cc“ gesetzt hat, entweder gleich löscht oder in einen eigenen Ordner verschiebt. Kommunizieren Sie dann, dass Ihr Outlook Cc-Mails automatisch löscht.

Hinweis:

Das heißt natürlich nicht, dass Sie nicht E-Mails an mehrere Personen senden dürfen – zum Beispiel zur Abstimmung eines Termins. Dazu tragen Sie die Empfängeradressen wie gewohnt ins An-Feld ein.

„Cc-Mails“ sind E-Mails, bei denen man anderen Personen – in der Regel Vorgesetzte – „nur informieren“ will. Was aber nicht wirklich notwendig ist und nur dazu führt, dass der Posteingang der Vorgesetzten vor lauter unwichtigen E-Mails überquillt.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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