Vorsicht beim Kopieren von Kontakten

27. Juni 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Das Kopieren eines Kontakts mit dem Ziel, sich Tipparbeit zu sparen, ist keine gute Idee – lesen Sie warum.

Zum Anlegen eines neuen Kontaktes greifen manche Nutzer zu einem kleinen Trick: Sie kopieren einen vorhandenen Kontakt und müssen dann nur noch die abweichenden Angaben ändern (praktisch bei Mitarbeitern aus der gleichen Firma).

Dabei gilt es allerdings drei Dinge zu beachten:

  • Die Kopien sind nicht miteinander verknüpft. Wenn Sie Einträge im Original (oder in der Kopie) ändern, werden diese Änderungen nicht in die Kopie (bzw. das Original) übernommen.

  • Wenn Outlook bereits Journaleinträge für den kopierten Kontakt aufgezeichnet hat, werden die auch in der Kopie gespeichert, zum Beispiel mitprotokollierte Telefonate. Nicht alle dieser Einträge lassen sich aus der Kopie löschen.

  • Kopien sind für Outlook nicht eindeutig zu identifizieren. Es kann dadurch zu Problemen beim Synchronisieren mit dem Smartphone kommen.

Aus diesen Gründen ist es sinnvoller, den Befehl „Neuer Kontakt in dieser Firma“ zu verwenden: Der legt einen neuen Kontakt an und trägt automatisch die Firmendaten (Anschrift, etc.) aus dem vorher markierten Kontakt ein.

Den Befehl finden Sie in Outlook bis Version 2007 im Menü „Aktionen“; in Outlook 2010 rufen Sie „Start, Neue Elemente, Kontakt in dieser Firma“ auf.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"