Was tun Sie während Ihrer Arbeitszeit wirklich?

10. September 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Führen Sie für eine Woche eine Übersicht über Ihre Aktivitäten während des Tages – so sehen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag tatsächlich verbringen.

Arbeitszeit mitprotokollieren

Führen Sie für eine Woche eine Übersicht über Ihre Aktivitäten während des Tages – so sehen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag tatsächlich verbringen.

Ganz egal, ob Sie angestellt sind oder freiberuflich bzw. selbstständig arbeiten: Wissen Sie eigentlich, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen?

Freiberufler und Selbstständige, die mit ihren Kunden nach Arbeitszeit abrechnen, zeichnen die für die Kunden aufgewendeten Zeiten meist auf – entweder auf einem Stundenzettel oder auch per Software (ok, es gibt auch welche, die sich das sparen und über den Daumen peilen). Falls Sie das nicht tun, empfehle ich Ihnen, einmal für eine Woche oder auch zwei detailliert aufzuzeichnen, was Sie während der Arbeitszeit genau machen.

Am einfachsten legen Sie sich eine Tabelle in Excel an, in der Sie für jeden Arbeitstag eine Spalte einrichten und über die Sie ein 30- oder besser noch 15-Minuten-Raster legen. Drucken Sie die Tabelle aus und tragen Sie für jedes Feld ein, was Sie an dem Tag getan haben. Oder füllen Sie die Tabelle am PC aus, wenn Sie die meiste Zeit ohnehin am PC sitzen.

Damit die Angaben auch genau sind, ist es sinnvoll, die Tabelle nicht erst am Abend auszufüllen, sondern einmal pro Stunde oder alle zwei Stunden.

Wenn Sie wollen, fügen Sie am Ende jeder Tagesspalte noch Zeilen ein, in denen Sie die Zeiten aufaddieren, die Sie für Arbeit bzw. für Privates genutzt haben. Sie können natürlich auch noch die Arbeitszeiten für verschiedene Projekte/Kunden unterschiedlich aufschlüsseln.

Ich persönlich kennzeichne die verschiedenen Projekte in der Tabelle farblich, weil das die Tabelle übersichtlicher macht.

Noch ein Tipp: Das Führen einer solchen Tabelle diszipliniert ungemein. In den Wochen, in denen ich die Tabelle führe, reduzieren sich die Zeiten, die ich für eher unproduktive Aktivitäten verwende, spürbar.

Und es sorgt immer wieder für Aha-Effekte, wenn man merkt, wie viele Stunden man am Tag tatsächlich mit Arbeit verbringt und wie viel Zeit auf andere Aktivitäten entfällt.

Und noch ein Hinweis: Oft behaupten Klienten, wenn sie eine solche Tabelle für eine Woche geführt und nicht ganz erwartete Ergebnisse erhalten haben, dass diese Woche nicht repräsentativ ist. Das passiert gern, wenn jemand, der angeblich eine 60-Stunden-Arbeitswoche hat, in der Tabelle aber auf knapp 40 echte Arbeitsstunden kommt. Wenn Sie auch der Meinung sind: Dann führen Sie die Tabelle noch ein, zwei Wochen länger.

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