Wie Sie Unterbrechungen vermeiden und trotzdem im Notfall informiert sind

15. Januar 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wer konzentriert arbeiten will, schaltet am besten die Desktop-Benachrichtigung von Outlook ab. Sonst erscheint alle paar Minuten ein Hinweis auf neu eingegangene E-Mails. Wie Sie sich trotzdem gezielt über E-Mails von ausgewählten Personen oder mit einem bestimmten Betreff informieren lassen, lesen sie in diesem Beitrag.

Mithilfe des Regel-Assistenten können Sie Ihr Outlook nach dem Deaktivieren der Benachrichtigungen so einrichten, dass dennoch Benachrichtigungen über bestimmte E-Mails angezeigt werden. 

Dabei haben Sie die Wahl, ob eine Desktop-Benachrichtigung oder aber ein Fenster über dem gerade geöffneten Programm erscheinen soll. Die Desktop-Benachrichtigung in der Taskleiste stört den Arbeitsfluss erheblich weniger als ein hochpoppendes Fenster, das den Fokus bekommt. Einfach Weitertippen ist bei diesem Fenster nicht möglich.

Regel definieren

Zum Definieren der Regel gehen Sie so vor:

  1. In Outlook 2000 und 2002/XP rufen Sie den Befehl Extras ⇒ Regel-Assistent auf, in Outlook 2003 und 2007 den Befehl Extras ⇒ Regeln und Benachrichtigungen. In Outlook 2010 rufen Sie Start ⇒ Regeln ⇒ Regeln und Benachrichtigungen (in der Gruppe Verschieben) auf.
  2. Klicken Sie auf Neue Regel (bzw. Neu in Outlook vor 2003).

  3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Nachrichten bei Ankunft prüfen (bzw. in Outlook 2010 auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden) und klicken Sie auf Weiter.
  4. Nun bestimmen Sie die Bedingung, die erfüllt sein muss, damit Outlook eine Benachrichtigung anzeigt. Sie können auch mehrere Bedingungen aktivieren, die dann alle erfüllt sein müssen, zum Beispiel Nachricht von Absender X mit Betreff Y (Ausnahme: Falls Sie mehrere Absender angeben, ist die Bedingung erfüllt, wenn einer davon die Nachricht gesendet hat).
  5. Klicken Sie dann auf Weiter.
  6. Wenn beim Eingang einer E-Mail, die die Bedingung(en) erfüllt, eine Desktop-Benachrichtigung über der Taskleiste erscheinen soll, schalten Sie die Option Desktopbenachrichtung anzeigen ein. Falls stattdessen ein Fenster erscheinen soll, über das Sie die E-Mail gleich öffnen können, schalten Sie die Option Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen ein. Klicken Sie im unteren Fenster auf diesen Text, und geben Sie den Text ein, der angezeigt werden soll.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen und auf OK.
  8. Achten Sie darauf, dass im Dialog Regeln und Benachrichtigungen vor der neuen Regel ein Häkchen steht, und schließen Sie den Dialog dann.

Bedingungen definieren

Falls Sie benachrichtigt werden wollen, sobald eine E-Mail von einem bestimmten Absender (oder mehreren) eingeht, gehen Sie so vor:

  1. Schalten Sie im Regel-Assistenten (in Schritt 4) die Option die von einer Person/Verteilerliste kommt ein (bzw. in Outlook 2010 ...Person/ öffentlichen Gruppe...).
  2. Klicken Sie dann unten im Dialog unter 2. Schritt auf den blauen Link einer Person/Verteilerliste (bzw. Person/öffentlichen Gruppe).
  3. Wählen Sie den Absender (oder auch mehrere Kontakte) bzw. den Verteiler aus, klicken Sie auf Von und schließen Sie den Dialog mit OK.

Falls Sie noch weitere Bedingungen festlegen wollen, zum Beispiel noch Stichwörter für den Betreff eingeben, fahren Sie wie im Anschluss beschrieben fort.

Falls die Benachrichtigung bei bestimmten Schlüsselwörter im Betreff erscheinen soll, gehen Sie so vor:

  1. Schalten Sie im Regel-Assistenten (in Schritt 4) die Option mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text ein.
  2. Klicken Sie unter Schritt 2 auf den Link bestimmten Wörtern.
  3. Tippen Sie den gewünschten Begriff ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Falls Sie noch weitere Begriffe eingeben wollen, wiederholen Sie den vorhergehenden Schritt. Die Bedingung gilt als erfüllt, wenn einer dieser Begriffe im Betreff bzw. Nachrichtentext steht.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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