Wirklich ungestört in den stillen Stunden

05. November 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So sorgen Sie dafür, dass Sie in Ihrer „stillen Stunde“ auch wirklich ungestört sind.

Auch wenn Sie sich entschieden haben, jeden Tag eine stille Stunde (die auch 90 oder 120 Minuten dauern kann) einzulegen, heißt das noch lange nicht, dass Ihre Kollegen, Ihre Kunden oder auch Ihre Vorgesetzten darauf Rücksicht nehmen.

So sorgen Sie dafür, dass Sie in der „stillen Stunde“ auch wirklich ungestört sind:

  • Tragen Sie die stille Stunde in Ihren Kalender ein, zum Beispiel als Serientermin. Dann lehnt Outlook eingehende Besprechungsanfragen bei Überschneidungen gleich automatisch ab (sofern Sie das so eingerichtet haben). Außerdem verhindern Sie so, dass Sie versehentlich mal einen anderen Termin in diesen Zeitraum legen. Sollte es doch einmal notwendig sein, etwa weil Sie einen nicht verschiebbaren Auswärtstermin haben, dann verschieben Sie diesen einen Serientermin einfach.

  • Überzeugen Sie Ihre Kollegen, selbst auch stille Stunden einzuplanen – am besten zeitgleich mit Ihnen.

  • Wählen Sie für Ihre stillen Stunden einen Zeitraum, an dem es für andere normal ist, dass Sie nicht erreichbar sind. Wenn Sie Frühaufsteher sind, nehmen Sie zum Beispiel die Zeit von 8 bis 9 Uhr (wenn die meisten Kollegen um 9 Uhr beginnen). Als Alternative bietet sich der Zeitraum zwischen 12 und 14 Uhr (bzw. die in Ihrem Unternehmen übliche Mittagszeit) an, wo sich niemand wundert, wenn Sie nicht ans Telefon gehen.

  • Schließen Sie die Bürotür. Schalten Sie den Anrufbeantworter Ihres Büro- und Ihres Mobiltelefons ein (sofern Sie nicht gerade einen dringenden Anruf erwarten); deaktivieren Sie außerdem die Mithörfunktion, um nicht abgelenkt zu werden. Richten Sie Ihr Outlook so ein, dass es keine E-Mails abholt und schalten Sie alle übrigen Kommunikationsmittel wie Instant-Messenger-Software aus.

  • Erfahrungsgemäß dauert es etwa vier Wochen, bis sich Ihre Kollegen, Mitarbeiter, etc. daran gewöhnen, dass Sie zu dieser Zeit nicht erreichbar sind. Häufig ist es anfangs auch erforderlich, dass Sie Ihre stillen Stunden „verteidigen“. Weisen Sie höflich, aber bestimmt darauf hin, dass Sie zu dieser Zeit nicht gestört werden wollen – und verweisen Sie darauf, dass Sie in dieser Zeit konzentriert an Projekt X arbeiten, also zum Wohle der Firma. Und seien Sie dabei konsequent: Wenn Sie einmal eine Ausnahme machen, erwarten Ihre Kollegen auch beim nächsten Mal, dass Sie „nur mal schnell …“.

  • Holen Sie sich, falls erforderlich, vor der Einführung der stillen Stunden die Zustimmung Ihrer Vorgesetzten.

  • Falls Ihre Vorgesetzten Ihre stillen Stunden nicht respektieren: Wählen Sie einen Zeitraum, zu dem die Vorgesetzten noch nicht oder nicht mehr im Büro sind; auch die Mittagszeit kann dafür sinnvoll sein.

  • Nutzen Sie die stillen Stunden konsequent nur für wirklich wichtige Aufgaben (Kategorie A oder B in der Eisenhower-Matrix). Fangen Sie sofort an und erledigen Sie in der Zeit keine anderen, weniger wichtigen Arbeiten (schnell mal etwas nachschlagen, noch eine E-Mail schreiben oder Ähnliches).

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