Zuverlässig und professionell: Vergessen Sie nicht die Beantwortung von Kunden-Mails

04. Februar 2018
Martin Vieten Von Martin Vieten, News & Trends, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials, Photoshop Elements, Digital Fotografieren, Multimedia ...

Ein Pfund, mit dem Sie in Geschäftsbeziehungen wuchern können, ist die zuverlässige Beantwortung von Kunden-Mails. Mit Outlook können Sie ungelesene E-Mails so kennzeichnen, dass sie nicht mehr aus Ihrem Blickfeld geraten.

Die Situation kennt wahrscheinlich jeder: Sie sind mit anderen Dingen beschäftigt, und eine berufliche E-Mail bleibt ungelesen in Ihrem Postfach. Vielleicht haben Sie sie kurz registriert, doch die lange To-do-Liste, mit der Sie sich noch befassen müssen, hat Priorität. Schon ist die Nachricht vergessen. Zwar ist sie nicht verschwunden und könnte auch später noch aufgerufen sowie beantwortet werden, doch häufig geht sie dann einfach in der Flut der eingegangenen E-Mails unter.

Dass ungelesene Nachrichten in der Regel erkennbar sind, ändert daran meist nichts. Für eine gute Kundenbindung ist das jedoch fatal. Insbesondere neue Kunden, die noch nicht mit Ihnen gearbeitet haben, können Sie und Ihre Arbeit nicht richtig einschätzen. Sie wünschen sich eine schnelle und lückenlose Kommunikation, in der Nachrichten nicht verloren gehen, sondern zeitnah und angemessen beantwortet werden.

Eine zuverlässige und zeitnahe Beantwortung von Nachrichten ist also ein Schlüssel zum Erfolg. Denn nur so kann das Vertrauen aufgebaut werden, das das Fundament einer guten Kundenbindung bildet.

Reagieren Sie zuverlässig auf Nachrichten

Beantworten Sie eine E-Mail nicht, wird der Kunde unter Umständen nicht erneut mit Ihnen in Kontakt treten und Sie haben einen potenziell wichtigen Auftrag verloren, ohne dass Sie überhaupt davon wussten. Outlook bietet Ihnen hier eine spezielle Unterstützung, mit der Sie ungelesene Nachrichten deutlich besser sichtbar machen. Damit gehören überlesene E-Mails der Vergangenheit an.

 

  1. Klicken Sie unter dem Register Ansicht auf Ansichtseinstellungen, wenn Sie mit einer Outlook-Version ab 2010 arbeiten.
    In Outlook 2007 klicken Sie auf Ansicht – Aktuelle Ansicht – Aktuelle Ansicht anpassen.
  2. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung. In Outlook 2007 wählen Sie stattdessen Autom. Formatierung.
  3. Klicken Sie auf Nachrichten und anschließend auf Schriftart.

 

Machen Sie ungelesene Nachrichten sichtbar

  1. Damit ungelesene Nachrichten wirklich nicht mehr aus Ihrem Blickfeld geraten, sollten Sie Formatierungen wählen, die garantiert ins Auge fallen. Nutzen Sie darum am besten den Schriftschnitt:Fett und den Schriftgrad:Groß bzw. Größer. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Farbe auszuwählen, die besonders prägnant ist. Entscheiden Sie sich am besten für dunklere Farben, da helle Töne schneller übersehen werden. Auch die Schrift sollte besonders kräftig sein. So eignen sich insbesondere Tahoma, Arial oder Franklin Gothic
  2. Nun können Sie alle Dialoge schließen. Wenn Sie die Einstellung für alle Ordner in Outlook vornehmen möchten, ist das in den Versionen ab 2010 ganz einfach erledigt. Klicken Sie dazu auf Ansicht – Ansicht ändern – Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.

In älteren Versionen gehen Sie manuell vor und verändern die Einstellungen in jedem Ordner wie beschrieben.

Nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie ungelesene E-Mails für sich selbst sichtbarer. So behalten Sie alles im Griff und können zeitnah auf eingegangene Nachrichten reagieren. Ihre Kunden werden es Ihnen danken, und vielleicht ist das der Beginn einer langjährigen und gewinnbringenden Geschäftsbeziehung. Der Grundstein ist damit auf jeden Fall gelegt.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!
Jetzt gratis per E-Mail

  • Gratis Outlook-Installationsanleitung
  • Kontoeinstellungen für die wichtigsten Provider
  • Wie Sie Outlook mit Ihrem Smartphone und Tablet synchronisieren
  • + Gratis Newsletter MS Office-Praxistipps per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • jederzeit abbestellbar
  • + Gratis Newsletter MS Office-Praxistipps per E-Mail
DDV Qualitätsstandard E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.
Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"