Aktualisierbare Textelemente einfügen

06. Juni 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Briefe enthalten häufig standardisierte Elemente wie den Infoblock mit der Anschrift oder eine Fußzeile mit der Bankverbindung und ähnlichen Angaben. Diese Elemente haben Sie vielleicht sogar in verschiedene Dokumentvorlagen eingefügt: zum Beispiel in eine allgemeine Briefvorlage, einen Rechnungsvordruck usw.

Aber was ist, wenn sich Ihre Anschrift oder Ihre Bankverbindung einmal ändert? Müssen Sie die Informationen dann von Hand in allen Dokumentvorlagen aktualisieren? – Natürlich nicht! Vorausgesetzt, Sie haben vorgesorgt und die Standardelemente als aktualisierbare Felder eingefügt:

 

  1. Legen Sie zunächst separate Dokumente für alle Standardbausteine an. Speichern Sie zum Beispiel eine Datei, die ausschließlich den Textblock mit Ihrer Anschrift enthält, und eine Datei mit den üblichen Fußzeileninformationen wie etwa Ihrer Bankverbindung usw.
  2. Öffnen Sie anschließend eine Briefvorlage, in der Sie diese Bausteine verwenden wollen.
  3. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der der erste Standardbaustein stehen soll – zum Beispiel an die Position für Ihre Anschrift.
  4. Klicken Sie in Word 2010, 2007 auf dem Register EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf den kleinen Dropdownpfeil der Schaltfläche OBJEKT, so dass sich ein Menü öffnet, in dem Sie dann den Befehl TEXT AUS DATEI anwählen.
    In Word 2003, 2002/XP, 2000 wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl DATEI an.
  5. Suchen und markieren Sie im danach angezeigten Dialogfeld den Namen der Datei, in der Sie den gerade benötigten Standardbaustein gespeichert haben – zum Beispiel die Datei mit Ihrer Anschrift.
  6. Klicken Sie dann NICHT direkt auf die Schaltfläche EINFÜGEN, sondern klicken Sie auf den kleinen Dropdownpfeil am rechten Ende dieser Schaltfläche. Im aufklappenden Menü wählen Sie anschließend ALS VERKNÜPFUNG EINFÜGEN an.
  7. Wiederholen Sie die Schritte für die restlichen Standardbausteine.
  8. Und verknüpfen Sie auf diese Weise all Ihre Dokumentvorlagen mit den Dateien der Standardbausteine.

Wenn sich in Zukunft Ihre Anschrift, Bankverbindung oder ähnliches ändert, müssen Sie nur noch die Datei mit dem entsprechenden Standardbaustein bearbeiten. Da Ihre Vorlagen mit dieser Datei verknüpft sind, sind sie danach automatisch auf dem neuesten Stand. Am Bildschirm sehen Sie die Aktualisierung allerdings manchmal erst, nachdem Sie das Dokument gedruckt haben. Oder Sie aktualisieren die Bildschirmanzeige manuell, indem Sie das Feld mit dem Standardbaustein markieren und F9 drücken. (pbk)

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