Datenaustausch leicht gemacht

03. Mai 2012

Schneller, besser und sicherer sollte es sein, das DOCX- Format, das Microsoft mit Word 2007 eingeführt hat. Tatsache ist allerdings, dass immer noch die meisten Anwender mit älteren Versionen arbeiten, die DOCX nicht ohne Weiteres bearbeiten können und auch keine entsprechende Erweiterung installieren können oder wollen.

So erstellen Sie Word-2007-Dokumente für ältere Word-Versionen

Nehmen wir an, dass Sie mit Word 2007 arbeiten und die Dokumente auch von Anwendern mit Word 2003, 2002/XP oder 2000 bearbeitet werden sollen.

Dabei müssen Sie zunächst entscheiden, ob Sie hauptsächlich abwärtskompatible Dokumente und nur selten Word-2007-Dokumente erstellen oder ob Dokumente im neuen und in älteren Formaten gemischt bearbeitet werden müssen. Wenn Sie hauptsächlich abwärtskompatible Dokumente bearbeiten, empfiehlt es sich, Word 2007 so einzustellen, dass es generell das ältere Format »Word 97 bis 2003-Dokument« nutzt und Sie einzelne Dateien bei Bedarf explizit im Word-2007-Format speichern:

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf WORD-OPTIONEN.
  2. Wechseln Sie in den Abschnitt »Speichern«.
  3. Ändern Sie rechts im Bereich »Dokumente speichern« die Option DATEIEN IN DIESEM FORMAT SPEICHERN auf die Ein- stellung »Word 97 bis 2003-Dokument (*.doc)«.
  4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und den Dialog zu schließen.

Word 2007 befindet sich nun im sogenannten Kompatibilitätsmodus. Neue Dokumente werden künftig automatisch in einem Format angelegt, das auch Anwender mit früheren Word-Versionen direkt öffnen und bearbeiten können. Sie erkennen das daran, dass nach dem ersten Speichern eines solchen Dokumentes in der Titelleiste der Zusatz »[Kompatibilitätsmodus]« hinter dem Dateinamen angezeigt wird.

Bitte beachten Sie, dass viele neue Funktionen von Word 2007 in diesem Modus nicht zur Verfügung stehen! Es können nur die Funktionen genutzt werden, die auch frühere Word-Versionen unterstützen! Sie erkennen das daran, dass die betreffenden Funktionen deaktiviert sind und die QuickInfos einen entsprechenden Hinweis anzeigen.

Bei einigen Funktionen wie den SmartArt-Grafiken bietet Word 2007 Alternativen an, die von den Vorgängerversionen unterstützt werden. Hier können Sie dann beispielsweise die alten Organigramme aus Office XP oder die Diagramme aus »Microsoft Graph« verwenden. Auch dazu geben die QuickInfos gegebenenfalls entsprechende Hinweise.

Dokumente im DOCX-Format erstellen und bearbeiten

Möchten Sie zwischendurch ein Dokument im Word-2007-Format erstellen und bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie zunächst auf die Office-Schaltfläche und danach auf NEU.
  2. Wählen Sie anschließend eine Vorlage oder »Leeres Dokument« und klicken Sie auf ERSTELLEN. Word legt nun zunächst ein neues Dokument im Format »Word 97 bis 2003-Dokument« an.
  3. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie SPEICHERN UNTER-WORD-DOKUMENT an.
  4. Im dann folgenden Dialog wählen Sie den Ordner zum Speichern, geben einen Namen für das Dokument ein und klicken auf die Schaltfläche SPEICHERN. Als Dateiformat ist hier automatisch »Word-Dokument (*.docx)«, also das neue Word-2007-Format eingestellt.

Mit diesem Dokument sind dann auch alle neuen Word-2007-Funktionen nutzbar, die im Kompatibilitätsmodus nicht zur Verfügung stehen.

Wenn Sie Word 2007 nicht im Kompatibilitätsmodus einsetzen, sondern generell das neue Format und die neuen Funktionen nutzen möchten, können Sie dennoch Dokumente aus früheren Word-Versionen öffnen und bearbeiten oder erstellen. Sobald Sie ein Dokument oder eine solche Vorlage per Doppelklick im Windows-Explorer oder über die Office-Schaltfläche und die Funktion ÖFFNEN laden, schaltet Word 2007 automatisch in den Kompatibilitätsmodus und zeigt das auch über den bereits erwähnten Zusatz in der Titelleiste an. Spezielle Word-2007-Funktionen sind in diesem Modus nicht verfügbar. Sie können das Dokument also unbesorgt bearbeiten und speichern, denn es wird auf alle Fälle von anderen Anwendern mit früheren Word-Versionen problemlos geöffnet werden können.

Um in diesem Modus neue abwärtskompatible Dokumente anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Office-Button und danach auf NEU.
  2. Wählen Sie eine Vorlage oder »Leeres Dokument« und klicken Sie auf ERSTELLEN. Word legt nun zunächst ein neues Dokument im Format »Word 2007-Dokument« an.
  3. Klicken Sie auf den Office-Button und wählen Sie SPEICHERN UNTER-WORD 97-2003-DOKUMENT an.
  4. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie den Ordner zum Speichern aus, geben einen Namen für das Dokument ein und klicken auf die Schaltfläche SPEICHERN. Als Dateiformat ist hier automatisch »Word 97-2003-Dokument (*.doc)«, also das Format früherer Word-Versionen, eingestellt.

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