Excel-Daten optimal verknüpfen

05. April 2012

In Ihren Dokumenten verweisen Sie häufig auf eine Excel-Arbeitsmappe, um bei Bedarf beispielsweise Umsatzzahlen und grafische Auswertungen in einem Jahresbericht präsentieren zu können? Erfahren Sie wie Sie ihre Daten aus Excel richtig mit Word verknüpfen.

Springen Sie per Mausklick direkt auf das richtige Tabellenblatt

Mithilfe eines kleinen Tricks und einer kaum bekannten Hyperlink-Eigenschaft lässt sich dieses Problem recht einfach lösen. Und so geht´s:

  1. Öffnen Sie zunächst in Excel die Arbeitsmappe, die Sie in Ihrem Word-Dokument per Hyperlink referenzieren möchten.
  2. Wechseln Sie in der Arbeitsmappe auf das Tabellenblatt, das nach dem Klick auf den Hyperlink direkt in Excel angezeigt werden soll.
  3. Markieren Sie den relevanten Bereich oder das gesamte Tabellenblatt. Ein Tabellenblatt markieren Sie am einfachsten durch einen Klick auf das graue Rechteck oben links neben Spalte »A« und über Zeile »1«.
  4. Stellen Sie den Cursor in das Namensfeld über dem Tabellenblatt und tippen Sie einen Bereichsnamen wie zum Beispiel »Umsatzzahlen« oder ähnlich ein.
  5. Speichern Sie die Arbeitsmappe und beenden Sie Excel. Damit sind die Anpassungen für die Arbeitsmappe abgeschlossen.

Nun gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Dokument, in dem ein Hyperlink auf Daten aus dieser Arbeitsmappe verwendet werden soll.
  2. Fügen Sie den Hyperlink zunächst wie gewohnt über das Menü EINFÜGEN-HYPERLINK oder per Shortcut STRG + K in das Dokument ein. Im Feld DATEI ODERWEBSEITE des Dialoges »Hyperlink« befinden sich nun der Pfad und der Dateiname der Arbeitsmappe, z. B. Z:\TEST\BESTELLUNGEN.XLS.
  3. Stellen Sie den Cursor hinter den Dateinamen und tippen Sie folgenden Parameter ein: »#Umsatzzahlen«. Im Feld steht dann zum Beispiel Folgendes: Z:\TEST\BESTELLUNGEN.XLS#UMSATZZAHLEN.
    Möchten Sie die Aufmerksamkeit direkt auf den Inhalt einer bestimmten Zelle lenken, geben Sie deren Koordinaten einfach durch ein Ausrufezeichen getrennt im Parameter an: »#Umsatzzahlen!C6«
  4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und den Hyperlink ins Dokument einzufügen. Wenn Sie den Hyperlink nun einmal anklicken, wird die Arbeitsmappe geöffnet und direkt das Tabellenblatt angezeigt.

Warnung bei Änderungsmarkierungen und Kommentaren im Dokument

Kürzlich erreichte uns in der Redaktion von „Word Tipps & Tricks“ folgende Frage eines Lesers:
In unserem Unternehmen gehen Dokumente häufig durch die Hände von mehreren Bearbeitern. Dabei kommt die praktische Word-Änderungsfunktion zum Einsatz. Leider gibt es hier ein Problem: Wenn der Kollege, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat, die Einstellung ENDGÜLTIG wählt, sieht er die Änderungen nicht mehr. Das hatte schon zur Folge, dass wir versehentlich Dokumente weitergeleitet haben, in denen noch alle Änderungen vorhanden waren. Dies ist natürlich sehr ärgerlich, da die Empfänger nur die fertigen Dokumente und keine Rohfassungen erhalten sollen, zumal auch der ein oder andere interne Kommentar auf diese Weise veröffentlicht wurde. Wie können wir das in Zukunft verhindern?

Die Antwort der Redaktion:

Ursache: Änderungen sind ausgeblendet.
Haben Sie die Änderungsfunktion (diese wird in Word auch als Überarbeiten-Funktion oder Nachverfolgung bezeichnet) aktiviert, dann werden sämtliche Änderungen an dem aktuellen Dokument nicht einfach übernommen, sondern entsprechend gekennzeichnet. Eingefügter Text wird standardmäßig in einer anderen Farbe formatiert und unterstrichen, gelöschter Text wird in einer Sprechblase am linken Rand eingefügt und mit einer Linie zur ursprünglichen Position markiert.

Damit Sie den überarbeiteten Text besser kontrollieren können, steht Ihnen in Word 2010 und 2007 auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe NACHVERFOLGUNG und in Word 2003 und 2002/XP in der Überarbeiten-Symbolleiste das Dropdown-Listenfeld ANZEIGE FÜR ÜBERARBEITUNG zur Verfügung.

Hier legen Sie mit der Auswahl ENDGÜLTIG fest, dass der Text so erscheint, als wären alle Änderungen übernommen. Mit der Auswahl ENDGÜLTIGE VERSION ENTHÄLTMARKUPS wird hingegen der Originaltext mit allen Änderungen angezeigt. Ist die Auswahl ENDGÜLTIG eingestellt, ist beim normalen Bearbeiten nicht zu erkennen, dass noch versteckte Änderungen vorhanden sind. Entsprechend groß ist die Gefahr, ein solches Dokument an Dritte weiterzureichen.

Lösung: Schalten Sie die Warnfunktion ein, die Sie beim Speichern, Drucken oderVersenden per E-Mail auf die versteckten Änderungen hinweist. So werden Sie jedes Mal informiert, dass in Ihrem Dokument noch nicht übernommene Änderungen oder Kommentare vorhanden sind.

So schalten Sie die Warnfunktion in Word 2010 und 2007 ein:

  1. Word 2010: Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und wählen Sie im Backstage den Befehl OPTIONEN. Word 2007: Klicken Sie oben links auf die Office-Schaltfläche und dann im aufgeklappten Office-Menü auf die Schaltfläche WORD-OPTIONEN.
  2. Klicken Sie im jetzt angezeigten Dialogfeld links auf den Eintrag SICHERHEITSCENTER(Word 2010) bzw. VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER (Word 2007) und dann auf die Schaltfläche EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER/VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER.
  3. Es öffnet sich ein weiteres Dialogfeld. Wählen Sie hier links den Eintrag DATENSCHUTZOPTIONEN.
  4. Aktivieren Sie jetzt im Bereich DOKUMENTSPEZIFISCHE OPTIONEN das Kontrollkästchen VOR DEM DRUCKEN, SPEICHERN ODER SENDEN EINER DATEI MIT ÜBERARBEITUNGEN ODER KOMMENTAREN WARNEN (Word 2010) bzw. VOR DEM DRUCKEN, SPEICHERN ODER SENDEN EINER DATEI MIT NACHVERFOLGTEN ÄNDERUNGEN ODER KOMMENTAREN WARNEN (2007).
  5. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit OK. Ab sofort erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn Sie versuchen, ein Dokument mit Kommentaren oder nachverfolgten Änderungen zu drucken, zu speichern oder zu senden. Mit einem Klick auf OK können Sie den Vorgang dennoch fortsetzen.

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