Hauptüberschrift für ein Seriendruckverzeichnis

06. September 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Mit einem Seriendruckverzeichnis – oder einem Seriendruck-Katalog, wie es in Word 2000 heißt – erstellen Sie schnell und unkompliziert eine fortlaufende Liste aller Datensätze aus einer Datenquelle. Praktisch ist das zum Beispiel, wenn Sie ein Adressbuch drucken wollen.

Manchmal möchten Sie aber ganz am Anfang des fertigen Seriendruckdokuments eine Überschrift einfügen. Das Problem: Normaler Text, den Sie in das Dokument eingeben, wird in jedem Datensatz wiederholt, so dass die gewünschte Überschrift vor jedem Verzeichnis-/Katalogelement erscheinen würde.

Damit dies nicht passiert, fügen Sie am Anfang Ihres Seriendruckdokuments eine Abfrage ein, die überprüft, ob es sich um den ersten Datensatz aus der Datenquelle handelt, und die nur in diesem Fall die gewünschte Überschrift einfügt.

Dazu beginnen Sie zunächst wie gewohnt, indem Sie ein Seriendruckverzeichnis erstellen:

  1. Starten Sie in einem neuen, leeren Dokument die Seriendruckfunktion: In Word 2010, 2007 per SENDUNGEN-SERIENDRUCK STARTEN-SERIENDRUCK STARTEN, in Word 2003, 2002/XP per EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENBRIEFERSTELLUNG bzw. SERIENDRUCK-ASSISTENT oder in Word 2000 per EXTRAS-SERIENDRUCK.
  2. In Word 2010, 2007 wählen Sie anschließend im Menü der Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN die Option VERZEICHNIS an, in Word 2003, 2002/XP aktivieren Sie im SERIENDRUCK-Aufgabenbereich die Option VERZEICHNIS und in Word 2000 wählen Sie im Seriendruck-Manager ERSTELLEN-KATALOG an.
  3. Danach verbinden Sie in gewohnter Weise die Datenquelle (Excel-Datei, Outlook-Adressbuch usw.).

Bevor Sie normale Seriendruckfelder einfügen, geben Sie die Abfrage zur bedarfsgerechten Ausgabe der Überschrift ein:

  1. Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F9, um ein Feldklammernpaar einzufügen und geben Sie zwischen den Klammern den Feldnamen IF ein:
    { IF }  
  2. Direkt hinter IF geben Sie ein Leerzeichen ein, dann drücken Sie erneut STRG+F9 und in das daraufhin eingefügte Klammernpaar tragen Sie den Feldnamen MERGESEQ ein, so dass der gesamte Ausdruck wie folgt aussieht:
    { IF { MERGESEQ } }
  3. Hinter der schließenden Klammer des MERGESEQ-Felds geben Sie den Vergleichsausdruck ein: „="1"“:
    { IF { MERGESEQ }="1" }
  4. Danach geben Sie ein Leerzeichen und im Anschluss den in doppelte Anführungszeichen gesetzten Text für die allgemeine Überschrift ein. Das gesamte Feld könnte dann folgendermaßen aussehen:
    { IF { MERGESEQ }="1" "Adressbuch vom 18.8.2011" }
  5. Springen Sie ans Ende der aktuellen Zeile – also hinter die letzte geschweifte Klammer – und drücken Sie die EINGABETASTE, um einen neuen Absatz zu beginnen.
  6. Nun fügen Sie wie gewohnt die Seriendruckfelder für das Verzeichnis/den Katalog ein.

Wenn Sie die Seriendruckausgabe starten, setzt Word die von Ihnen definierte Überschrift ganz an den Anfang und darunter erscheinen fortlaufend die Seriendruckinformationen aus den einzelnen Datensätzen. Die Überschrift wird dabei nicht wiederholt, weil sie nur beim ersten Datensatz (MERGESEQ entspricht dem Wert „1“) ausgegeben wird. (pbk)

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