Mit den richtigen Word-Einstellungen immer einen Schritt voraus sein

29. Dezember 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Mit nur einigen Mausklicks können Sie Word so anpassen, dass es Ihnen mühselige Arbeiten automatisiert, verkürzt oder gar abnimmt. Laufen Sie mit uns in 2012 der Arbeit nicht mehr hinterher, sondern seien Sie ihr voraus!

Wie Word 2010 Ihnen hilft, Datenverlust zu vermeiden

Dass Word standardmäßig alle zehn Minuten automatisch eine Autosicherungsdatei anlegt, sodass Sie bei einem Systemabsturz nicht alle Daten verlieren, mag zwar wenig bekannt sein. Aber spätestens wenn Word nach einem Absturz auf der linken Seite die Sicherungskopien zum Öffnen anbietet, freut sich jeder über diese nützliche und jetzt sicher auch vertraute Funktion.

Einen Nachteil hat das automatische Speichern jedoch: Es steht Ihnen immer nur der letzte Stand der zuletzt geöffneten Dateien zur Verfügung, da die Sicherungsdatei beim ordnungsgemäßen Schließen der Worddatei gelöscht wird. Zu guter Letzt sorgt diese Funktion leider auch ab und zu für Rätselraten, ob denn nun die Sicherungskopie oder die selbst gespeicherte Datei einen aktuelleren Stand hat.

Damit Word die Sicherungskopie einrichtet, müssen die Word-Optionen entsprechend eingestellt sein. Wenn Sie mit einem Klick auf die Registerkarte DATEI die Backstage-Ansicht öffnen und hier auf den Befehl OPTIONEN klicken, öffnet sich das Dialogfeld OPTIONEN. Wenn Sie im Dialogfeld links auf SPEICHERN klicken, stehen rechts in der Rubrik DOKUMENTE SPEICHERN alle Einstellungen für die Sicherungsfunktionen zur Auswahl.

Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLEN- INFORMATIONEN SPEICHERN ALLE X MINUTEN eingeschaltet ist. Den Wert „10“ können Sie beispielweise auf „5“ verkürzen, sodass Word öfters Sicherungen anlegt. Da sich das Speichern der Sicherungskopie zwar kaum bemerkbar macht, Sie aber dennoch kurz beim Arbeiten unterbricht, sollten Sie eine kürzere Zeit vermeiden.

Lassen Sie in diesem Fall die zehn Minuten bestehen. Neu in Word 2010 ist das Kontrollkästchen BEIM SCHLIEßEN OHNE SPEICHERN DIE LETZTE AUTOMATISCH GESPEICHERTE VERSION BEIBEHALTEN, das standardmäßig eingeschaltet ist und unbedingt aktiv bleiben sollte. Denn nur dann stehen die Versionen beim versehentlichen Schließen ohne Speichern zur Verfügung.

So formatieren Sie Fuß- und Endnoten

Zur Formatierung von Fuß- und Endnoten stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Sie betreffen hauptsächlich die Form der Fußnotennummerierung, die eher selten anzupassen ist. Um die Formatierung der Fuß- und Endnoten anzupassen, klicken Sie in Word 2010 und 2007 auf der Registerkarte VERWEISE auf den kleinen Pfeil in der unteren rechten Ecke in der Gruppe FUßNOTEN. In Word 2003 und 2002 stehen Ihnen die Formatierungen in dem Dialogfeld zur Verfügung, das beim Einfügen einer Fuß-/Endnote erscheint. Neben der Formatierung der Fuß- und Endnotennummer ist auch die Formatierung der Schrift und der Absatzeinzüge wichtig. Um diese Formate anzupassen, bearbeiten Sie die Formatvorlage für Fuß- und Endnoten.

Folgende Formatvorlagen sind in Word zur Formatierung vorhanden:

  • Fußnotenzeichen: Legt die Formatierung des Fußnotenzeichens im Text sowie im Fußnotenbereich fest. Formatvorlagentyp: ZEICHEN.
  • Fußnotentext: Definiert die Formatierung des Fußnotentextes im Fußnotenbereich. Formatvorlagentyp: VERKNÜPFT (Word 2010 und 2007) bzw. ABSATZ (Word 2003 und 2002).
  • Endnotenzeichen: Legt die Formatierung des Endnotenzeichens im Text sowie im Endnotenbereich fest. Formatvorlagentyp: ZEICHEN.
  • Endnotentext: Definiert die Formatierung des Endnotentextes im Endnotenbereich. Formatvorlagentyp: VERKNÜPFT (Word 2010 und 2007) bzw. ABSATZ (Word 2003 und 2002).

Zur Anpassung der Formatvorlagen gehen Sie in Word 2010 und 2007 wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie auf die Registerkarte START und klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf den kleinen Pfeil in der unteren rechten Ecke. Daraufhin öffnet sich der Formatvorlagen- Aufgabenbereich.
  2. Klicken Sie am unteren Rand des Formatvorlagen-Aufgabenbereichs auf die Schaltfläche FORMATVORLAGEN VERWALTEN (dritte von links). Jetzt öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld.
  3. Wechseln Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte BEARBEITEN und schalten Sie hier das Kontrollkästchen NUR EMPFOHLENE ANZEIGEN aus. Ändern Sie außerdem in dem Dropdown-Listenfeld SORTIERREIHENFOLGE die Reihenfolge auf ALPHABETISCH.
  4. Nun können Sie in dem großen Listenfeld FORMATVORLAGE ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN die gewünschte Fuß- und Endnoten-Formatvorlage markieren und anschließend mit einem Klick auf die Schaltfläche ÄNDERN die Einstellungen der Formatvorlagen anpassen.
  5. Die Änderungen bestätigen Sie schließlich mit OK.

Im Formatvorlagen-Aufgabenbereich erscheint gemäß der Word-2010/2007-Einstellungen die Kopf-/Fußnoten-Formatvorlage erst nach der ersten Verwendung. Leider funktioniert dies in der Praxis nicht zuverlässig. Damit die Formatvorlage im Aufgabenbereich immer erscheint, können Sie die Formatvorlage im gleichen Dialogfeld auf der Registerkarte EMPFEHLEN mit einem Klick auf die Schaltfläche ANZEIGEN dauerhaft anzeigen lassen:

Alle Formatierungen auf einen Schlag zurücksetzen

Kürzlich erreichte uns in der Redaktion von „Word-Tipps & Tricks von A-Z“ folgende Frage eines Lesers per E-Mail:

Nachdem ich Text aus mehreren Dokumenten zu einem neuen Dokument zusammengefasst habe, sind dort die unterschiedlichsten Formatierungen enthalten: Von unterschiedlichen Formatvorlagen bis hin zu „festen“ Formatierungen ist alles zu finden. Wie kann ich die Formatierungen möglichst einfach zurücksetzen, um anschließend das neue Dokument einheitlich zu formatieren?

Die Antwort aus der Redaktion:

Wenn Sie aus unterschiedlichen Quellen Text in ein neues Dokument einfügen, wird nicht nur der reine Text in das neue Dokument eingefügt. Es werden auch sämtliche Formatierungen mit übernommen. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie die Textbestandteile per Zwischenablage mit STRG + C und STRG + V kopieren oder über die Befehle im Menüband (Word 2010), der Multifunktionsleiste (Word 2007) oder den Menüs und Symbolleisten (Word 2003, 2002 und 2000).

Entfernen Sie nach dem Zusammenstellen der Textbestandteile alle Formatierungen wie folgt:

  1. Markieren Sie das komplette Dokument über die Tastenkombination STRG + A bzw. den Textbereich, dessen Formatierungen Sie zurücksetzen möchten.
  2. Drücken Sie jetzt zuerst die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + N. Nun werden alle Formatierungen auf Basis von Formatvorlagen im aktuellen Dokument zurückgesetzt. Allen Absätzen ist jetzt die Formatvorlage »Standard« zugewiesen.
  3. Drücken Sie nun noch die Tastenkombination STRG + LEERTASTE. Damit setzen Sie alle festen Formatierungen wie Fettschrift, Kursivschrift, Schriftart etc. auf die Einstellungen der Formatvorlage »Standard« zurück.
  4. Mit der Tastenkombination STRG + Q werden schließlich alle manuellen Absatzformate wie Einrückungen, Blocksatz oder Absatzabstände zurückgesetzt.

Ihr Dokument besteht jetzt nur noch aus dem reinen Text und kann von Ihnen einheitlich formatiert werden!

     

Profi-Tipp: Setzen Sie zum Formatieren Ihrer Dokumente möglichst Formatvorlagen ein. Dann lassen sich beliebige Textbereiche zwischen den unterschiedlichsten Dokumenten austauschen und die Formatierung passt sich automatisch an das Zieldokument an. Denn der kopierte Text »erbt« automatisch alle Formatierungen der Formatvorlage des Zieldokumentes, sofern dort eine Formatvorlage mit dem gleichen Namen vorhanden ist. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, können Sie mit der Suchen-Ersetzen-Funktion (Tastenkombination STRG + H) die »fehlenden« Formatvorlagen ersetzen und sofort wieder für die richtige Formatierung sorgen.

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