Pleiten, Pech & Pannen – so überwinden Sie nervige Word-Stolperfallen

24. Mai 2012

Häufig sind es nur Kleinigkeiten, die Sie im Arbeitsfluss bremsen, Ihnen den letzten Nerv rauben oder Sie gar vom Einsatz einer interessanten Word-Funktion abhalten.   Das muss nicht sein! Die Redaktion von Word Tipps & Tricks von A bis Z erarbeitet in Ihrem Auftrag ständig Lösungen für die unterschiedlichsten Probleme.   Lesen Sie hier – kurz und bündig –, wie Sie lästige Funktionen in den Griff bekommen, Stolperfallen überwinden und Ihre Word-Probleme ein für alle Mal beseitigen.

Änderungen und Kommentare am Stück bearbeiten

Ein Dokument enthält per Änderungsnachverfolgung gekennzeichnete Korrekturen, die ich alle am Stück übernehmen möchte. Außerdem wurden in dem Dokument an verschiedenen Positionen Kommentare eingefügt, die ich gerne alle auf einmal entfernen möchte.

Wie muss ich hierzu vorgehen?

Frau Wilken per E-Mail

Wenn in einem Dokument sowohl per Änderungsnachverfolgung gekennzeichnete Korrekturen als auch Kommentare enthalten sind, lassen sich zwar alle Dokumentänderungen über die entsprechenden Funktionen der Reihe nach anspringen, dennoch müssen die Änderungen und Kommentare getrennt verarbeitet werden.

Stellen Sie sicher, dass die Änderungsnachverfolgung ausgeschaltet ist. In Word 2007 muss hierzu auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe NACHVERFOLGUNG die Schaltfläche ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN ausgeschaltet sein.

In Word 2003, 2002/XP und 2000 darf in der Statusleiste der Hinweis »ÄND« nicht fett angezeigt sein.

Die Änderungsnachverfolgung können Sie mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + E ausschalten. Übernehmen Sie nun alle per Änderungsnachverfolgung gekennzeichneten Textpassagen auf einen Schlag.

Der Einsatz der Änderungsnachverfolgung ist bei der Überarbeitung eines Dokuments ein sehr nützliches Werkzeug: Der Ersteller des Dokuments kann so auf einen Blick erkennen, welche Passagen geändert, hinzugefügt, verschoben oder gelöscht wurden. Dank der verschiedenen Ansichten wie ENDGÜLTIG, ORIGINAL bzw. ENDGÜLTIG/ORIGINAL ENTHÄLT MARKUPS lassen sich die Markierungen während der Bearbeitung auch komfortabel ausblenden.

Nie mehr die falschen Seiten ausdrucken

Ich kann es mir einfach nicht erklären: Ich möchte lediglich die dritte Seite meines neu verfassten Berichts ausdrucken und habe die Angabe im Drucken-Dialogfenster entsprechend vorgenommen, doch wenn ich den Druck starte, erhalte ich außer der gewünschten Seite noch weitere Ausdrucke. Es scheint so, als würden verschiedene Seiten des Dokuments willkürlich gedruckt.

Woran liegt das und wie kann ich das abstellen?

Günter Meinhardt per E-Mail

Das Problem tritt dann auf, wenn Ihr Dokument aus mehreren Abschnitten besteht (beispielsweise für jedes Kapitel ein Abschnitt) und Sie festlegen, dass in jedem Abschnitt die Seitennummerierung bei »1« beginnen soll. In diesem Fall gibt es in Ihrem Dokument mehrere dritte Seiten, weshalb Word nicht nur die dritte Seite des ersten Abschnittes druckt, sondern auch alle dritten Seiten der folgenden Abschnitte.

Um dieses Problem zu lösen, geben Sie beim Drucken nicht nur die Seitenzahl, sondern auch die Abschnittsnummer an. Und so gehen Sie dazu vor:

  1. Positionieren Sie den Cursor auf der Seite, die Sie drucken möchten.
  2. Prüfen Sie jetzt mit einem Blick in die Statusangaben am linken Rand der Word-Statusleiste, auf welcher Seite und in welchem Abschnitt Sie sich befinden. Beachten Sie, dass in Word 2007 die Datenanzeige hier unter Umständen erst aktiviert werden muss. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und wählen Sie im Kontextmenü die gewünschten Informationen.
  3. Erscheint hier z. B. »Seite 3« und »Abschnitt: 1« bzw. »Ab 1«, müssen Sie die dritte Seite des dritten Abschnitts drucken.
  4. Rufen Sie jetzt das Drucken-Dialogfenster auf.
    Word 2007: Klicken Sie dazu auf die Office-Schaltfläche oben links, dann auf den Befehl DRUCKEN und nun rechts auf den Eintrag DRUCKEN.
    Word 2003, 2002/XP und 2000: Rufen Sie das Menü DATEI, Befehl DRUCKEN auf.
  5. Alle Versionen: Klicken Sie unter SEITENBEREICH auf das Optionsfeld SEITEN.
  6. Geben Sie nun in dem Textfeld hinter SEITEN anstelle der einfachen Seitenzahl den Text »p3s1« ein. Das »p« steht für »Page« (= Seite), das »s« für »Section« (= Abschnitt). In unserem Beispiel wird also wie gewünscht die dritte Seite des ersten Abschnitts ausgedruckt.
  7. Wenn Sie jetzt das Drucken-Dialogfenster mit einem Klick auf OK starten, wird die gewünschte Seite des gewählten Abschnitts gedruckt.

Die zusätzlichen Seiten- und Abschnittsangaben lassen sich selbstverständlich auch zu kompletten Seitenbereichen kombinieren. Möchten Sie z. B. die erste Seite von Abschnitt 1, Abschnitt 2 und Abschnitt 3 drucken, lautet die Angabe wie folgt: »p1s1;p1s2;p1s3«. Sollen die Seiten 1 bis 12 des zweiten Abschnitts gedruckt werden, geben Sie Folgendes ein: »p1s2-p12s2«.

Wenn Sie nur eine einzelne Seite drucken wollen und sich der Cursor bereits in der aktuellen Seite befindet, können Sie im Drucken-Dialogfenster auch die Option AKTUELLE SEITE aktivieren. Hierbei sparen Sie sich die Angabe von Seite und Abschnitt.

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