PowerPoint in Word-Dokumenten nutzen

19. April 2012

Auch PowerPoint lässt sich in Word nutzbar machen. So lassen sich zum Beispiel abstrakte Prozesse leichter mit einer in Word-Dokumenten abspielbaren PowerPoint-Präsentation verdeutlichen.

PowerPoint-Präsentation in Dokument einbetten

Mit wenig Aufwand können Sie eine komplette PowerPoint-Präsentation in ein Word-Dokument einbetten. Ein Doppelklick in Word genügt, um die entsprechenden Folien (z. B. mit einer Einführung und weiterführenden Erläuterungen) anzeigen zu lassen:

  1. Wechseln Sie zunächst in PowerPoint in die Ansicht »Foliensortierung«.
  2. Drücken Sie anschließend die STRG-Taste und klicken Sie nacheinander auf die Folien, die Sie nach Word übernehmen möchten.
  3. Nach STRG +C wechseln Sie in das gewünschte Word-Dokument und wählen in Word 2010 und Word 2007 START EINFÜGEN-INHALTE EINFÜGEN an bzw. in Word 2003 und 2002/XP das Menü EINFÜGEN-INHALTE EINFÜGEN.
  4. Im folgenden Dialog markieren Sie den Eintrag »MICROSOFT OFFICE POWERPOINT-PRÄSENTATION-OBJEKT« Übernehmen Sie diese Einstellung mit OK. In Ihrem Dokument erscheint daraufhin eine Grafik der ersten Folie aus der Präsentation, die Sie beliebig verschieben, vergrößern und verkleinern können. Ein Doppelklick auf diese Folie startet dann automatisch Power-Point und es werden nacheinander alle zuvor übernommenen Folien angezeigt.
  5. Im Word-Dokument lässt sich das PowerPoint-Dokument selbst auch noch bearbeiten. Die eingefügte Folie anklicken und markieren nun mit Rechtsklick >> FOLIE-OBJEKT >> BEARBEITEN.

Keine Veränderungen in Kopf- und Fußzeile zulassen

Kürzlich erreichte uns in der Redaktion von „Word Tipps & Tricks“ folgende Frage eines Lesers: Jetzt habe ich mit viel Mühe eine Briefvorlage erstellt und sie meinen Kollegen zur Verfügung gestellt und trotzdem sehen unsere Briefe nicht einheitlich aus, weil einige Anwender noch »Verschönerungen« an der Kopfzeile der Vorlage vorgenommen haben. Gibt es eine einfache Möglichkeit, wie ich die Kopfzeile vor Veränderungen schützen kann?

Die Antwort der Redaktion:

Ursache: Gleichgültig, ob es sich um ein normales Word-Dokument oder um eine Dokumentvorlage handelt, standardmäßig kann jeder alles darin verändern, inklusive der Kopf- und Fußzeilen. Das ist vom Verfasser des Dokuments häufig nicht gewünscht. So soll es z. B. nicht möglich sein, das Firmenlogo in der Kopfzeile zu bearbeiten oder die Geschäftsangaben in der Fußzeile zu verfälschen.

Lösung: Schützen Sie Ihr Dokument mithilfe der wordeigenen Funktion DOKUMENT SCHÜTZEN. Damit nicht das ganze Dokument dadurch blockiert wird, müssen Sie zuvor Abschnittswechsel einfügen und den Schutz auf bestimmte Abschnitte begrenzen. Dazu öffnen Sie Ihre Briefvorlage und gehen mit der Tastenkombination STRG + POS1 an den Anfang des Dokuments. Und so gehen Sie in Word 2007 vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche UMBRÜCHE.
  2. Wählen Sie unter ABSCHNITTSUMBRÜCHE den Eintrag FORTLAUFEND.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte ÜBERPRÜFEN und klicken Sie in der Gruppe SCHÜTZEN auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN.
  4. Klicken Sie im jetzt angezeigten Menü auf den Eintrag FORMATIERUNG UND BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN. Daraufhin öffnet sich der Aufgabenbereich FORMATIERUNG UND BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN am rechten Bildschirmrand.
  5. Aktivieren Sie unter 2. BEARBEITUNGSEINSCHRÄNKUNGEN das Kontrollkästchen NUR DIESE BEARBEITUNGEN IM DOKUMENT ZULASSEN.
  6. Öffnen Sie danach das darunterliegende Dropdown-Listenfeld und wählen Sie hier im Anschluss den Eintrag AUSFÜLLEN VON FORMULAREN aus.
  7. Klicken Sie danach auf den blauen Link ABSCHNITTE AUSWÄHLEN.
  8. Deaktivieren Sie im nun folgenden Dialogfenster das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 und verlassen Sie anschließend das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
  9. Klicken Sie im Aufgabenbereich unter 3. SCHUTZ ANWENDEN auf die Schaltfläche JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN.
  10. Geben Sie im oberen Texteingabefeld ein Kennwort ein und wiederholen Sie es im Feld darunter. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

So gehen Sie in Word 2002/XP und 2000 vor:

  1. Rufen Sie das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word 2002/XP) bzw. MANUELLERWECHSEL (Word 2000) auf.
  2. Aktivieren Sie in dem jetzt angezeigten Dialogfenster bei ABSCHNITTSUMBRUCH (2002/XP) bzw. ABSCHNITTSWECHSEL (Word 2000) die Option FORTLAUFEND und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
  3. Rufen Sie das Menü EXTRAS auf und wählen Sie den Befehl DOKUMENT SCHÜTZEN.
  4. Aktivieren Sie im folgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen FORMULARE. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ABSCHNITTE.
  5. Es erscheint ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 ausschalten. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
  6. Zurück im Dialogfenster geben Sie im Texteingabefeld KENNWORT ein Kennwort ein und klicken dann auf OK. Jetzt werden Sie aufgefordert, das Kennwort zu wiederholen.

Alle Versionen: Kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück. Word hat nun über Ihrem Cursor eine Linie mit der Bezeichnung ENDE DES GESCHÜTZTEN ABSCHNITTS eingefügt. Ab sofort können Sie nicht mehr in die Kopf- und Fußzeile wechseln. Ein Bearbeiten der Inhalte der Kopf- und Fußzeile ist somit nicht möglich.

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