So arbeiten Sie losgelöst überall auf der Welt mit Word

29. März 2012

Mit Erscheinen von Office 2010 hat sich auch bei Word einiges verändert. Alles Wissenswerte zum Thema »Word Web App und SkyDrive« und vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit den neuen Möglichkeiten.

SkyDrive als Word-Datenspeicher

Gleichgültig, ob Sie später Ihre eigenen Dokumente im Browser von überall auf der Welt bearbeiten möchten oder ob Sie im Team ein Dokument (gleichzeitig!) bearbeiten möchten: Sie benötigen einen SkyDrive. Beim »SkyDrive« handelt es sich um einen von Microsoft im Rahmen von »Windows Live« kostenlos zur Verfügung gestellten Internetspeicherplatz, auf dem nicht nur Word-Dokumente, sondern auch Bilder etc. abgelegt werden können. Der SkyDrive ist standardmäßig 25 Gigabyte groß und steht Ihnen zur Verfügung, sobald Sie sich bei Windows Live angemeldet haben.
Die Anmeldung unter Windows Live erfolgt über die Internetadresse www.live.com. Hierzu können Sie entweder Ihre eigene E-Mail-Adresse nutzen oder eine neue E-Mail-Adresse auf Basis der Domains »live.de«, »hotmail.de« oder »hotmail.com« anlegen. Sobald Sie bei Windows Live angemeldet sind, können Sie den SkyDrive als zusätzlichen Speicherplatz direkt aus Word heraus nutzen:

  1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie in Ihrem SkyDrive speichern möchten.
  2. Mit einem Klick auf die Registerkarte DATEI öffnen Sie nun die Backstage-Ansicht. Klicken Sie hier auf die Registerkarte SPEICHERN UND SENDEN. Auf der rechten Seite erscheinen nun weitere Schaltflächen, klicken Sie hier auf IMWEB SPEICHERN.
  3. Word prüft nun die zur Verfügung stehenden Internetspeicherorte und bietet an, die Datei im SkyDrive zu speichern. Klicken Sie hierzu rechts auf die Schaltfläche ANMELDEN.
  4. Word baut die Verbindung zum Sky-Drive-Server auf und Sie müssen sich mit Ihrer Live-ID anmelden.
  5. Jetzt werden alle Ordner auf Ihrem SkyDrive angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus oder legen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche NEU einen neuen Ordner an.
  6. Weiter geht es mit dem vertrauten Dialog SPEICHERN UNTER, in dem Sie den Namen der Datei festlegen und mit einem Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN das Speichern auf dem SkyDrive abschließen.

Wenn Sie Word nun schließen, wird die Verbindung zum Sky-Drive automatisch geschlossen. Um die Datei zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu öffnen, klicken Sie einfach in der Backstage-Ansicht auf die Registerkarte ZULETZT VERWENDET. Hier wird Ihre Datei aufgeführt, als Speicherort zeigt Word eine kryptische Internetadresse an. Sollte das SkyDrive-Dokument nicht mehr in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien aufgeführt sein, können Sie es direkt im SkyDrive anklicken. Es erscheint eine Vorschau des Dokuments und SkyDrive bietet Ihnen die Möglichkeit, das Dokument mit Word zu öffnen.

Dokumente aus Word heraus per E-Mail verschicken

Kürzlich erreichte uns in der Redaktion von "Word Tipps & Tricks" folgende Frage eines Lesers: Ich würde meinen E-Mail-Versand von Word-Dokumenten gerne beschleunigen. Zwar weiß ich, dass Word eine entsprechende Funktion für das Versenden von E-Mails bereithält, wo sich diese allerdings befindet und wie ich sie verwende, habe ich noch nicht herausgefunden. Können Sie mir hier den schnellsten und einfachsten Weg zeigen?

Die Antwort der Redaktion:

Je nach Word-Version und genutztem E-Mail-Programm stehen in Word die unterschiedlichsten E-Mail-Funktionen zur Verfügung. Wenn z. B. Word 2007, 2003, 2002/XP oder 2000 in Verbindung mit Outlook 2007, 2003, 2002 oder 2000 genutzt wird, lässt sich eine Word-Datei direkt aus Word heraus per E-Mail versenden. Steht auf dem PC hingegen nur Outlook Express zur Verfügung, weil Word z. B. als Einzelversion installiert ist, lässt sich die Word-Datei nicht direkt aus Word heraus als Anhang versenden. Nutzen Sie Outlook als E-Mail-Programm, können Sie das aktuelle Word-Dokument ganz einfach per E-Mail versenden. So geht es in Word 2010 bzw. 2007:

  1. Word 2010: Klicken Sie im Menüband auf DATEI, sodass sich der Backstage öffnet. Word 2007: Klicken Sie in Word auf die Office-Schaltfläche oben links.
  2. Word 2010: Klicken Sie auf den Tab SPEICHERN UND SENDEN und anschließend auf den Befehl PER E-Mail SENDEN und dann auf ALS ANLAGE SENDEN. Word 2007: Zeigen Sie dann auf den Befehl SENDEN und wählen Sie anschließend den Befehl E-MAIL.
  3. Jetzt öffnet sich das aus Outlook bekannte E-Mail-Versandfenster. Hier ist bereits das aktuelle Dokument als Anhang aufgeführt. Sie müssen nur noch Empfänger, Betreff und E-Mail-Text eintragen.
  4. Mit einem Klick auf die Schaltfläche SENDEN wird die E-Mail mit der Word-Datei im Anhang versandt.

Regeln für das Versenden Ihrer E-Mails direkt aus Word:
Für das Versenden der E-Mail muss Outlook zuvor nicht geöffnet werden. Word lädt automatisch alle benötigten Outlook-Programmbestandteile, und zwar »unsichtbar«, sodass es den Anschein hat, dass Outlook nicht geöffnet wurde. Ist Outlook beim Versenden der E-Mail geschlossen, wird Ihre E-Mail im Postausgang von Outlook abgelegt. Der Versand erfolgt erst dann, wenn Sie Outlook öffnen (gemäß den in Outlook eingestellten Versandregeln). Ist Outlook hingegen bereits geöffnet, erfolgt der Versand gemäß den Versandregeln sofort.

Als Dateiname für den E-Mail-Anhang wird der Dateiname übernommen, unter dem Sie Ihre Word-Datei gespeichert haben. Wurde das aktuelle Dokument noch nicht gespeichert, lautet der Name des Anhangs in Word 2010 »Dokument1.docx«, »Dokument2.docx« usw. bzw. in Word 2007, 2003, 2002/XP oder 2000 »Dok1.doc(x)«, »Dok2.doc(x)« usw. _ Als Betreff trägt Word automatisch den Namen der Datei ein bzw., falls das Dokument noch nicht gespeichert wurde, »Dokument1«, »Dokument2« usw.

Word versendet immer den aktuellen Stand Ihres Dokuments. Haben Sie die letzten Änderungen vor dem Versand noch nicht gespeichert, wird dennoch der aktuelle Stand versandt und nicht die zuletzt gespeicherte Version! Gewöhnen Sie sich deshalb an, vor dem Versand einer Datei diese immer zu speichern. Im Menü DATEI-SENDEN AN stehen in 2003, 2002/XP oder 2000 weitere E-Mail-Versandmöglichkeiten zur Auswahl. Wenn Sie in diesen Word-Versionen anstelle des Befehls E-MAIL-EMPFÄNGER (ALSANLAGE) (Word 2003, 2002/XP) bzw. MAILEMPFÄNGER.

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