Text durch den Inhalt der Zwischenablage ersetzen

13. Mai 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

In manchen Texten müssen bestimmte Floskeln oder Formulierungen häufig wiederholt werden. Oder irgendwelche Abbildungen sollen mehrfach an verschiedenen Stellen im Text auftauchen. Wenn der genaue Wortlaut solcher Floskeln oder die einzufügende Grafik aber erst später bestimmt werden, stehen Sie am Ende vor der mühevollen Aufgabe, das gesamte Dokument zu durchsuchen und die Floskel/die Grafik an den passenden Stellen einzufügen. Mit einem einfachen Ersetzen-Vorgang geht das viel schneller.

Einzige Voraussetzung ist, dass Sie die Stellen, an denen eine bestimmte Floskel oder Grafik stehen soll, mit einem Platzhalter Ihrer Wahl kennzeichnen. Geben Sie an den entsprechenden Positionen zum Beispiel eine unverwechselbare Zeichenfolge wie „XXX“ ein. Es muss sich um eine unverwechselbare Zeichenfolge handeln, damit beim späteren Ersetzen nicht versehentlich normale Textpassagen ausgetauscht werden.

Nachdem Sie Ihren Text entsprechend vorbereitet haben, fügen Sie die wiederkehrenden Floskeln/Grafiken mit folgenden Schritten an den Platzhalterpositionen ein:

  1. Legen Sie ein neues Dokument an und fügen Sie darin die gewünschte Floskel oder Grafik ein.
  2. Markieren Sie den Text der Floskel oder die eingefügte Grafik und kopieren Sie diese Markierung mit der Tastenkombination STRG+C in die Zwischenablage.
  3. Wechseln Sie dann zu dem Dokument, das Sie mit Platzhaltern vorbereitet haben, und setzen Sie den Cursor ganz an den Anfang.
  4. Rufen Sie den Ersetzen-Befehl auf, indem Sie in Word 2010, 2007 START-BEARBEITEN-ERSETZEN anwählen oder in Word 2003, 2002/XP, 2000 BEARBEITEN-ERSETZEN aufrufen.
  5. Geben Sie im Feld SUCHEN NACH die unverwechselbare Zeichenfolge ein, die Sie als Platzhalter für die Floskel/Grafik verwendet haben – beispielsweise „XXX“.
  6. Geben Sie im Feld ERSETZEN DURCH folgenden Text ein:
    ^c
    Diese Zeichenkombination steht für den Inhalt der Zwischenablage.
  7. Starten Sie den Ersetzen-Vorgang – entweder, indem Sie mit Mausklicks auf WEITERSUCHEN und ERSETZEN jede Fundstelle einzeln kontrollieren, oder, indem Sie mit ALLE ERSETZEN sämtliche Fundstellen auf einmal ersetzen lassen.

Sobald der Ersetzen-Vorgang abgeschlossen ist, können Sie das Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN wieder schließen. (pbk)

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