Wie Sie per Schnellformatvorlagensatz die komplette Gestaltung Ihrer Dokumente mit nur drei Mausklicks ändern

18. Februar 2016
Monika Rohn (Herausgeberin) Von Monika Rohn (Herausgeberin), Office, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials ...

Sie benötigen das gleiche Dokument in unterschiedlichen Gestaltungsvarianten, weil z. B. die Unterlagen für die Qualitätssicherung unternehmensweit verteilt werden sollen? Doch leider arbeiten die Unternehmensbereiche bzw. die Tochterunternehmen mit anderen Farben und Schriftarten und haben sich auch für andere Zeilenabstände und Absatzausrichtungen entschieden? Sie möchten die neuen Vereinsstatuten für jede Abteilung aufbereiten, möglichst in dem von den jeweiligen Abteilungen genutzten Layout? Wie ist so etwas mit wenig Aufwand möglich?

Bislang war das Gestalten inhaltlich gleicher Dokumente in individuellen Layouts immer mit viel Handarbeit verbunden. Leider vereinfachte dies auch der konsequente Einsatz von Formatvorlagen nur wenig. Anders ist das in Word 2010/2007, denn hier können Sie mit einem Designwechsel bereits Farben und Schriftarten ändern. Doch so richtig einfach wird es erst, wenn Sie zusätzlich die neuen Schnellformatvorlagensätze nutzen. Dann werden alle Formatierungen, die Sie in Ihren Formatvorlagen hinterlegt haben, komplett geändert. Ihre Dokumente lassen sich künftig mit nur drei Mausklicks an die verschiedenen Layouts anpassen. 

Hier sind die Schnellformatvorlagensätze versteckt

Der Einsatz der Schnellformatvorlagensätze ist beeindruckend: Geben Sie für einen ersten Test in ein leeres Dokument etwas Text sowie einen Titel und ein paar Überschriften ein. Formatieren Sie den Titel und die Überschriften mit den Schnellformatvorlagen, die Ihnen auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN zur Auswahl stehen.

Klicken Sie dann auf der Registerkarte START, Gruppe FORMATVORLAGEN rechts auf die Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN. In dem nun aufgeklappten Menü platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Befehl STILSET (Word 2010) beziehungsweise FORMATVORLAGENSATZ (Word 2007). Daraufhin klappt eine Liste auf, in der Ihnen zahlreiche mitgelieferte Schnellformatvorlagensätze in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden.

Wenn Sie nun den Mauszeiger auf einem der Schnellformatvorlagensätze platzieren, wird Ihr Dokument sofort im neuen Gewand angezeigt: Sämtliche in dem Schnellformatvorlagensatz hinterlegten Formatvorlagen werden auf Ihr Dokument testweise angewandt, sodass Sie sofort die Formatierungen kontrollieren können. Sobald Sie den Mauszeiger auf einem anderen Schnellformatvorlagensatz platzieren, werden dessen Formatierungen angezeigt. Schließen Sie das Menü beispielsweise mit der Taste Esc, erscheint Ihr Dokument wieder in der ursprünglichen Formatierung.

Jeder Schnellformatvorlagensatz ist in einer eigenen Word-Datei im Format ».DOTX« abgelegt. Die mitgelieferten Schnellformatvorlagensätze sind im Ordner C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE<12 oder 14>\1031\QUICKSTYLES\ abgelegt. Eigene Schnellformatvorlagensätze legt Word unter Windows 7/Vista im Ordner C:\USERS\<anmeldename>APPDATA\ROAMING\MICROSOFT\QUICKSTYLES\ und Windows XP im Ordner C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\<anmeldename>ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\QUICKSTYLES\ ab. In der Liste mit den Schnellformatvorlagensätzen ist nicht ersichtlich, aus welcher Quelle der angezeigte Schnellformatvorlagensatz stammt. </anmeldename></anmeldename>

Diese Formatierungen ändern sich beim Wechsel

Wenn Sie Ihrem Dokument einen neuen Schnellformatvorlagensatz zuweisen, übernimmt das Dokument alle Formatvorlagen, die in der Schnellformatvorlagensatz-Datei als Schnellformatvorlagen hinterlegt sind, also alle Formatvorlagen, die Word auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN anzeigt. Alle nicht als Schnellformatvorlage definierten Formatvorlagen in der Schnellformatvorlagensatz-Datei (die nur im Formatvorlagen-Aufgabenbereich zu sehen sind) werden nicht übernommen.

Dieses Verhalten ist besonders dann wichtig, wenn in den Schnellformatvorlagen einer Schnellformatvorlagensatz-Datei Überschrift-, Nummerierungs- oder Aufzählungsformatvorlagen enthalten sind, denen für die Nummerierung/Aufzählungszeichen eine Listformatvorlage zugewiesen ist. Denn die zur Absatzformatvorlage gehörende Listformatvorlage wird nicht mit übernommen. Das hat zur Folge, dass die Schnellformatvorlage dann nicht in allen Belangen korrekt funktioniert.

Bei der Zuweisung eines Schnellformatvorlagensatzes werden technisch gesprochen die Formatvorlagen aus der Schnellformatvorlagensatz-Datei in Ihr aktuelles Dokument importiert und dabei werden die dort eventuell vorhandenen gleichnamigen Formatvorlagen überschrieben. Befinden sich in der Schnellformatvorlagensatz-Datei Formatvorlagen, die bislang nicht im Dokument vorhanden waren, werden sie hinzugefügt.

Basieren die Farben und Schriftarten im gewählten Schnellformatvorlagesatz auf Designfarben und -schriften, übernehmen die Formatvorlagen sofort die entsprechenden Designeinstellungen des Dokumentes. Auf diese Weise lässt sich sehr gut zwischen Farben und Schriften (= Designzuweisung) einerseits und den Einzügen, Schriftgrößen, Absatzabständen etc. (= Schnellformatvorlagensatz) andererseits unterscheiden.

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