Zeitsparen bei der Arbeit… Lernen Sie mit uns die Word Abkürzungen kennen

22. Dezember 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Passen Sie den Schnellzugriffsbereich auf ihre persönlichen Bedürfnisse an und beschleunigen Sie die Arbeit in Word.

Dokumente blitzschnell aufrufen

Das Prinzip der Symbolleisten von Windows ist ganz einfach, denn jede Leiste steht für einen Ordner auf Ihrer Festplatte und jedes Symbol entspricht einer Datei in diesem Ordner. Sie haben also zwei Möglichkeiten:

  • Sie legen einen neuen Ordner an, in dem Sie Verknüpfungen aller Dateien und Programme anlegen, die Sie über die Symbolleiste starten möchten. Diese Technik werden wir im folgenden Abschnitt noch genauer beschreiben.
  • Sie verfügen bereits über einen Ordner mit den Dokumenten, auf die Sie immer wieder zugreifen müssen. Mit wenig Aufwand können Sie ihn als Symbolleiste anzeigen.

Diese zweite Möglichkeit lässt sich in weniger als einer Minute umsetzen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Taskleiste.
2. Rufen Sie das Kontextmenü SYMBOLLEISTEN-NEUE SYMBOLLEISTE auf.

3. Nach wenigen Augenblicken erscheint anschließend ein Dialogfeld, in dem Sie nun mit wenigen Mausklicks den Ordner auswählen, dessen Inhalt in der Symbolleiste angezeigt werden soll.

WICHTIG dabei: Bitte wählen Sie nur ein Verzeichnis mit maximal 20 Word-Dokumenten aus, da wirklich jede Datei aus dem Ordner in ein Symbol umgewandelt wird! Bei mehr Dokumenten geht in der Symbolleiste die Übersicht verloren und Sie müssen mit Geschwindigkeitseinbußen rechnen.

4. Nachdem Sie die Auswahl mit OK bzw. ORDNER AUSWÄHLEN (Windows 7 und Vista) bestätigt haben, wird am rechten Rand der Taskleiste der Name des gewählten Verzeichnisses angezeigt. Direkt daneben befindet sich ein Doppelpfeil, auf den Sie klicken müssen, um eine Liste aller Word-Dokumente in dem gewählten Ordner anzuzeigen. Sobald Sie einen Eintrag auswählen, wird automatisch Word mit dem entsprechenden Text geöffnet.

WICHTIG dabei zu wissen: Der Inhalt der Symbolleiste ist immer an den Inhalt des Ordners gebunden. Wenn Sie also ein Dokument aus dem Ordner löschen, verschwindet auch das Symbol. Erstellen Sie einen neuen Text, wird er automatisch auch in der Symbolleiste angezeigt.

Windows bietet Ihnen auch noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, um die Symbolleiste in Aussehen und Position zu konfigurieren.

Verhindern Sie unnötige Verzögerungen beim Prüfen langer Texte

Bei umfangreichen Dokumenten mit Tabellen oder Programm-Listings benötigt die Rechtschreibprüfung sehr viel Zeit. Die Rechtschreibprüfung moniert unzählige Abkürzungen, technische Fachbegriffe oder Schlüsselworte der Programmiersprache und Sie müssen mehrfach IGNORIEREN anklicken, um Ihr Wörterbuch nicht mit diesen Begriffen zu belasten. Einzelne Passagen oder Elemente lassen sich aber aus der Rechtschreibprüfung ausklammern, was Ihnen in Zukunft viel Zeit sparen wird:

  1. Markieren Sie bereits beim Erfassen oder später beim Korrekturlesen die Passagen, für die keine Rechtschreibprüfung erfolgen soll.
  2. Wählen Sie das Menü EXTRAS-SPRACHE-SPRACHE BESTIMMEN an (Word 2003, 2002/XP, 2000) bzw. wechseln Sie auf das Register »Überprüfen«. Klicken Sie in der Gruppe »Dokumentprüfung« auf SPRACHE FESTLEGEN (Word 2007) bzw. SPRACHE-SPRACHE FÜR DIE KORREKTURHILFEN FESTLEGEN (Word 2010).
  3. Aktivieren Sie im nachfolgenden Dialog die Option RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN.
  4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Wenn Sie Formatvorlagen verwenden, passen Sie sie wie folgt an:
  • Wählen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGE an, markieren Sie im dann folgenden Dialog in der Liste FORMATVORLAGEN die betreffende Formatvorlage und klicken Sie auf BEARBEITEN (Word 2003, 2002/XP, 2000) bzw. klicken Sie im Register »Start« in der Gruppe »Formatvorlagen« mit der rechten Maustaste auf die betreffende Formatvorlage und wählen Sie ÄNDERN im Kontextmenü an (Word 2010, 2007).
  • Klicken Sie im nachfolgenden Dialog auf die Schaltfläche FORMAT und wählen Sie SPRACHE im Dropdown-Menü an.
  • Aktivieren Sie nun die Option RECHTSCHREIBPRÜFUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN.
  • Schließen Sie alle Dialoge mit OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Wörter und Wortgruppen gezielt sortieren

Kürzlich erreichte uns in der Redaktion von „Word-Tipps & Tricks von A-Z“ folgende Frage eines Lesers per E-Mail:


Wie muss ich vorgehen, um Wörter bzw. Wortgruppen in Word alphabetisch zu ordnen? Ist Word hierzu überhaupt das richtige Programm oder muss ich so etwas in Excel oder Access programmieren lassen?

Die Antwort aus der Redaktion:


Ein Text mit Wörtern und Sätzen ist für Word eine unstrukturierte Ansammlung von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Word kann ohne Ihre Unterstützung nicht erkennen, wann ein Wort beginnt bzw. endet. Zwar werden Wörter meist durch Leer- und Satzzeichen getrennt, aber zahlreiche Begriffe, Namen etc., die aus zwei oder mehr Wörtern bestehen, machen die automatische Erkennung von zusammengehörenden Begriffen zunichte.

Word kann im Fließtext immer nur komplette Absätze sortieren, das heißt Text, der vom Drücken der Eingabe-Taste bis zum nächsten Drücken der Eingabe-Taste reicht. Auch Tabellen können sortiert werden, da die Sortierfunktion sich hier auf exakt definierte Textbereiche – die Tabellenzellen – bezieht. Die Sortierung erfolgt dabei zeilenweise in Abhängigkeit von der gewählten Spalte.

Angenommen, Sie haben eine Liste mit Wörtern (zum Beispiel eine Namensliste) eingegeben und jeden Eintrag durch Drücken der Eingabe-Taste bestätigt. Dann können Sie die Wörter wie folgt sortieren:

  1. Markieren Sie zuerst alle Absätze mit den Wörtern, die Sie sortieren möchten.
  2. Word 2010 und 2007: Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ABSATZ auf die Schaltfläche SORTIEREN Word 2003, 2002 und 2000: Rufen Sie hier das Menü TABELLE, Befehl SORTIEREN auf.
  3. Wählen Sie nun im Dropdown-Listenfeld SORTIEREN NACH (Word 2010 und 2007) bzw. 1. SORTIERSCHLÜSSEL (Word 2003, 2002 und 2000) die Auswahl ABSÄTZE und als Typ TEXT. Über das Optionsfeld AUFSTEIGEND sorgen Sie dann für eine aufsteigende Sortierung, das heißt, die Sortierung erfolgt von A bis Z.
  4. Wenn Sie jetzt das Dialogfeld mit OK bestätigen, wird die Wortliste sortiert. Sie können die Sortierung beliebig oft wiederholen, den Sortierschlüssel anpassen oder die Sortierreihenfolge beispielsweise auf ABSTEIGEND (von Z bis A) ändern.

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