Funktion, Formel, Tabelle, Zelle
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Makros in Excel in 7 Schritten anlegen

So geht's!

Makros sind simpel ausgedrückt kleine Softwareprogramme, mit denen in Excel Routineaufgaben automatisiert werden können. Vor allem zeitaufwändige periodische Aufgaben, die in Microsoft Excel turnusmäßig bearbeitet werden müssen, können mit Makros vereinfacht werden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter eines Metallbaubetriebs hat die Aufgabe, den Lagerbestand einer Warengruppe zu ermitteln. Hierfür muss er unterschiedliche Excel-Tabellenkalkulationen öffnen, Werte prüfen und viele Arbeitsschritte manuell am PC ausführen. Die gesammelten Daten werden aufwändig weiterverarbeitet, gefiltert und sortiert und in einem letzten Schritt in Grafiken integriert und als PDF an unterschiedliche Empfänger versandt.

Mit einem Makro kann jeder Arbeitsschritt aufgezeichnet, langfristig gesichert und bei Bedarf abgespielt werden. Dies spart Zeit, ist effizienter und gleichzeitig weniger anfällig für Fehler.

Makros sind zusammenfassend für die praktische Excelnutzung essenziell, da sie in der Lage sind, vielfältige Arbeitsschritte, die bei manueller Bearbeitung ineffizient sind, zu automatisieren. Makros werden in Excel in der Programmiersprache VBA gespeichert. VBA steht für „Visual Basic for Applications“ und ist eine Programmiersprache, mit der sowohl Microsoft Excel und ebenso andere Office-Programme wie Word oder Access gesteuert werden können.

So erstellen Sie ein Makro in Excel

Um ein neues Makro in Microsoft Excel 365 anzulegen, benötigen Sie nicht viele Vorkenntnisse. In sieben benutzerfreundlichen Schritten erstellen Sie ein Makro, dass Sie in der Folge beliebig häufig abspielen können:

  1. Wechsel Sie in Microsoft Excel in die Registerkarte „Entwicklertools.“

    In den Entwicklertools können Sie Makros erstellen
  2. Im Menübereich „Code“ finden Sie die Möglichkeit, ein neues Makro zu erstellen. Alternativ finden Sie die Schaltfläche zum Erstellen oder Ausführen von Makros ebenfalls in der Registerkarte „Ansicht“ im Menüpunkt „Makros.“

    In der Registerkarte "Ansicht" können Makros auch erstellt werden
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und geben Sie einen Namen für das Makro ein. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Tastenkombination einzugeben, mit der Sie das Makro zu einem späteren Zeitpunkt mühelos starten können. Sie können das Makro in der aktuellen Arbeitsmappe speichern, um Ihnen und anderen die Ausführung zu ermöglichen oder eine persönliche Arbeitsmappe wählen, auf die andere Nutzer keinen Zugriff haben. Eine Beschreibung hinzuzufügen kann sinnvoll sein, um den Zweck des Makros nachvollziehen zu können. Mit einem Klick auf OK starten Sie die Aufzeichnung des Makros.

    Makro in Excel aufzeichnen
  4. Ihr Makro wird in Excel aufgezeichnet und alle Eingaben, Formeln und Befehle werden im Hintergrund gespeichert. Stoppen Sie die Aufzeichnung des Makros mit einem Klick auf die Schaltfläche „Aufzeichnung beenden.“

  5. Öffnen Sie „Visual Basic“ über die gleichnamige Schaltfläche im Menübereich Code. Sie haben im Editor die Möglichkeit, das aufgezeichnete Makro in der Programmiersprache Visual Basic zu betrachten und mit Insiderkenntnissen Änderungen vorzunehmen.

    Visual Basic in der Programmiersprache öffnen
  6. Zusätzlich haben Sie die Option, das Makro mit einem Klick auf die Schaltfläche Makros zu bearbeiten oder zu löschen oder den Namen und andere Optionen zu verändern.

    Anschließend kann das Makro bearbeitet werden
  7. Mit einem Klick auf „Ausführen“ oder durch Nutzung der vorab vergebenen Tastenkombination STRG + Ö starten Sie das Makro. Die im Beispiel gewünschte Addition zum Produkt C wird automatisiert ausgeführt.

Info: Standardmäßig werden Makros mit absoluten Verweisen aufgenommen. Optional können Sie ein Makro ebenfalls mit relativen Verweisen aufzeichnen. In diesem Fall werden Makros relativ zur ursprünglich aufgezeichneten Zelle archiviert.

Zusammenfassend können Sie ein Makro in Microsoft Excel erstellen, indem Sie zur Registerkarte „Entwicklertools navigieren.“ Sollte diese ausgeblendet sein, geben Sie das Keyword „Makro“ alternativ ins Suchfeld ein oder navigieren Sie zur Registerkarte „Ansicht.“

Nachdem Sie einen Namen für das neue Makro vergeben haben, müssen Sie eine Befehlsabfolge in der Programmiersprache Visual Basis (VBA) eingeben. Dies geschieht entweder, indem Sie die Befehle manuell programmieren oder die Befehlsreihenfolge direkt in Excel aufzeichnen. Ist das Makro gespeichert, können Sie es für alle folgenden Excel-Kalkulationsblätter verwenden. Auf diese Weise automatisieren Sie wiederkehrende Standardaufgaben sinnvoll und effizient.

Ein bestehendes Makro kopieren: So funktioniert es in 5 Schritten

Haben Sie ein Makro in einer persönlichen Arbeitsmappe erstellt und möchten dieses ebenfalls in anderen Tabellenkalkulationen ausführen, haben Sie in Excel die Möglichkeit, das Makro zu kopieren. Dies funktioniert wie folgt:

  1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe in der das Makro gespeichert ist.

  2. Öffnen Sie im nächsten Schritt die Arbeitsmappe, in der Sie das Makro speichern möchten.

  3. Klicken Sie in der Registerkarte Entwicklertools auf Visual Basic. Sie starten den Visual Basic-Editor.

    Der Visual Basic-Editor
  4. Ziehen Sie im letzten Schritt im Projekt-Explorer das Modul mit dem Makro, das Sie in die Zielarbeitsmappe kopieren möchten nach unten. Im Beispiel kopieren wir das Modul 1 von Mappe 1 zu Mappe 2.

    Module im Projekt-Explorer kopieren
  5. In beiden Arbeitsmappen befindet sich nach dem Kopieren das Makro und kann ausgeführt werden.

Durch das Kopieren von Makros können umfangreiche Makros benutzerfreundlich und innerhalb von wenigen Sekunden transferiert werden. Dies spart Zeit und garantiert, dass das Makro äquivalent zur Ausgangsversion eingesetzt werden kann.

FAQ

Wann macht es Sinn, in Excel mit Makros zu arbeiten?

Der Einsatz von Makros in Microsoft Excel ist grundsätzlich sinnvoll, wenn wiederkehrende, stupide Abfragen oder Aufgaben automatisiert werden sollen. Makros werden in Excel in der Programmiersprache VBA erstellt. Sie müssen nicht manuell in Codes programmiert werden, sondern können über ein integriertes Aufzeichnungstool konzipiert werden.

Von persönlich erstellten Makros geht keine Sicherheitsgefahr aus. Öffnen Sie im Gegensatz Excel-Dateien von anderen Nutzern, kann ein Makro ein Sicherheitsrisiko bergen. Über Makros können Viren oder Spionagesoftware auf ihren Computer gelangen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Ausführung von externen Makros standardmäßig zu unterbinden. Auf diese Weise können Sie proaktiv prüfen, ob das Makro ausgeführt werden soll oder nicht.

Aufgaben, die durch eine Automatisierung zeitsparender ausgeführt werden können, eignen sich grundsätzlich als Makro.  Auch das Erstellen von Angeboten, der Datenaustausch über Schnittstellen mit externen Programmen und der Datentransfer innerhalb der Microsoft-Office-Produktfamilie kann durch Makros automatisiert werden.