Änderungen der Excel-Daten auf den PowerPoint-Folien automatisch aktualisieren lassen

10. November 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Wenn Sie regelmäßig Berichte mit stets neuen Daten in PowerPoint vorbereiten oder sich die Daten eines Vortrags bis zur letzten Minute ändern, dann können Sie die Excel-Daten so in PowerPoint einbauen, dass eine automatische Aktualisierung erfolgt. Das Zauberwort heißt Verknüpfung.

Die Option „Verknüpfung“ – nicht ganz ohne Tücken bis Office 2003

Mit dem Verknüpfen ersparen Sie sich zwar das manuelle Aktualisieren der Daten, aber dem steht auch ein Nachteil gegenüber: Die Optik der Daten auf den Folien lässt sich bis Office 2003 kaum noch beeinflussen. Denn nicht nur die Daten, auch die Formate werden aus Excel übernommen. Verknüpfte Tabellen sind keine PowerPoint-Objekte und lassen sich demzufolge auch in PowerPoint nicht nachträglich anpassen. Die Folge: Sie müssen bereits in Excel die Tabellen präsentationstauglich formatieren. Folgende Abbildung zeigt einige der optischen Mängel:

  • Zuvor gleiche Linien erscheinen unterschiedlich stark.
  • Die Abstände zwischen den Zeichen variieren.
  • Buchstaben und Zahlen sehen mal dicker, mal dünner aus.

Bereiten Sie die Tabelle in Excel für das Übertragen nach PowerPoint vor

So bereiten Sie die Tabelle in Excel vor, um eine bestmögliche Optik der verknüpften Tabelle zu garantieren.

  • Stellen Sie in der Excel-Tabelle einen Schriftgrad von mindestens 16 pt ein. Damit erscheint die Tabelle beim Einfügen in PowerPoint bereits in einer akzeptablen Größe und muss nicht mehr größer gezogen werden. Sie vermeiden damit, dass die Zahlen anschließend gestaucht oder gestreckt dargestellt werden.
  • Schalten Sie in Excel 2003 über Extras – Optionen auf der Registerkarte Ansicht die Darstellung der Gitternetzlinien am Bildschirm ab. Damit verhindern Sie, dass nach dem Einfügen in PowerPoint plötzlich unerwünschte hellgraue Linien angezeigt werden. Ab Excel 2007 entfernen Sie in der Registerkarte Ansicht das Häkchen bei Gitternetzlinien.
  • Erzeugen Sie in Excel 2003 über Format – Zellen auf der Registerkarte Rahmen alle Rahmenlinien, die Sie benötigen. Ab Excel 2007 ändern Sie die Rahmenlinien auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart. Verwenden Sie dabei möglichst nur eine Linienvariante, denn beim Transport über die Zwischenablage wird das Aussehen von Linien häufig verfälscht. Linien erscheinen plötzlich dicker oder im Original gepunktete Linien werden als durchgehende angezeigt etc.
  • Stellen Sie für Ihre Excel-Tabelle eine größere Zeilenhöhe ein (in Excel 2003: FormatZeileHöhe, ab Excel 2007: Register Start, Gruppe ZellenFormatZeilenhöhe), beispielsweise 30 pt.

  • Sorgen Sie über FormatZellen auf der Registerkarte Ausrichtung dafür, dass die Daten vertikal zentriert sind (Ab 2007: Register StartAusrichtung). Mit mehr Zeilenhöhe und der mittigen Anordnung stellen Sie sicher, dass die Zahlen besser gelesen werden können.

Verknüpfte Excel-Tabellen nicht mehr verzerrt anzeigen lassen

PowerPoint passt die Proportionen der Excel-Tabellen häufig an. Daraus ergibt sich die seltsam gestauchte Anzeige. Hier die Schritte, mit denen Sie die Proportionen wiederherstellen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Objekt formatieren.
  • Wechseln Sie im folgenden Dialogfeld auf die Registerkarte bzw. Rubrik Größe.
  • Schalten Sie das Kontrollkästchen Seitenverhältnis sperren aus.
  • In PowerPoint 2003: Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Im Bereich Skalieren sind Höhe und Breite daraufhin auf 100% eingestellt. Schließen Sie mit OK ab.
  • Rufen Sie noch einmal das Dialogfeld und die Registerkarte Größe auf. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenverhältnis sperren wieder, um die Proportionen künftig beizubehalten. Schließen Sie mit OK ab.
  • Ab PowerPoint 2007: Passen Sie unter Skalierung die Werte bei Höhe und Breite jeweils auf 100% an. Aktivieren Sie danach wieder das Kontrollkästchen Seitenverhältnis sperren. Schließen Sie das Dialogfeld.

Wenn Sie nun die Größe der Excel-Tabelle anpassen, bleiben die Proportionen erhalten. Unschöne Stauchungen und Streckungen der Tabellen gehören der Vergangenheit an.

So fügen Sie die verknüpften Daten ein

  • Kopieren Sie die Daten in Excel mit Strg + C.
  • Wählen Sie in PowerPoint bis Version 2003 die Befehlsfolge BearbeitenInhalte einfügen und dann die Option Verknüpfung einfügen.
  • Ab PowerPoint 2007 wählen Sie die gleiche Option, und zwar per Klick auf die untere Hälfte der Schaltfläche Einfügen (Register Start) und Inhalte einfügen.
  • Bestätigen Sie mit OK.

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