Folien, die nur für bestimmte Zielgruppen gebraucht werden

21. November 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben eine umfangreiche Präsentation erstellt, möchten nun aber je nach Zielgruppe nur einen Ausschnitt davon präsentieren. Zum Beispiel soll eine Zuschauergruppe vorrangig Details zu Abteilung A erfahren, da sie nur diese Informationen betreffen. Eine andere Zuschauergruppe soll nur über Abteilung B informiert werden. Oder eine Produktpräsentation ist in technische und kaufmännische Informationen unterteilt und je nach Zielgruppe – Ingenieure oder Einkäufer – sollen nur bestimmte Folien gezeigt werden. Alle aber sollen die Folien zur Firmenvorstellung und zu den allgemeinen Produktmerkmalen sehen. Die Lösung bietet PowerPoint mit der Funktion benutzerdefinierte Präsentation (in früheren Versionen zielgruppenorientierte Präsentation).

Was steckt hinter dem Begriff „Benutzerdefinierte Präsentation“?

Eine benutzerdefinierte Präsentation ist nichts anderes als eine Auswahl von Folien aus einem größeren Folienpool bzw. der Gesamtpräsentation. Benutzerdefinierte Präsentationen sind also verschiedene Teilversionen einer Präsentation, die auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten sind. Dabei werden in den einzelnen Teilversionen nur die Folien gezeigt, die für das jeweilige Publikum relevant sind.

Ein Beispiel: Die Gesamtpräsentation besteht aus insgesamt 6 Folien. Für die Kollegen aus Abteilung A sind jedoch nur die Folien 1,4, 5 und 6 relevant. Die Kollegen aus Abteilung B benötigen nur die Folien 1, 2, 3 und 6.

Vorteile der benutzerdefinierten Präsentation

Natürlich können Sie auch für jedes Publikum eine ganz eigene Präsentation erstellen und diese dann jeweils mit einem anderen Namen abspeichern. Die benutzerdefinierte Präsentation hat jedoch drei wesentliche Vorteile:

  • Sie sparen Speicherplatz, da Sie mit nur einer Datei arbeiten.
  • Sie müssen für verschiedene Zielgruppen nicht jeweils eine Datei anlegen und diese später suchen. Es kann Ihnen auch nicht passieren, dass Sie die „falsche“ Präsentation dabei haben, denn alle relevanten Folien sind stets in einer Datei.
  • Einige Folien werden Sie vermutlich in mehreren benutzerdefinierten Präsentationen verwenden. Wenn diese aktualisiert werden, müssen Sie die Änderungen nur in einer Datei vornehmen.

So legen Sie eine benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 an

Um in einer PowerPoint-Datei eine zielgruppenorientierte Präsentation anzulegen, gehen Sie so vor:

  • Öffnen Sie die Gesamtpräsentation, in der Sie die Unterpräsentationen anlegen wollen.
  • Klicken Sie in der Registerkarte Bildschirmpräsentation auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und dann auf Zielgruppenorientierte Präsentationen.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Neu. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Unterpräsentation.
  • Markieren Sie im linken Listenfeld die Folien, die in der zielgruppenorientierten Präsentation erscheinen sollen und klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie dann auf Schließen.

So führen Sie die benutzerdefinierte Präsentation ab PowerPoint 2007 vor

Die einfachste und unkomplizierteste Variante eine bestimmte Unterpräsentation zu zeigen, ist folgende:

  • Öffnen Sie die Gesamtdatei.
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte Bildschirmpräsentation.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und wählen Sie dann den gewünschten Eintrag.

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