Präsentationen verschicken oder verpacken in PowerPoint 2010

10. November 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Erfahren Sie in der heutigen Ausgabe, wie Sie Ihre Präsentation als E-Mail-Anhang und PDF verschicken oder für eine CD verpacken und wie Sie sicherstellen, dass sie auch auf einem fremden Computer korrekt angezeigt wird.

Versenden der Präsentation per E-Mail

Wird die Präsentation an einen Kollegen oder Kunden geschickt, können Sie diesen Prozess direkt in PowerPoint anstoßen und müssen nicht erst zu Ihrem E-Mail-Programm wechseln.

So geht’s:

  • Speichern Sie Ihre Präsentation zunächst auf Ihrem Computer ab.
  • Klicken Sie dann in PowerPoint auf die Registerkarte Datei und links auf Speichern und Senden.

  • Wählen Sie in mittleren Bereich ganz oben die Option Per E-Mail senden und rechts Als Anlage senden. Dieser Schritt fügt die Präsentation an eine E-Mail an. Sie müssen nur noch den Empfänger eingeben, als Betreff wird der Dateiname eingefügt.

Die Präsentation als PDF-Datei verschicken

Wenn die Präsentation nur zur Information verschickt wird, jedoch nicht mehr bearbeitbar sein soll, dann können Sie diese auch als PDF-Datei weitergeben. Vorteil: Unabhängig davon, welche PowerPoint-Version der Empfänger installiert hat, werden alle Seiten korrekt angezeigt.
Nachteil: Animationen gehen verloren.

So geht’s:

  • Speichern Sie Ihre Präsentation zunächst auf Ihrem Computer ab.
  • Klicken Sie dann in PowerPoint auf die Registerkarte Datei und links auf Speichern und Senden.
  • Wählen Sie in mittleren Bereich ganz oben die Option Per E-Mail senden und rechts Als PDF senden.

Die Präsentation für eine CD oder einen USB-Stick verpacken

Wenn Sie schon Präsentationen auf fremden Computern gehalten haben, wissen Sie: nicht jeder Computer ist gleich. Neben unterschiedlichen PowerPoint-Versionen können die Computer und Notebooks auch bei den installierten Schriften variieren. Beim Vorführen einer Präsentation auf einem fremden Rechner ist daher Vieles zu beachten.
PowerPoint nimmt Ihnen einen großen Teil der Vorbereitungen mit der Option Bildschirmpräsentation für CD verpacken ab.

So nutzen Sie die Option:

  • Speichern Sie Ihre Präsentation zunächst auf Ihrem Computer ab.
  • Klicken Sie dann in PowerPoint auf die Registerkarte Datei und links auf Speichern und Senden.
  • Wählen Sie in mittleren Bereich unter Dateitypen die Option Bildschirmpräsentation für CD verpacken und klicken Sie rechts auf Verpacken für CD.

  • Vergeben Sie einen Namen für die CD (1).
  • Mit der Schaltfläche Hinzufügen (2), können Sie weitere Dateien einfügen. Wenn es sich dabei z.B. um eine Excel-Datei handelt, ändern Sie die Anzeige des Dateityps auf Alle Dateien.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen (3). Hier können Sie einstellen, ob Verknüpfte Dateien und Eingebettete TrueType-Schriftarten mit „verpackt“ werden sollen. Auch ein Kennwort zum Öffnen bzw. Ändern der Präsentation können Sie vergeben. Wenn Sie die oben beschriebene Prüfung der Datei noch nicht durchgeführt haben, können Sie zusätzlich die Option Präsentation hinsichtlich unpassender oder privater Informationen überprüfen aktivieren. Bestätigen Sie mit OK. Je nachdem, welche Optionen Sie gewählt haben, wird nun das Dokument überprüft, bzw. eine erneute Eingabe des Passworts abgefragt.

  • Zurück im Dialogfeld Verpacken für CD, klicken Sie nun auf In Ordner kopieren (4). Wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf OK.
  • Kopieren Sie den Ordner nun auf Ihren USB-Stick oder brennen Sie ihn auf eine CD.

Wird der PowerPoint-Viewer „mitverpackt“?

Während früher der PowerPoint-Viewer direkt in das Paket eingefügt wurde, finden Sie nun im Unterordner PresentationPackage lediglich einen Link zum Herunterladen des Programms (PresentationPackage.html).
Der PowerPoint-Viewer 2010 ermöglicht z.B. das fehlerfreie Anzeigen einer mit PowerPoint 2010 erstellten Präsentation, selbst wenn diese PowerPoint-Version nicht auf dem Vorführrechner installiert ist.
Der Viewer muss jedoch auf dem Vorführrechner installiert sein – was Admin-Rechte voraussetzt – und kann nicht mehr von der CD aus gestartet werden!

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