Tabellen aus Excel gekonnt einfügen

11. Oktober 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Mehr als 50 % der Tabellen auf Folien haben ihren Ursprung in Excel. Doch Anwender ärgern sich über gestreckt aussehende Zahlen oder fehlende Spalten. Zuschauer beklagen, dass Zahlen oft unlesbar klein sind.

Tabellen aus Excel übernehmen – die Einfügeoptionen

Beim Einfügen von Daten aus Excel haben Sie verschiedene Möglichkeiten, jede davon mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Lesen Sie hier zunächst eine Übersicht und erfahren Sie dann in den nächsten Ausgaben mehr über die Eigenschaften der einzelnen Varianten.

Sobald Sie die Daten aus Excel in PowerPoint eingefügt haben, taucht rechts unter dem eingefügten Bereich das kleine Symbol für Einfügeoptionen (bzw. Einfügen-Optionen) auf. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, stehen Ihnen je nach PowerPoint-Version vier bis fünf verschiedene Optionen zur Verfügung:

In PowerPoint 2003:

Ab PowerPoint 2007

1= Zielformatvorlagen verwenden (fügt die Tabelle ein und passt sie an das Format der Präsentation an)

2= Ursprüngliche Formatierung beibehalten (fügt die Tabelle im Originalformat ein)

3= Einbetten (entspricht der Option Excel-Tabelle)

4= Grafik (entspricht der Option Bild der Tabelle)

5= Nur den Text übernehmen (fügt die Tabelledaten getrennt durch Tabstopps in ein Textfeld ein)

Noch mehr Optionen zum Einfügen

Neben den direkt abrufbaren Einfügeoptionen, gibt es noch weitere Möglichkeiten, die jedoch etwas versteckt sind. Wenn Sie die Daten aus Excel kopiert haben und in die PowerPoint-Präsentation wechseln, klicken Sie in der Registerkarte Start auf den unteren Teil der Schaltfläche Einfügen – Inhalte einfügen (in PowerPoint 2003: Bearbeiten – Inhalte einfügen).
 Wenn links die Option Einfügen ausgewählt ist, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt: entspricht der Option Excel-Tabelle

HTML-Format: der Inhalt der Zwischenablage wird als Tabelle eingefügt

Geräteunabhängiges Bitmap und Bitmap: die Tabelle wird als Rastergrafik eingefügt

Bild (Erweiterte Metadatei) und Bild (Windows-Metadatei): die Tabelle wird als Vektorgrafik eingefügt, kann degruppiert und umgefärbt werden

Formatierten Text (RTF) und Unformatierten Text: der Inhalt der Zwischenablage wird in ein großes Textfeld eingefügt, Zahlenformate werden übernommen

So fügen Sie die Daten aus Excel als leicht zu bearbeitende Tabelle ein

Meist sollen die Daten aus der Excel-Datei übernommen, jedoch in PowerPoint in eine attraktiv formatierte Tabelle übertragen werden. Für dieses Ziel empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Um eine Excel-Tabelle nach PowerPoint zu übertragen, markieren Sie diese in Excel und kopieren sie dann mit Strg + C in die Zwischenablage.

In PowerPoint wählen Sie eine Folie mit passendem Layout – beispielsweise Nur Titel – und fügen den Inhalt der Zwischenablage mit Strg + V ein.

Wichtig: Unmittelbar nach dem Einfügen werden in PowerPoint an der rechten unteren Ecke der Tabelle die Einfügeoptionen angezeigt. Klicken Sie diese an, und wählen Sie die Option Tabelle (bzw. Zielformatvorlagen verwenden).

Was passiert, wenn Sie die Daten als Excel-Tabelle einfügen

Würden Sie bei den Einfügeoptionen den Befehl Excel-Tabelle (bzw. Einbetten) wählen, würde nicht nur die markierte Tabelle, sondern die komplette Excel-Mappe mit der PowerPoint-Datei gespeichert.

Das bedeutet, dass jeder, der die PowerPoint-Datei erhält, auf alle Daten in der Excel-Mappe Zugriff hat. Enthält die Excel-Mappe vertrauliche Kalkulations- oder Projektdaten und die Präsentation wird an Kunden weitergegeben, dann ist Ärger vorprogrammiert.

Öffnet der Kunde die Tabelle per Doppelklick, dann sieht er plötzlich nicht nur die eingefügten Daten, sondern wie in der Abbildung gezeigt auch weitere Excel-Blätter mit internen Informationen.

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