Wie Sie mit Navigationselementen die Orientierung in langen Präsentationen erleichtern

11. Juli 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Während einer einstündigen Präsentation erhalten die Zuschauer eine Flut neuer Informationen. Unterstützen Sie das Publikum beim Verarbeiten dieser Informationen, indem Sie zu Beginn einen Überblick über die Themen des Vortrags geben. Damit erhält das Publikum eine mentale Struktur, in die es die nun folgenden Informationen einsortieren kann. Der Vorteil: Neues wird besser gemerkt.   Die Struktur vermitteln Sie beispielsweise mit einer Inhaltsübersicht. Während der Präsentation geben Sie dem Publikum dann kleine Hinweise darauf, in welchem Teil der Struktur Sie gerade sind.   Erfahren Sie hier, welche Arten von Präsentationstrukturen es gibt und wie Sie mit Überleitungsfolien dafür sorgen, dass die Zuschauer stets eine gute Übersicht haben.

Warum Navigation sinnvoll und notwendig ist

Die Navigation erfüllt beim Präsentieren zwei wichtige Aspekte:

  • Sie dient Publikum und auch Vortragenden als Orientierungshilfe.
  • Sie ist Voraussetzung für interaktives Präsentieren.

Der erste Aspekt dürfte allen klar sein, doch wozu werden interaktive Präsentation gebraucht?

Angenommen, Sie haben eine Prouktpräsentation, die von unterschiedlichen Mitarbeitern verwendet wird. Jeder von ihnen setzt bei seiner Präsentation unterschiedliche Schwerpunkte – ausgehend von der Zielgruppe oder von Fragen der Kunden. Da wäre es fatal, wenn sich jeder Mitarbeiter durch ALLE Folien „durchhangeln“ müsste. Folglich wird ein Präsentationsaufbau mit gut sichtbarer Navigation gebraucht, die es ermöglicht, schnell zu einer bestimmten Information zu wechseln.

Eine solche Variante ist auch dann optimal, wenn Sie auf Fragen aus dem Publikum sofort eingehen möchten und beispielsweise Zusatzfolien mit Detailinformationen zeigen.

Wie Sie für die Präsentation die passende Struktur finden

Die Möglichkeiten zur Navigation zwischen den Folien ergeben sich aus der Struktur der Präsentation.

  • Ist sie hierarchisch? Werden also alle Detailinformationen zu einem Produkt von einer Folie aus erreicht, die als Hauptmenü dient.

  • Ist sie linear? Die Folien werden in einer vorgegebenen Reihenfolge gezeigt. Beim Navigieren gibt es dann nur die Option vorwärts oder rückwärts.

  • Ist sie hierarchisch und linear? Innerhalb der Präsentation gibt es mehrere Abschnitte. Diese werden vorgestellt und können von einer Übersichtsfolie aus angesteuert werden. Innerhalb der Abschnitte werden die Folien nach einer vorgegebenen Abfolge gezeigt.

  • Ist sie vernetzt? Ein Beispiel hierfür wäre ein Lernprogramm, das die Möglichkeit bietet, zwischen Lektionen frei zu springen und bei bestimmten Themen in die Tiefe zu gehen. Eine Navigation zu den einzelnen Themen wird durch Hyperlinks ermöglicht, die auf jeder Folie vorhanden sind.

Wie Sie selbst in Präsentationen mit linearer Struktur flexibel bleiben

Wenn Sie in einer Präsentation mit linearer Struktur auf Fragen der Zuschauer eingehen möchten, brauchen Sie komplette Flexibilität.

So wechseln Sie beispielsweise auf eine vorhergehende Folie:

  • Gehen Sie mit Hilfe der Pfeiltasten einfach ein paar Folien zurück.
  • Oder öffnen Sie im Präsentationsmodus per Rechtsklick das Kontextmenü und bewegen Sie den Zeiger auf Gehe zu Folie. Sie sehen nun eine kleine Übersicht über alle Folien. Klicken Sie auf den zutreffenden Folientitel. (Voraussetzung dafür ist, dass Sie für alle Folien ein Layout mit Folientitel verwendet haben. Anderenfalls sehen Sie nur die wenig aussagekräftigen Foliennummern.)

Wie Sie mit Abschnittsfolien oder Navigationselementen für bessere Orientierung sorgen

Erleichtern Sie dem Publikum die Orientierung innerhalb der Präsentation. Beispielsweise, indem Sie mit Abschnittsfolien auf ein neues Thema hinweisen.

Oder indem Sie auf allen Folien eine Art Orientierungshilfe einfügen, z.B. einen Prozesspfeil mit mehreren Abschnitten. Oder ein Bildmotiv, das zum Abschnitt passt. Vorteil für das Publikum: Auch bei kurzer Unaufmerksamkeit weiß jeder stets, bei welchem Thema Sie gerade sind.

Hier Beispiele für die beiden genannten Varianten:

So legen Sie in PowerPoint 2003 eine Abschnittsfolie an:

  • Fügen Sie eine neue Folie ein und gestalten Sie diese zu einer Abschnittsfolie um. In der Abbildung oben finden Sie links eine Anregung für deren Aufbau.
  • Kopieren Sie die Abschnittsfolie mit Strg + Umschalt + D entsprechend oft. Fügen Sie die Kopien jeweils vor Beginn eines neuen Themengebiets ein.

Ab PowerPoint 2007 geht es sogar noch einfacher:

  • Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht auf Folienmaster.
  • Wechseln Sie links im Navigationsbereich zum Folienlayout Abschnittsüberschrift.

  • Weisen Sie ihm eine andere Hintergrundfarbe zu oder bauen Sie andere Elemente ein, die auf Ihrer Abschnittsfolie auftauchen sollen.
  • Schließen Sie die Masteransicht.
  • Um eine Abschnittsfolie einzufügen, klicken Sie in der Registerkarte Start auf den unteren Bereich der Schaltfläche Neue Folie und wählen Sie das Abschnittsüberschrift Layout.

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