ALPEN-Methode: Länge der Tätigkeiten abschätzen

Schätzen Sie vorab, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben, Termine und Aktivitäten brauchen, – und vergleichen Sie hinterher die Schätzung mit der tatsächlich Dauer.

Notieren Sie in der Tagesliste den geschätzten Zeitbedarf der jeweiligen Aufgabe und dahinter dann die tatsächlich benötigte Zeit. Auf diese Weise werden Sie auf lange Sicht immer „treffsicherer“ beim Abschätzen des Zeitbedarfs.

Erfahrungsgemäß neigen die meisten Menschen dazu, die tatsächlich zur Verfügung stehende Zeit zu überschätzen. Deshalb packen sie zu viele Aufgaben in den Tag – und sind hinterher frustriert, weil sie nicht alles geschafft haben, was sie sich vorgenommen haben. Je genauer Sie abschätzen können, wie lange Sie für die Aufgaben brauchen, desto realistischer wird auch Ihre zukünftige Planung werden.

Ein weiterer Erfahrungswert: Häufig benötigt man für eine Aufgabe genauso viel Zeit, wie dafür zur Verfügung steht. Sie kennen das sicher auch: Wenn Sie für ein Angebot 30 Minuten zur Verfügung haben, brauchen Sie 30 Minuten; wenn Sie für (ein vergleichbares) Angebot 50 Minuten haben, dann brauchen Sie die vollen 50 Minuten.

Umgekehrt arbeiten viele Menschen auch konzentrierter und lassen sich nicht so leicht ablenken, wenn sie wissen, dass sie eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer bestimmten Frist erledigen müssen. Und manche laufen erst unter dem Druck einer sehr knapp gesetzten Frist (einer „Deadline“) zu wahren Höchstleistungen auf.

Wie auch immer Sie „ticken“: Finden Sie für sich einen Mittelweg zwischen großzügiger Planung (inklusive Puffer) und knapper Kalkulation.