Gezielt suchen mit der Erweiterten Suchfunktion

30. Juni 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So nutzen Sie die Erweiterte Suche in Outlook.

Die Erweiterte Suche in Outlook

So nutzen Sie die Erweiterte Suche in Outlook.

Mit Hilfe der Erweiterte Suche von Outlook können Sie genauer eingrenzen, welche Suchergebnisse angezeigt werden. Dazu gehen Sie so vor:

1. In Outlook bis Version 2003 rufen Sie den Befehl „Extras, Suchen, Erweiterte Suche“ auf, in Outlook 2007 den Befehl „Extras, Sofortsuche, Erweiterte Suche“, in Outlook 2010 klicken Sie ins Suchfeld und wählen dann „Suchtools“ und „Erweiterte Suche“ aus. Oder Sie drücken in allen Outlook-Versionen die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F.

2. In den beiden Feldern oberhalb der Reiter wählen Sie aus, nach welchen Outlook-Elementen gesucht werden soll (zum Beispiel nach Nachrichten) und in welchem Ordner (das bestimmen Sie nach einem Klick auf „Durchsuchen“).

3. Auf dem Register „Nachrichten“ geben Sie an, nach welchen Begriffen im Betreff und/oder im Nachrichtentext gesucht werden soll. Außerdem filtern Sie hier nach Absender, Empfänger und dem Zeitraum. Die einzelnen Felder haben folgende Bedeutung:

  • „Suchen nach“ (auf dem Register „Nachrichten“): Hier geben Sie den Suchbegriff bzw. mehrere Begriffe getrennt durch Kommas ein; falls Sie mehrere Begriffe eintragen, zeigt Outlook alle Nachrichten an, die einen dieser Begriffe enthalten (es ist also die Suche mit dem Operator ODER).

  • „In“: Hier bestimmen Sie bei der Suche nach E-Mails, ob nur das Betreff-Feld, der Betreff und der Nachrichtentext bzw. weitere E-Mail-Elemente durchsucht werden sollen.

  • „Von“: Damit können Sie die Suche auf E-Mails von einem bestimmten Absender beschränken; dazu wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus.

  • „Gesendet an“: Umgekehrt können Sie die Suche auch nach einem bestimmten Empfänger begrenzen.

  • „In denen ich“: Hier können Sie angeben, ob nur in E-Mails gesucht werden soll, bei denen Sie der einzige Empfänger im „An“-Feld sind oder die Sie zusammen mit anderen erhalten haben (Ihr Name steht im „An“- bzw. im „Cc“-Feld)

  • „Zeit“: Hier können Sie angeben, dass nur nach E-Mails gesucht werden soll, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums bzw. vor einem bestimmten Zeitpunkt erhalten bzw. gesendet haben.

4. Auf dem Register „Weitere Optionen“ können Sie u. a. nach E-Mails mit bzw. ohne Dateianhang oder auch nach der Größe der E-Mail filtern:

  • „Kategorien“: Darüber können Sie gezielt nur nach E-Mails suchen, denen Sie bestimmte Kategorien zugewiesen haben.

  • „Nur solche Elemente“: Hier bestimmen Sie, ob gelesene oder nur ungelesene E-Mails berücksichtigt werden sollen.

  • „Nur Elemente mit“: Hier filtern Sie nach E-Mails, die Anhänge haben bzw. keine.

  • „Mit Wichtigkeit“: Damit lassen Sie nur E-Mails zeigen, denen Sie eine bestimmte Dringlichkeitsstufe zugewiesen haben.

  • „Nur solche Elemente“: Hier filtern Sie nach E-Mails, die Sie mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet oder als „Erledigt“ markiert haben.

  • „Groß-/Kleinschreibung beachten“: Hier geben Sie an, ob der Suchbegriff in genau der Groß- und Kleinschreibung gesucht werden soll, die Sie eingegeben haben.

  • „Größe“: Damit bestimmen Sie, ob die Größe der E-Mail berücksichtigt werden soll. So können Sie nach besonders umfangreichen E-Mails suchen lassen.

5. Auf dem Register „Erweitert“ können Sie die Suchkriterien fast nach Belieben festlegen. Dazu klicken Sie auf „Feld“, wählen die Felder aus, auf die sich die Bedingung beziehen soll und geben die Kriterien ein.

6. Sobald Sie alle Kriterien eingegeben haben, klicken Sie auf „Suche starten“.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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