So nutzen Sie in Outlook Verteilerlisten

18. September 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So definieren Sie Verteilerlisten, um Adressen mehrerer Empfänger schnell einzugeben.

Verteilerlisten nutzen

So definieren Sie Verteilerlisten, um Adressen mehrerer Empfänger schnell einzugeben.

Verteilerlisten sind eine praktische Einrichtung in Outlook: Wenn Sie häufig Mails an die gleiche Gruppe von Empfängern senden, etwa die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe, eines Teams oder auch an die Mitglieder eines Vereins, dann können Sie sich mit Hilfe von Verteilerlisten viel Klickaufwand sparen. Definieren Sie einfach eine Verteilerliste, die alle Mail-Adressen beispielsweise Ihrer Arbeitsgruppe enthält – dann müssen Sie in Zukunft nur noch die Verteilerliste ins An-Feld einer Mail eintragen, Outlook ersetzt diese Bezeichnung beim Versand der Mail dann automatisch durch die entsprechenden Mail-Adressen.

Falls Sie die Mail noch an weitere Adressaten senden wollen, hängen Sie deren Adressen einfach (getrennt durch Strichpunkte oder Kommas) hinter den Namen der Verteilerliste an.

Verteilerlisten lassen sich übrigens auch im CC- oder BCC-Feld einer Mail nutzen.

So legen Sie eine neue Verteilerliste an:

1. Öffnen Sie den Kontakte-Ordner. Rufen Sie den Befehl „Datei, Neu, Verteilerliste“ auf, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+L.

2. Tragen Sie im Feld „Name“ eine Bezeichnung für die Liste ein, beispielsweise „Kunden“, „Kunde xyz“, „Arbeitsgruppe“; „Projekt x“.

3. Klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“, um Kontakte aus dem digitalen Adressbuch in die Verteilerliste aufzunehmen. Oder klicken Sie auf „Neu hinzufügen“, um neue Mail-Adressen (die nicht in den Kontakten stehen) einzugeben.

4. Sobald Sie alle Adressen eingefügt haben, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

Die Verteilerliste finden Sie im Kontakte-Ordner – Sie erkennen sie dort an ihrem Namen und dem Icon mit den zwei stilisierten Köpfen.

Und so schicken Sie eine Mail an eine Verteilerliste:

1. Erstellen Sie eine neue Mail, und klicken Sie auf den Button „An“.

2. Wählen Sie die Verteilerliste mit einem Doppelklick aus dem Kontakte-Ordner aus, und schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Falls die Verteilerliste nicht im Feld „An“ landen soll, klicken Sie in Schritt 1 auf „Cc ->“ bzw. „Bcc ->“.



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