Sparen Sie viel Zeit mit E-Mail-Verteilern

14. August 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wenn Sie öfter Nachrichten an die gleiche Gruppe von Empfängern senden, empfiehlt es sich, für die Gruppe eine Verteilerliste (in Outlook 2010 eine Kontaktgruppe) anzulegen. Dann müssen Sie in Zukunft nur noch den Verteilernamen ins Empfängerfeld eintragen. Wie Sie Verteiler effizient nutzen, das lesen Sie in diesem Beitrag.

Verteiler anlegen

So erzeugen Sie in Ihrem Outlook einen Verteiler mit einer Gruppe von Kontakten, zum Beispiel mit allen Mitgliedern eines Projektteams oder mit all Ihren Kunden:

  1. Wechseln Sie in das Adressbuch von Outlook.
  2. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie Datei → Neu → Verteilerliste auf oder drücken STRG+UMSCHALT+L. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register Start auf den Button Neue Kontaktgruppe (das Tastenkürzel funktioniert ebenso).
  3. Tragen Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Liste ein, zum Beispiel Kunden, Projekt x etc. Beachten Sie dabei: Falls es bereits eine Verteilerliste mit diesem Namen im Adressbuch gibt, zeigt Outlook keine Warnung, sondern legt eine zweite gleichnamige Liste an. 
  4. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen (bzw. in Outlook 2010 Mitglieder auswählen → Aus Outlook-Kontakten), um Kontakte aus dem Outlook-Adressbuch in die Verteilerliste aufzunehmen. Wählen Sie die Kontakte per Doppelklick aus und schließen Sie den Auswahldialog mit OK. Falls Sie Adressen von Personen hinzufügen wollen, die nicht im Adressbuch stehen, klicken Sie in Outlook bis 2007 Neu hinzufügen und tippen die Adressen ein; in Outlook 2010 klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen → Neuer E-Mail-Kontakt. Geben Sie die Daten ein und bestimmen Sie, ob der Kontakt ins Adressbuch aufgenommen werden soll.
  5. Sobald Sie alle Adressen eingefügt haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Nachricht an einen Verteiler senden

Sobald der Verteiler steht, senden Sie eine Nachricht wie folgt an sämtliche Adressen aus der Liste:

  1. Schreiben Sie eine neue Nachricht inklusive Betreff. Dann klicken Sie auf den Button An. Falls die Adressen nicht ins Feld An eingefügt werden sollen, klicken Sie auf Cc bzw. Bcc (dann sehen die Empfänger die übrigen Adressen nicht). 
  2. Wählen Sie den Verteiler mit einem Doppelklick aus dem Kontakte-Ordner aus und schließen Sie den Dialog.
  3. Falls die Nachricht noch an weitere Adressaten gehen soll, hängen Sie deren Adressen einfach (getrennt durch Strichpunkte oder Kommas) hinter den Namen der Verteilerliste an.

Erst wenn Sie die E-Mail absenden, ersetzt Outlook den Namen der Verteilerliste durch die darin enthaltenen E-Mail-Adressen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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