Gesendete Mails in Kundenordner einsortieren

25. August 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So lassen Sie Kopien von gesendeten Mails automatisch in den jeweiligen Empfängerordner einsortieren.

Gesendete Mails organisieren

So lassen Sie Kopien von gesendeten Mails automatisch in den jeweiligen Empfängerordner einsortieren.

Outlook legt zwar Kopien der von Ihnen gesendeten Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ ab. Praktischer wäre es aber, wenn diese gleich automatisch in den Ordner für den jeweiligen Empfänger einsortiert würden (sofern Sie Ihre Mails mit Hilfe von Ordnern verwalten).

Die erreichen Sie, indem Sie für die Mail-Empfänger, für die Sie eigene Ordner eingerichtet haben, eine entsprechende Regel definieren.

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Regeln und Benachrichtigungen“ (Outlook ab 2003) bzw. „Extras, Regel-Assistent“ (frühere Outlook-Versionen) auf.

2. Klicken Sie auf dem Register „E-Mail-Regeln“ auf „Neue Regel“ (bzw. „Neu“ in Outlook vor 2003), und wählen Sie „Regel ohne Vorlage erstellen“ auf.

3. Wählen Sie „Nachrichten nach dem Senden prüfen“ auf, und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Schalten Sie im oberen Fenster die Option „die an eine Person/Verteilerliste gesendet wurde“ ein, und klicken Sie im unteren Fenster auf das blau unterstrichene Wort „Person/Verteilerliste“. Wählen Sie den Empfänger aus, und klicken Sie auf „OK“ und dann auf „Weiter.“

5. Schalten Sie nun im oberen Fenster „eine Kopie davon in den Ordner verschieben“ ein, und klicken Sie im unteren Fenster auf das blau unterstrichene „Zielordner“. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, und schalten Sie außerdem „keine weiteren Regeln anwenden“ ein. Klicken Sie auf „Fertigstellen“.

6. Definieren Sie nun entsprechende Regeln für die übrigen Adressaten.

7. Schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Outlook legt weiterhin automatisch Kopien aller gesendeten Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ an. Falls Sie das für die Zukunft verhindern wollen, rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen, E-Mail-Optionen“ auf und schalten die Option „Nachrichtenkopien im Ordner „Gesendete Objekte“ speichern“ ab.

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