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Serientermin an jedem x-ten Arbeitstag im Monat

Serientermin an jedem x-ten Arbeitstag im Monat

In der Serientermin-Funktion von Outlook kann man Termine nur auf den ersten bis vierten bzw. den letzten Arbeitstag im Monat legen. Wenn Sie flexibler sein und Serientermine für andere Arbeitstage definieren wollen, geht das nur mit einer Kombination aus Outlook und Excel.

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Beschreibung: Serientermin an jedem x-ten Arbeitstag im Monat

Im Terminserie-Dialog von Outlook lässt sich beim monatlichen Serienmuster zwar als Option Am … Arbeitstag jedes Monats auswählen, dabei stehen aber nur die ersten vier und der letzte Arbeitstag im Monat zur Verfügung. Wie Anfragen einiger "Outlook aktuell"-Leser zeigen, möchten sie aber auch an späteren Arbeitstagen im Monat Serientermine anlegen, zum Beispiel am siebten oder am zehnten Arbeitstag jedes Monats.
Natürlich können Sie die Termine auch von Hand in Outlook eintragen. Komfortabler geht es aber mithilfe der Excel-Funktion ARBEITSTAG. Damit lassen Sie den x-ten Arbeitstag im jeweiligen Monat errechnen. Die Funktion benötigt dazu drei Angaben:

  1. Ein Datum, von dem an der x-te Arbeitstag berechnet werden soll, in der Regel also der jeweilige Monatserste,
  2. Das Intervall x (für den x-ten Arbeitstag),
  3. Eine Aufstellung der arbeitsfreien Tage (also eine Aufstellung der Feiertage; die Wochenenden berücksichtigt Excel ohnehin).

Damit Sie die Daten, die Formeln und die Feiertage nicht selbst in eine Excel-Tabelle eingeben müssen, haben wir für Sie eine Excel-Datei vorbereitet, die Sie sofort einsetzen können.

So erzeugen Sie Terminserien für Outlook mithilfe von "Arbeitstag-x.xls" Zunächst einmal laden Sie sich die hier als Download bereitgestellte Excel-Datei serientermin.xls herunter und öffnen sie in Excel (oder in OpenOffice.org Calc).
Serientermin
In der Tabelle sind bereits die Feiertage für die deutschen Bundesländer eingetragen - für jedes Bundesland finden Sie ein eigenes Register in der Excel-Datei. Grau hinterlegt sind die Zellen, die Sie nicht verändern müssen. Eingaben sind nur in den orange hinterlegten Feldern notwendig:

  1. Im Feld unter JEDER X-TE geben Sie an, am wievielten Arbeitstag im Monat der Termin liegen soll.
  2. In den Zellen unter BETREFF geben Sie den Betreff für den Termin an - dieser Betreff wird im Kalender angezeigt.
  3. Unter BEGINNTUM bzw. ENDETUM geben Sie die Uhrzeit an, zu der der Termin beginnt bzw. endet.
  4. Unter KATEGORIEN können Sie Kategorien eingeben, die dem Termin im Kalender zugewiesen werden sollen. Outlook akzeptiert nur Kategoriennamen, die Sie in Outlook bereits definiert haben. Mehrere Kategoriennamen trennen Sie durch Strichpunkte.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in der Datei.

Tabelle in Outlook importieren
Namensbereich definieren
Ob Sie nun die vorbereitete Excel-Tabelle oder Ihre eigene verwenden: Damit Outlook beim Importieren nur die für die Termine relevanten Daten übernimmt, müssen Sie diese in Excel noch als für den Kalender bestimmt markieren. Dazu nutzen Sie den Befehl BEREICH BENENNEN bzw. NAMEN DEFINIEREN in Excel:
  1. Markieren Sie den Zellbereich, der die Überschriften BETREFF bis KATEGORIEN sowie die Termindaten und Kategorien enthält (im Beispiel also A16 bis F28, in der vorbereiteten Excel-Tabelle die Felder C1 bis H13).
  2. In Excel bis Version 2003 rufen Sie den Befehl EINFÜGEN - NAME(N) - DEFINIEREN auf. In Excel 2007 klicken Sie den markierten Bereich mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl BEREICH BENENNEN auf.
  3. In das Namensfeld geben Sie die Bezeichnung KALENDER ein, danach klicken Sie auf OK.
  4. Speichern Sie die neue Arbeitsmappe im Format von Excel 97-2003 (nicht als XLSX-Datei) zum Beispiel unter dem Namen "Terminserie.xls".
  5. Schließen Sie die gerade gespeicherte Excel-Datei, sonst erscheint später beim Importieren eine Fehlermeldung.
Serientermine in Outlook importieren
Um die Termine nun in Ihr Outlook einzufügen, gehen Sie so vor:
  1. Öffnen Sie in Outlook den Kalender und rufen Sie den Befehl DATEI - IMPORTIEREN/EXPORTIEREN auf.
  2. Wählen Sie AUS ANDEREN PROGRAMMEN ODER DATEIEN IMPORTIEREN aus und klicken Sie auf WEITER.
  3. Wählen Sie MICROSOFT EXCEL 97-2003 aus und klicken Sie auf WEITER.
  4. Wählen Sie über DURCHSUCHEN die vorher gespeicherte Excel-Datei aus.
  5. Stellen Sie die Option ERSTELLEN VON DUPLIKATEN ZULASSEN ein und klicken Sie auf WEITER.
Serientermin
  1. Wählen Sie als Zielordner Ihren Kalender aus und klicken Sie auf WEITER und im Anschluss auf FERTIG STELLEN.

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