PowerPoint 2002/2003: Leicht anpassbare Organigramme
Ab PowerPoint 2007 ist es ein Leichtes, mit Hilfe der Funktion SmartArt-Grafik in kürzester Zeit professionell aussehende Organigramme und Abläufe anzulegen und schrittweise auf der Folie erscheinen zu lassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auch in älteren Office-Versionen Organigramme schnell und effektiv nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen.
Warum der Befehl Schematische Darstellungen nicht die optimale Wahl ist
Zugegeben, es geht recht schnell, wenn Sie zum Anlegen eines Organigramms in der Symbolleiste Zeichnen wie unten gezeigt die Befehlsfolge Schematische Darstellung - Organigramm wählen.
Doch neben dem Vorteil, dass es schnell geht, gibt es vier Nachteile:
- Bei der Wahl der Formen sind Sie standardmäßig auf abgerundete Rechtecke eingeschränkt.
- Das freie Positionieren der Organigramm-Elemente ist nur in begrenztem Maße möglich.
- Das Formatieren nach Firmenvorgaben lässt sich nur über umständliche Wege realisieren.
- Beim Animieren müssen Sie sich mit vorgegebenen Abläufen zufrieden geben.
Mit AutoFormen sind Sie deutlich flexibler
Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie ein Organigramm komplett aus AutoFormen erstellen.
- Nutzen Sie dazu die Formen Rechteck oder Ellipse aus der Symbolleiste Zeichnen.
- Oder arbeiten Sie mit der Form Abgerundetes Rechteck, die Sie ebenfalls in der Symbolleiste Zeichnen über die Befehlsfolge AutoFormen – Standardformen finden.
- Zum Verbinden der Objekte verwenden Sie die Funktion Verbindungslinien. Diese finden Sie auch in der Symbolleiste Zeichnen über die Befehlsfolge AutoFormen – Verbindungen. Die beste Wahl ist Gewinkelte Verbindung, selbst wenn Sie im Moment nur gerade brauchen. Bei einem späteren Verschieben der Rechtecke, passt sich die Verbindungslinie an und wird automatisch abgewinkelt.
Durch die Verwendung einzelner AutoFormen können Sie individueller bestimmen, wie die Elemente des Organigramms angeordnet, wie sie miteinander verknüpft und wie sie animiert werden.
Mit Raster und Führungslinien wird es leichter
Damit das Anordnen der einzelnen Organigramm-Elemente möglichst schnell von der Hand geht und präzise ist, aktivieren Sie zu Beginn die Option Objekte am Raster ausrichten.
- Sie finden diese Option über den Menübefehl Ansicht – Raster und Führungslinien.
- Sie können sich das Raster sogar am Bildschirm anzeigen lassen. Sie finden die Option im gleichen Dialogfeld.
- Wollen Sie das Raster am Bildschirm wieder unsichtbar machen, nutzen einfach die Tastenkombination Umschalt + F9.
- Führungslinien sind noch flexibler, da Sie diese frei auf der Folie verschieben können. Die Führungslinien können Sie ebenfalls im oben gezeigten Dialogfeld einschalten (Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen). Am schnellsten schalten Sie Führungslinien mit Alt + F9 ein- oder aus.
Mit System arbeiten
Sie sparen sich eine Menge Zeit, wenn Sie beim Anfertigen eines Organigramms nach Plan vorgehen. Hier einige wichtige "Plan-Regeln":
- Überlegen Sie sich VOR dem Zeichnen, wie viele Objekte Sie für das Organigramm benötigen.
- Zählen Sie unbedingt die erforderliche Anzahl der Spalten und Zeilen aus, damit Sie die Objekte anschließend passend auf der Folie verteilen können.
- Erstellen Sie dann mit den Befehlen der Symbolleiste Zeichnen einen Prototyp – beispielsweise ein Rechteck.
- Formatieren Sie diesen Prototypen hinsichtlich Größe, Füll- und Linienfarbe, Schatten und Schrift.
- Vergessen Sie nicht, diesen Prototyp schon zu animieren. Denn der Animationseffekt bleibt beim späteren Kopieren der AutoForm erhalten.
- Kopieren Sie anschließend den Prototyp so oft wie erforderlich. Am einfachsten geht das, indem Sie die Form bei gedrückter Strg- und Umschalt-Taste mit gedrückter linker Maustaste verschieben und damit duplizieren.
