Unerwünschte Formatierungen verhindern

05. Juli 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Wenn Sie ein Dokument vorbereitet und fertig formatiert haben, werden Sie nicht wollen, dass andere Anwender Ihr Layout durch unsachgemäße Formatierungen durcheinanderbringen. Darum wird es Sie freuen, dass Sie die Bearbeiterinnen und Bearbeiter eines Dokuments zumindest zwingen können, die vorgefertigten Formatvorlagen zu verwenden.

Das funktioniert folgendermaßen:

 

  1. Öffnen Sie das Dokument, dessen Formatierung geschützt werden soll.
  2. Wählen Sie in Word 2010 ÜBERPRÜFEN-SCHÜTZEN-BEARBEITUNG EINSCHR. an. In Word 2007 lautet der Befehl ÜBERPRÜFEN-SCHÜTZEN-DOKUMENT SCHÜTZEN. Und in Word 2003 rufen Sie EXTRAS-DOKUMENT SCHÜTZEN auf.
  3. Auf der rechten Seite öffnet sich daraufhin ein Aufgabenbereich mit verschiedenen Schutzoptionen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen FORMATIERUNGEN AUF EINE AUSWAHL VON FORMATVORLAGEN BESCHRÄNKEN.
  4. Um zu bestimmen, welche Formatvorlagen zulässig sind, klicken Sie unter dem Kontrollkästchen auf EINSTELLUNGEN.
  5. Damit normale Aufzählungen und Nummerierungen weiter funktionieren, sollten Sie auf die Schaltfläche EMPFOHLENES MINIMUM klicken. So bleiben die wichtigsten Standardvorlagen aktiv.
  6. In der Formatvorlagenliste aktivieren Sie dann zusätzlich nur noch die Einträge, die Sie selbst erstellt haben und die Sie als Formatierungsoption zulassen wollen.
  7. Falls außerdem die AutoFormatierung während der Eingabe wie gewohnt funktionieren soll, schalten Sie im unteren Bereich des Dialogfelds das Kontrollkästchen ÜBERSCHREIBEN DER FORMATIERUNGSEINSCHRÄNKUNGEN DURCH AUTOFORMAT ZULASSEN ein.
  8. In Word 2010, 2007 können Sie darüber hinaus das Umschalten von Designs oder Schemas und von Schnellformatvorlagen-Sätzen blockieren. Für höchstmögliche Layoutsicherheit schalten Sie beide Kontrollkästchen ein.
  9. Aktivieren Sie den Formatvorlagenschutz mit OK.
  10. Die nachfolgende Sicherheitswarnung beantworten Sie mit JA.
  11. Nun müssen Sie im Aufgabenbereich noch auf die Schaltfläche JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN klicken.
  12. Geben Sie ein Kennwort ein und klicken Sie auf OK.

Ab sofort können im aktuellen Dokument nur noch die vorbereiteten Formatvorlagen verwendet werden. Manuelle Formatierungen sind deaktiviert, so dass andere Anwender keine Chance haben, Ihre Layoutvorgaben zu zerstören. (pbk)

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