Adressbuch als Seriendruckdokument

15. Juni 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Adresslisten im Computer zu verwalten, ist zwar praktisch. Manchmal bringt es aber auch Vorteile, ein gedrucktes Adressbuch zur Hand zu haben. Dabei müssen sich die unterschiedlichen Ansätze keinesfalls ausschließen.

Nutzen Sie einfach Word, um Ihre Adressen zu Papier zu bringen – ganz egal, ob Sie sie in Outlook, Excel oder einer anderen Datenquelle gespeichert haben.

Dafür müssen Sie lediglich die Seriendruckfunktion bemühen und ein „Verzeichnis“ bzw. einen „Katalog“ zusammenstellen. Da sich die Seriendruckbefehle der einzelnen Word-Versionen stark unterscheiden, hier nur die grundlegenden Verfahrensweisen:

  1. Legen Sie ein neues Word-Dokument an und starten Sie die Seriendruckfunktion:
    In Word 2010, 2007 per SENDUNGEN-SERIENDRUCK STARTEN-SERIENDRUCK STARTEN,
    in Word 2003, 2002/XP per EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENBRIEFERSTELLUNG bzw. SERIENDRUCK-ASSISTENT
     oder in Word 2000 per EXTRAS-SERIENDRUCK.
  2. Wichtig ist jetzt, dass Sie das aktuelle Dokument als „Verzeichnis“ bzw. „Katalog“ deklarieren:
    In Word 2010, 2007 wählen Sie dazu im Menü der Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN die Option VERZEICHNIS an,
    in Word 2003, 2002/XP aktivieren Sie im SERIENDRUCK-Aufgabenbereich die Option VERZEICHNIS
     und in Word 2000 wählen Sie im Seriendruck-Manager ERSTELLEN-KATALOG an.
  3. Fahren Sie dann wie bei einem normalen Seriendruck-Dokument fort, indem Sie eine Datenquelle (Excel-Datei, Outlook-Adressbuch usw.) verbinden und dann die Seriendruckfelder einfügen, aus denen sich die Einträge für Ihr gedrucktes Adressbuch zusammensetzen sollen.

Das Besondere an einem Verzeichnis/Katalog ist, dass Word nicht für jeden Datensatz der Datenquelle eine neue Seite beginnt. Stattdessen werden alle Datensätze direkt untereinander ausgegeben – genau das Richtige für Ihr gedrucktes Adressbuch. Denken Sie aber daran, wenn Sie die Seriendruckfelder im Word-Dokument anordnen.

Außerdem sollten Sie unter dem letzten Seriendruckfeld einen leeren Absatz einfügen, damit zwischen den einzelnen Datensätzen eine Zeile Platz ist.

Sinnvoll ist es zudem, die Datensätze nach dem Nachnamen zu sortieren:

In Word 2010, 2007 wählen Sie dazu SENDUNGEN-SERIENDRUCK STARTEN-EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN an und im danach angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf SORTIEREN. Danach können Sie das Namensfeld als erstes Sortierkriterium auswählen.
In Word 2003, 2002/XP gehen Sie im Seriendruck-Aufgabenbereich bis zu „Schritt 5 von 6“, wo Sie auf EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN klicken. Klicken Sie dann auf die Spaltenüberschrift des Namensfelds, nach dem Sie sortieren wollen.
In Word 2000 öffnen Sie zum Sortieren den SERIENDRUCK-MANAGER, in dem Sie auf die Schaltfläche ABFRAGEOPTIONEN klicken. Im nächsten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte DATENSÄTZE SORTIEREN, um das geeignete Namensfeld als Sortierschlüssel festzulegen. (pbk)

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