Dynamisch Dokumentinhalte einfügen

25. November 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

In vielen Briefen oder Rundschreiben kommen Standardfloskeln vor. Was aber, wenn sich diese Standardfloskeln in regelmäßigen Abständen ändern? Sie könnten AutoTexte einsetzen, was aber nur sinnvoll ist, wenn Sie allein von diesen Änderungen betroffen sind. Wenn Sie in einem Team arbeiten und für einheitliche Formulierungen sorgen wollen, wäre die Verwaltung von AutoTexten zu aufwendig. Hier hilft ein INCLUDETEXT-Feld weiter, mit dem Sie Dokumentinhalte dynamisch in ein anderes Dokument einfügen können.

Dazu müssen Sie zunächst Dokumente mit den Standardformulierungen anlegen und diese am besten an einem zentralen Ort speichern.

Um diese Formulierungen dann in anderen Dokumenten oder Vorlagen zu verwenden, fügen Sie an den passenden Stellen INCLUDETEXT-Felder ein:

  1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie eine Floskel einfügen wollen, die in einem separaten Dokument gespeichert ist.
  2. Wählen Sie in Word 2010, 2007 EINFÜGEN-TEXT-SCHNELLBAUSTEINE-FELD an.
    Oder rufen Sie in Word 2003, 2002/XP EINFÜGEN-FELD auf.
  3. Markieren Sie in der Liste der FELDNAMEN den Eintrag „IncludeText“.
  4. Geben Sie im Feld DATEINAME ODER URL den vollständigen Pfadnamen zu der Word-Datei ein, die die gerade benötigte Standardformulierung enthält – so etwas wie „C:\Daten\Word\Floskeln\Ausschlussklausel.doc“ oder „\\DerServer\Gemeinsame Ordner\Word\ Floskeln\Ausschlussklausel.doc“.
  5. Klicken Sie auf OK.

Im aktuellen Word-Dokument erscheint sofort der Inhalt der Datei, die Sie im INCLUDETEXT-Feld angegeben hatten. Und wenn Sie später einmal andere Formulierungen verwenden möchten, müssen Sie nur das Dokument ändern, auf das Sie mittels INCLUDETEXT verwiesen haben. (pbk)

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