Keine Probleme mit Währungsangaben in Serienbriefen

28. Februar 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

In der Excel-Datenquelle könnte es zum Beispiel ein Feld für den Preis eines Produkts geben. In Excel haben Sie den entsprechenden Zellen das Währungsformat zugewiesen

Als Datenquelle eines Serienbriefs dient nicht selten eine Excel-Tabelle. Das funktioniert ausgezeichnet, solange die Seriendruckfelder mit Texten gefüllt werden. Probleme tauchen allerdings auf, wenn die Seriendruckfelder für Zahlenwerte stehen.
In der Excel-Datenquelle könnte es zum Beispiel ein Feld für den Preis eines Produkts geben. In Excel haben Sie den entsprechenden Zellen das Währungsformat zugewiesen, so dass in der Tabelle Werte wie "0,85 €" oder "1.937,00 €" zu sehen sind. Im Serienbrief sollten ebenfalls Euro-Beträge erscheinen. Sie werden aber feststellen, dass im Word-Serienbrief nur die reinen Zahlenwerte angezeigt werden - etwa "0,85" oder "1937".
Und wie erhalten Sie nun Währungsangaben im Serienbrief? Die Antwort lautet: Fügen Sie den Seriendruckfeldern geeignete Formatschalter hinzu. Das geht wie folgt:
Erstellen Sie Ihren Serienbrief zunächst in der gewohnten Art und Weise. Nachdem Sie die Verbindung zur Datenquelle hergestellt haben, könnten Sie zum Beispiel ein Seriendruckfeld für die Preisangabe einfügen. Im Text sehen Sie dann einen Platzhalter wie diesen:
«Preis»
Um dieses Seriendruckfeld um einen Formatschalter zu ergänzen, müssen Sie die Ansicht der Feldcodes einschalten. Dazu drücken Sie die Tastenkombination ALT+F9. Anstelle des Seriendruckfelds sehen Sie jetzt einen Feldcode wie
{ MERGEFIELD Preis }
Den Formatschalter geben Sie hinter dem Feldnamen (hier: "Preis") ein, wobei Sie einen Schalter für Zahlenwerte immer mit "\#" beginnen. Darauf folgt in Anführungszeichen die gewünschte Formatierung. Für das typische Euro-Währungsformat erweitern Sie den Feldcode des Seriendruckfelds folgendermaßen:
{ MERGEFIELD Preis \# "#.##0,00 €" }
In den Anführungszeichen steht die Raute (#) für eine optionale Stelle vor dem Komma und die Null (0) für eine erzwungene Stellenangabe – mit einer Stelle vor und zwei Stellen nach dem Komma. Am Ende folgt das Euro-Währungssymbol.
Nachdem Sie den Feldcode des Seriendruckfelds angepasst haben, schalten Sie durch erneutes Drücken der Tastenkombination ALT+F9 zurück zur normalen Dokumentansicht.
Im Serienbrief erscheinen nun wie gewünscht komplette Euro-Beträge, was Sie jederzeit in der Serienbriefvorschau kontrollieren können.

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